„Die Sicherheit, vollständige und korrekte Personalstammdaten zu erhalten! Ein Garant für eine Zeitersparnis von bis zu 90% durch direkten Import der Personalstammdaten in DATEV LODAS® und DATEV Lohn und Gehalt®. Jetzt für Ihre Kanzlei realisieren mit 5F Lohn und Fastdocs® Staff“
FASTDOCS® GRÜNDERIN EMMY OETTINGER
Gemeinsam mit Fastdocs® bieten wir nun das Zusatzmodul 5F Lohn an. Damit können alle Personalstammdaten für neue Mitarbeiter vollständig digital über die 5F Collaboration-Plattform erfasst werden. Das führt zu weiteren willkommenen Straffungen der Prozesse in Ihrer Kanzlei – über die sich auch Ihre Mandanten freuen werden. Zudem wird durch die Bereitstellung der Daten als Importdatei für DATEV LODAS® sowie Lohn und Gehalt® eine Ersparnis von bis zu 90% der üblichen Zeit erreicht.
Um bei der Neueinstellung von Mitarbeitern möglichst alle relevanten Informationen strukturiert einzusammeln, kommt der altbewährte Personalfragebogen zum Einsatz. Doch bei der Erfassung des traditionell per Hand ausgefüllten Formulars kommt es in wiederkehrender Regelmäßigkeit zu Problemen: Relevante Informationen wie die Steuer-Identifikationsnummer fehlen, die Krankenkasse ist nur als „AOK” statt z.B. „AOK Bayern“ erfasst und auch die Sozialversicherungsnummer wird häufig mit der Versichertennummer bei der Krankenkasse verwechselt. Das führt in der Kanzlei regelmäßig zu Verzögerungen im Erfassungsprozess. Dazu gesellt sich ein weiteres Problem: handschriftlich ausgefüllte Personalbögen kann man oft nicht richtig entziffern und dementsprechend auch nicht korrekt manuell übertragen.
Die traditionelle Personalstammdatenerfassung ist bisher aufwendig und fehleranfällig
Um fehlerhafte bzw. unvollständige Angaben zu vermeiden, ist es von hoher Bedeutung, den Erfassungsprozess von Personalstammdaten so klar wie möglich zu strukturieren. Genau hier setzt unsere Kooperation mit Fastdocs® an.
Fastdocs® hat sich darauf spezialisiert, die bisher mühevolle und fehleranfällige Erfassung von Personalstammdaten bei Neueinstellungen für Kanzleien und Mandanten zu erleichtern. Dank einer einfachen und intuitiven Nutzeroberfläche sowie einer visuell und inhaltlich klaren Sprache, finden sich Mandanten und deren neue Mitarbeiter im Online-Personalfragebogen schnell zurecht und sind in der Lage, 100%ig korrekte Angaben zu machen. Dabei ist es egal, ob sie das auf dem Smartphone, dem Tablet oder am PC erledigen. Die Formulare sind in kürzester Zeit vollständig und korrekt befüllt.
Wichtig dabei: 5FSoftware garantiert zu jeder Zeit im Bearbeitungsprozess und der späteren Ablage innerhalb der Plattform einhundertprozentige Datenschutzkonformität!
Gemeinsam mit Fastdocs® bieten wir nun das Zusatzmodul 5F Lohn an. Dadurch können alle Personalstammdaten für neue Mitarbeiter vollständig digital über die 5F Collaboration-Plattform erfasst werden. Das führt zu weiteren willkommenen Straffungen der Prozesse in Ihrer Kanzlei – über die sich auch Ihre Mandanten freuen werden. Zudem wird durch die Bereitstellung der Daten für DATEV LODAS® sowie Lohn und Gehalt® als Importdatei eine Zeitersparnis von bis zu 90% erzielt, in der alternative Projekte der Kanzlei bearbeitet und abgerechnet werden können.
Um bei der Neueinstellung von Mitarbeitern möglichst alle relevanten Informationen strukturiert einzusammeln, kommt der altbewährte Personalfragebogen zum Einsatz. Doch bei der Erfassung des händisch ausgefüllten Formulars kommt es in wiederkehrender Regelmäßigkeit zu Problemen: Relevante Informationen wie die Steuer-Identifikationsnummer fehlen, die Krankenkasse ist nur als „AOK” statt z.B. „AOK Bayern“ erfasst und auch die Sozialversicherungsnummer wird häufig mit der Versichertennummer bei der Krankenkasse verwechselt. Das führt in der Kanzlei regelmäßig zu Verzögerungen im Erfassungsprozess. Dazu gesellt sich ein weiteres Problem: Die Personalfragebögen werden oft handschriftlich ausgefüllt. Das führt häufig dazu, dass man viele Angaben nicht entziffern und dementsprechend auch nicht korrekt manuell übertragen kann.
Die traditionelle Personalstamm-datenerfassung ist bisher aufwendig und fehleranfällig
Um fehlerhafte bzw. unvollständige Angaben zu vermeiden, ist es von hoher Bedeutung, den Erfassungsprozess von Personalstammdaten so klar wie möglich zu strukturieren. Genau hier setzt unsere Kooperation mit Fastdocs® an.
Fastdocs® hat sich darauf spezialisiert, die bisher mühevolle und fehleranfällige Erfassung von Personalstammdaten bei Neueinstellungen für Kanzleien und Mandanten zu erleichtern. Dank einer einfachen und intuitiven Nutzeroberfläche sowie einer klaren visuellen und inhaltlichen Sprache, finden sich Mandanten und deren neue Mitarbeiter im Online Personalfragebogen schnell zurecht und sind in der Lage, 100%ig korrekte Angaben zu machen. Dabei ist es egal, ob auf dem Smartphone, dem Tablet oder am PC gearbeitet wird. Die Formulare sind in kürzester Zeit vollständig und korrekt befüllt.
Wichtig dabei: 5FSoftware garantiert zu jeder Zeit im Bearbeitungsprozess und der späteren Ablage innerhalb der Plattform einhundertprozentige Datenschutzkonformität!
5F Lohn ist die schnelle, bequeme und sichere Lösung für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten
Nachdem Ihr Mandant als Arbeitgeber die entsprechenden Daten im Online-Fragebogen erfasst hat, wird der Fragebogen über einen Link an die neuen Mitarbeiter übermittelt. Diese ergänzen dann ebenfalls digital – und absolut leserlich – die angeforderten Informationen. Beide Parteien erhalten am Ende einen vollausgefüllten elektronischen Personalfragebogen als PDF und wissen dadurch, dass für eine korrekte Gehaltsabrechnung nichts mehr fehlt.
Tippfehler werden auch durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen während des Ausfüllens vermieden. Zusätzlich steht neuen Mitarbeitern des Mandanten eine interaktive Navigationsleiste zur Verfügung, die sie bei der Erfassung der Daten unterstützt. Ein schöner Nebeneffekt: durch die vollständige Digitalisierung der Personalstammdatenerfassung wird keinerlei Papier mehr benötigt. Das schont die Umwelt und spart Geld.
Nur noch ein Link und ein Login
Ihre Kanzlei benötigt nur einen Link, über den die Daten erfasst werden. Dieser Link lässt sich in der 5F-Collaboration-Plattform unter “Partnerlinks” ablegen und steht so immer direkt aus der Plattform zur Verfügung.
Die vollständige Integration in die 5F Plattform erfolgt über ein eigenes Dashboard für die Lohnsachbearbeiter. Diese können jederzeit Vorgänge zuweisen, bearbeiten und den Stand der Erfassung verfolgen. Ebenso bequem steht die Importdatei für DATEV LODAS® sowie Lohn und Gehalt® den Lohnsachbearbeitern dann direkt auf der 5F zur Verfügung. Die Daten können in das DATEV-System importiert werden. Das spart viel Zeit und wieder werden Tippfehler vermieden.
In Kombination mit dem Produkt 5F Sign kann am Ende des Vorgangs sogar der Personalfragebogen elektronisch signiert werden. Zum ersten Mal kann ein Prozess einfach, sicher und vollkommen digitale von allen Parteien bearbeitet werden.
Ganzheitlicher Ansatz von 5FSoftware vermeidet unübersichtliche Insellösungen mit vielen Logins
Die Kooperation mit Fastdocs® ist ein weiterer Schritt weg vom Einsatz einzelner Insellösungen innerhalb Ihrer Kanzlei, hin zur vollumfassenden und ganzheitlichen Collaboration-Plattform. Das bedeutet für Ihre Mitarbeiter: die Mandantenarbeit erfolgt einfach und zentral über die 5F-Plattform mit jeweils einem einzigen individuellen Nutzeraccount. Das parallele Arbeiten in mehreren Programmen mit verschiedenen Zugängen gehört damit der Vergangenheit an. Das sorgt für Übersichtlichkeit, effizientere Prozesse und ein positives Arbeitserlebnis.
Vorteile für Ihre Kanzlei:
- Zeitersparnisse durch weniger Rückfragen
- 100%ig digitalisierter Prozess
Direkter Import in DATEV LODAS® sowie Lohn und Gehalt®
Vermeidung von umständlichen Insellösungen mit jeweils eigenem Login
- Eigenes Dashboard in 5F für Ihre Lohnsachbearbeiter
Vorteile für Ihre Mandanten:
- Vollständige und korrekte Erfassung der Personalstammdaten
Einfaches Handling durch verständliche Hilfen
Austausch findet auf einer zentralen Plattform statt
Datenschutzkonforme Speicherung der Lohnunterlagen
Ressourcenschonend und umweltfreundlich