August Release

August Release

August 3, 2019

Stolz präsentieren wir Ihnen heute unser August Release. Wir schaffen damit noch mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Prozesse.

In diesem Release sind Styling und Funktionalität vereint, die den Projektraum noch übersichtlicher gestalten und zudem das Erstellen und der Export einer eigenen Protokoll Datei ermöglicht. Ihre 5F Mandanten-Kommunikation wird jetzt noch persönlicher. Durch unsere neuen Avatar haben Sie die Möglichkeit Ihrem Erscheinungsbild durch Ihr Foto eine persönliche Note zu verleihen.

Weiter können Sie ab sofort das Outlook Add-In in Ihr Outlook installieren und so direkt aus Ihrer gewohnten Umgebung sicher Dokumente mit all Ihren Geschäftspartnern teilen.

Die neue Timeline im Projektraum

  • „Gesehen von“ Funktion

  • „Gefällt mir“

  • noch übersichtlicheres Styling

  • Gruppierung nach Datum

Im Projektraum rückt die Kommunikation mehr in den Vordergrund.

Ereignisse und Kommentare sind nun übersichtlicher untereinander angeordnet und nach Datum gruppiert.
Sie können zudem Kommentare liken und über die „Gesehen von“ Funktion können Sie nachverfolgen, wer einen Kommentar bereits gelesen hat.

Lesen Sie dazu auch unser neues Tutorial unter FAQ /Hilfe auf der Plattform.

In dem Zuge haben wir auch einen mehrfach an uns herangetragenen Kundenwunsch erfüllt:

Projektraum Teilnehmer können erst Kommentare ab dem Zeitpunkt, zudem sie zu dem Projektraum hinzugefügt wurden, lesen. Sie können so bequem eine nach außen gerichtete Kommunikation intern abstimmen und dann zum richtigen Zeitpunkt weitere Teilnehmer einladen.

Übersicht der Rechte im Projektraum

  • Jeder Zeit die volle Kontrolle über alle Berechtigungen

  • Berechtigungen interaktiv vergeben

  • An jeder Stelle die genaue Übersicht

Über die neue Berechtigungsansicht können Sie jetzt noch einfacher sehen, welche Teilnehmer worauf Zugriff haben.

In den Standardeinstellungen haben Sie eine grafische Übersicht über die Rechte.
Je nach Projektraum können Sie die dazugehörigen Rechte aller Teilnehmer sehen und auch einfach bearbeiten.

Die Berechtigungsansicht erreichen Sie über folgende Punkte und dem Button „Erweiterte Einstellungen“

  • Hinzufügen eines Teilnehmers
  •   Projektraumeinstellungen „Alle Teammitglieder“
  • Ordnereigenschaften im Projektraum und beim Start eines Projektraumes (Zahnradsymbol)

Audit Trail

  • Automatische Erstellung einer Protokoll Datei

  • Einfach und sicher zum Export bereit

  • 100% Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Oftmals ist es notwendig alle Veränderungen und Kommentare in der Kommunikation und Zusammenarbeit zu erfassen und zu archivieren.

Der 5F Projektraum Audit Trail unterstützt Sie dabei und stellt Ihnen zu jedem Zeitpunkt ein vollständiges Protokoll zur Verfügung. Jede Veränderung in einem Projektraum wird in einer Logdatei mitgeschrieben und kann jederzeit durch den Projektraum Besitzer in Echtzeit nachgelesen bzw. exportiert werden. Danach können Sie das Protokoll als pdf oder txt Datei Ihrer Akte hinzufügen.

Den 5F Projektraum Audit Trail finden Sie unter den Einstellungen im Projektraum.

Bitte beachten Sie, dass ein vollständiger Audit Trail nur für neu gestartete Projekträume Anwendung findet.

Outlook Add-In

  • Dokumente sicher aus Outlook verschicken

  • schnell und einfach zu bedienen

  • so einfach wie eine E-Mail

  • Passwort automatisch per SMS versenden

  • auch für Ihren Mandanten nutzbar

Über das neue Outlook Add-In können Sie einfach und sicher die Funktion Quickshare nutzen. Und das direkt aus Outlook heraus.

Mit dieser Funktion können Sie einen (passwortgeschützen) Link auf ein oder mehrere Dokumente verschicken.

Ist der Empfänger kein Nutzer der 5F Plattform erhält er eine E-Mail mit Link und kann den von Ihnen geschriebenen Kommentar und das Dokument einsehen. Diesem externen Nutzer ist es auch möglich einmal einen Kommentar und ein Dokument wiederum an Sie sicher zu übermitteln.

Ist der Empfänger Nutzer der 5FPlattform eröffnen Sie einen Projektraum mit diesem Geschäftspartner/Mandanten und können weiterhin dort auch kommunizieren. Der Nutzer erhält keinen Zugriff auf den dahinterliegenden Ordner, sondern hat nur Zugriff auf das Dokument über den Projektraum. Ihr Mandant wird per eine E-Mail benachrichtigt, dass neue Nachrichten vorliegen oder/und erhält eine Nachricht auf der Plattform.

Avatar – jetzt auch mit Bild

  • individualisierbar

  • authentisch

  • persönlich

Ab jetzt können Sie Ihren Avatar individuell gestalten. Geben Sie der Digitalisierung ein Gesicht und kommunizieren Sie noch besser mit Ihren Mandanten über unsere moderne Plattform. Vereinen Sie die Zukunft der Digitalisierung mit der Sicherheit der Anforderungen Ihres Berufes ohne sich für eines entscheiden zu müssen.

Mehr erfahren zu 5F?
Wir beraten Sie gerne.

August Release

August Release

August 3, 2019

We proudly present our August release to you today. In this way, we create even more transparency and traceability within the processes.

This release combines styling and functionality, which make the project space even clearer and also allows the creation and export of your own log file. Your 5F client communication is now becoming even more personal. Our new avatargives give your photo a personal touch.

You can now install the Outlook add-in into your Outlook and securely share documents with all your business partners directly from your usual environment.

The new timeline in the project room

  • „Seen by“ function

  • „Like“

  • even clearer styling

  • Grouping by date

In the project space, communication comes to the fore.

Events and comments are now arranged more clearly among each other and grouped by date.
You can also like comments and use the „Seen by“ feature to track who has already read a comment.

You can also read our new tutorial under FAQ /Help on the platform.

In the course of this, we have also fulfilled a customer request that has been submitted to us several times:

Project room Participants can only read comments from the time they have been added to the project room. This allows you to conveniently tune an outward-looking communication internally and then invite more participants at the right time.

Overview of rights in the project space

  • Full control over all permissions at all times

  • Assign permissions interactively

  • The exact overview at every point

The new permission view now allows you to see more easily which participants have access to what.

In the default settings, you have a graphical overview of the rights.
Depending on the project space, you can see the corresponding rights of all participants and also easily edit them.

The authorization view can be reached via the following points and the button „Advanced Settings“

  • Add a participant
  • Project room settings „All team members“
  • Folder properties in the project room and when a project room is started (gear icon)

Audit Trail

  • Automatic creation of a log file

  • Easy and safe to export

  • 100 Transparency and traceability

It is often necessary to record and archive all changes and comments in communication and collaboration.

The 5F Project Room Audit Trail supports you in this and provides you with a complete protocol at all times. Every change in a project room is written in a log file and can be read or exported in real time at any time by the project room owner. After that, you can add the log as a pdf or txt file to your file.

The 5F Project Room Audit Trail can be found under the settings in the project room.

Please note that a full audit trail only applies to newly started project rooms.

Outlook Add-In

  • Send documents securely from Outlook

  • quick and easy to use

  • as simple as an email

  • Send password automatically via SMS

  • can also be used for your client

The new Outlook add-in enables you to conveniently and securely use the QuickShare feature. And this directly from Outlook.

With this function you can send a (password protected) link to one or more documents.

If the recipient is not a user of the 5F platform, he receives an email with a link in order to view the document as well as your comment. This external user, in turn, is also able to securely send you a comment and a document.

If the recipient is a user of the 5F platform, you open a project space with this business partner/tenant and can continue to communicate there. The user does not have access to the folder behind it, but only has access to the document via the project space. Your client is notified by e-mail that new messages are present or/and receives a message on the platform.

Avatar – now also with picture

  • Customizable

  • Authentic

  • Personally

From now on, you can customize your avatar. Give digitalization a face and communicate even better with your clients via our modern platform. Combine the future of digitalization with the security of the requirements of your profession without having to decide on one.

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Wir beraten Sie gerne.

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