Prüfung nach dem Upload
Beteiligte können den Status eines Checklisten-Elements selbst auf geschlossen setzen. Intern zeigen „in Prüfung“ und danach „geprüft“, wie weit die Kontrolle ist.
Modul · 5F Labels
Interne Arbeitsschritte kennzeichnen, für externe Beteiligte unsichtbar
Mit 5F Labels versehen Sie Dokumente, Aufgaben und Checklisten-Elemente mit farbigen Kennzeichnungen. Ihr Team sieht auf einen Blick, was geprüft ist, was noch fehlt und wer übernimmt.
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Status quo
Der interne Bearbeitungsstand steht in Mails, Dateinamen und Köpfen
Der Status eines Vorgangs zeigt allen Beteiligten, ob etwas offen, in Bearbeitung oder geschlossen ist. Was intern noch aussteht, wird dagegen nebenbei festgehalten, als Kürzel im Dateinamen, als Zuruf im Chat oder als Notiz in einer eigenen Liste. Beim nächsten Zugriff ist nicht mehr verlässlich erkennbar, ob ein Dokument schon geprüft wurde und wer dafür zuständig war.
5F Labels ersetzt diese Nebenwege durch eigene Kennzeichnungen direkt am Element.
Kurz erklärt
Labels in 5F
Labels sind farbige Kennzeichnungen an einzelnen Elementen: an einem Dokument, an einer Aufgabe oder an einem Element in einer Checkliste. Ein Element kann mehrere Labels gleichzeitig tragen, und jedes lässt sich wieder entfernen.
Sichtbar sind Labels ausschließlich innerhalb Ihrer Organisation. Mandanten, Kunden und externe Beteiligte sehen sie zu keinem Zeitpunkt.
Eine Reihe globaler Labels steht von Beginn an bereit. Reichen sie nicht aus, ergänzt Ihre Organisation eigene, jeweils mit passender Farbe und passendem Symbol, damit sie in langen Listen sofort auffallen.
Stichworte
zur Kenntnisin PrüfunggeprüftRücksprachefehltwichtig
Abteilungen
BuchhaltungITMarketing
Kolleginnen und Kollegen
Wagner_zKKunze_Rücksprache
Aus der Praxis
Dafür lassen sich Labels einsetzen
Die Bezeichnungen wählen Sie selbst. Diese Beispiele zeigen, welche Arbeitsschritte sich damit abbilden lassen.
Dokumente zur Signatur sammeln
Das Label „zu signieren“ markiert Dokumente aus verschiedenen Projekten und Datenräumen. Sie holen alle zusammen auf den Bildschirm, statt jedes einzeln zu suchen.
Zuständige Abteilung
Kennzeichnungen wie „Buchhaltung“, „IT“ oder „Marketing“ zeigen, in welchem Bereich ein Vorgang liegt.
Zuständige Person
Ein Kürzel wie „Wagner_zK“ legt ein Element einer Kollegin oder einem Kollegen zur Kenntnis vor.
Fehlende Unterlagen
Das Label „fehlt“ markiert Elemente, bei denen noch etwas nachkommen muss, auch wenn der Vorgang sonst abgeschlossen aussieht.
Eigene Hausbegriffe
Abkürzungen, die intern alle kennen, gelten als Label für alle gleich, statt in jeder Abteilung anders zu heißen.
Vier Schritte
So läuft die Arbeit mit Labels in 5F
Labels zentral anlegen
Neue Labels entstehen zentral über die Administration, mit Bezeichnung, Farbe, Symbol und einer Erklärung für den Tooltip. Von Beginn an stehen globale Labels bereit, etwa „anwendbar“, „nicht anwendbar“, „geprüft“ und „zu signieren“. Weil nur Administratoren neue Labels anlegen, entstehen keine fünf Varianten desselben Begriffs.
Elemente kennzeichnen
Unterhalb des Titels öffnen Sie über „Label hinzufügen“ die Auswahl und setzen ein oder mehrere Labels. Das funktioniert bei Checklisten-Elementen, bei Dokumenten in der Dokumentenübersicht und in der Dokumentenvorschau sowie bei Aufgaben. Ein Klick auf das Kreuz am Label entfernt es wieder.
Über die Labelsuche wiederfinden
Die Labelsuche erreichen Sie über das Label-Symbol in der Menüleiste. Sie listet alle gekennzeichneten Elemente auf, unabhängig davon, in welchem Projekt, Datenraum oder in welcher Checkliste sie liegen. Filtern lässt sich nach Label, Workflow und Typ, dazu kommt die freie Suche.
Nutzung auswerten und aufräumen
Die Statistik zeigt, welche Kennzeichnungen wie häufig vorkommen, als Balkendiagramm und als Wortwolke. Beide sind klickbar und filtern die Trefferliste direkt. Labels, die kaum jemand nutzt, werden über die Administration entfernt und machen Platz für neue.
Labels für Ihre eigenen Prozesse sehen?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen das Modul im Einsatz, danach starten Sie auf Wunsch direkt in die Testphase.
Vorteile im Überblick
Das bringt Ihnen 5F Labels
- Nur intern sichtbarLabels erscheinen ausschließlich für Mitglieder Ihrer Organisation, an der Ansicht für Mandanten, Kunden und externe Beteiligte ändert sich nichts.
- Einheitliche BegriffeWeil Labels zentral entstehen, arbeiten alle mit derselben Bezeichnung für denselben Arbeitsschritt.
- Ein Ort für KennzeichnungenDie Labelsuche führt markierte Elemente aus Projekten, Datenräumen und Checklisten in einer Ansicht zusammen.
- Mehrere Kennzeichnungen je ElementEin Element trägt mehrere Labels gleichzeitig, etwa Zuständigkeit und Prüfstand nebeneinander.
- Belegte statt vermutete NutzungDie Statistik zeigt, welche Labels wirklich im Einsatz sind und welche Sie wieder streichen können.
- Klar lizenziert5F Labels ist in der Custom-Lizenz enthalten und zur Team-Lizenz zubuchbar, unabhängig davon, wie viele Labels Sie anlegen.
Was sind Labels?
Labels sind frei benennbare Kennzeichnungen, mit denen Teams einzelne Objekte in einer Software markieren, etwa Dokumente oder Aufgaben. Anders als ein festes Statusfeld benennen die Nutzenden Labels selbst und vergeben mehrere davon an dasselbe Objekt. So werden Arbeitsschritte sichtbar, für die es kein eigenes Feld gibt, zum Beispiel eine interne Prüfung oder eine Zuständigkeit. In 5F ist die Label-Funktion ein Modul der Plattform und ausschließlich für Mitglieder der eigenen Organisation sichtbar.
Interne Kennzeichnung ohne und mit Labels
| Merkmal | Ohne Label-Funktion | Mit 5F Labels |
|---|---|---|
| Interner Bearbeitungsstand | Nur das gemeinsame Statusfeld, das auch externe Beteiligte ändern können | Zusätzliche Kennzeichnung, die intern gesetzt und gelesen wird |
| Eigene Begriffe | Hausinterne Abkürzungen leben in Mails, Chats und Dateinamen | Eigene Labels mit Farbe, Symbol und Erklärung im Tooltip |
| Zuständigkeit | Zuruf, Verteiler oder eine Liste neben der Plattform | Label je Abteilung oder Person, direkt am Element |
| Wiederfinden über Workflows hinweg | Jedes Projekt und jeder Datenraum wird einzeln durchgesehen | Labelsuche listet alle gekennzeichneten Elemente in einer Ansicht |
| Sichtbarkeit nach außen | Interne Vermerke stehen an Orten, die auch Beteiligte sehen | Kennzeichnungen bleiben intern |
| Auswertung | Keine Datenbasis, welche Kennzeichnung überhaupt genutzt wird | Statistik zur Label-Nutzung mit Balkendiagramm und Wortwolke |
Jetzt starten
Sehen Sie 5F Labels in Aktion
In einer kurzen Online-Demo zeigen wir Ihnen das Modul im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.
- Nach der Online-Demo können Sie 5F für 30 Tage kostenlos testen.