5F Labels

Bilden Sie Ihre internen Arbeitsprozesse mithilfe von individuellen Labels ab.

Labels erleichtern den Überblick

Dokumente und Aufgaben besser sortieren, gruppieren oder annotieren: Mit 5F Labels ist es möglich, jeden Vorgang und jedes Dokument mit eigenen Etiketten bzw. Labels zu versehen und individuelle Arbeitsprozesse abzubilden.

Standardmäßig stehen die üblichen „globalen“ Schlagworte zur Auswahl, die immer verfügbar sind – jede Kanzlei kann bei 5F aber auch ihre eigenen Labels kreieren, ganz nach Bedarf.

Dafür eignen sich Stichworte wie beispielsweise: „zK”, „prüfen“, „fertig“, „Rücksprache” oder „fehlend“ und „wichtig“ – und es ist möglich, die Labels mit unterschiedlichen Farben und Symbolen (Icons) zu versehen. Neben den üblichen Status-Bezeichnungen kann man damit aber auch Abteilungs-Zuordnungen vornehmen, wie „Buchhaltung“, „IT“ oder „Marketing“, oder Sie nehmen gleich die Namen der konkreten Kollegen, die Sie ansprechen wollen, z.B. „Wagner_zK”. Gleichzeitig werden alle Prozesse entweder mit „offen”, „in Bearbeitung” und „geschlossen” gekennzeichnet und man kann die Priorität, je nach Dringlichkeit, in fünf Stufen von „niedrigste” bis „höchste” versehen.

  • Abbildung interner Kanzleiprozesse durch individuelle Labels – freie Nutzung unterschiedlicher Farben und Symbole

  • Aufgaben, Dokumente, Collecto-Elemente – Annotieren unterschiedlicher Elemente in 5F
  • Zentrale Erstellung von Labels durch Administratoren – einheitliche Labels für alle Mitarbeiter
  • Praktische Übersicht über genutzte Labels mit Filter- und Suchfunktion sowie Statistiken

  • Unsichtbar für Mandanten – keine Einführung notwendig

Ordnung und Klarheit: Zentrale Erstellung von Labels durch Administratoren

Es bürgern sich in jeder Kanzlei oft hausinterne Begrifflichkeiten oder Abkürzungen ein, die alle Mitarbeiter kennen und nutzen. Mit den frei zu kreierenden Labels kann also jede Kanzlei ihren eigenen Sprachgebrauch auf der 5F-Plattform pflegen. Jedes Label kann mit einer Erklärung versehen werden, die erscheint, wenn man mit der Maus darüberfährt.

Es bestimmt jedoch immer nur eine Person, welche genauen Schlagworte tatsächlich als Labels auf der 5F Collaboration-Plattform verwendet werden, damit nicht womöglich einer „eilt“ eingibt und ein anderer „eilig“.

Labelsuche: Zentrale Übersicht über genutzte Labels

Sind Elemente verschlagwortet bzw. gelabelt, findet man sie leicht wieder: Einfach die Labelsuche in der Menüleiste anklicken, die gewünschten Labels auswählen, nach denen gefiltert werden soll und schon erscheint die Liste der entsprechenden Vorgänge oder Dokumente untereinander farblich sortiert. Man kann aber auch die Freitext-Suchfunktion nutzen.

Prozesse optimieren: Statistiken zur Nutzung von Labels

Die über die Labelsuche erreichbare Statistik zur Label-Nutzung innerhalb Ihrer Kanzlei gibt an, wie häufig welches Label tatsächlich Anwendung findet. Diese Übersicht bietet Ihnen die Möglichkeit, interne Kanzleiabläufe mithilfe von Labels weiter zu optimieren: Kaum genutzte Labels können über die Administration einfach entfernt werden – wodurch Platz für neue, individuell definierbare Labels geschaffen wird.

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