KANZLEIPROZESSE MIT PRAKTISCHEN LABELS VERSEHEN
Interne Kanzleiprozesse einfach in 5F abbilden: Kennzeichnung von Elementen mit individuell definierbaren Labels
Dokumente und Aufgaben besser sortieren, gruppieren oder annotieren: Mit 5F Labels ist es möglich, jeden Vorgang und jedes Dokument mit eigenen Etiketten bzw. Labels zu versehen und individuelle Kanzleiprozesse abzubilden.
Standardmäßig stehen die üblichen „globalen“ Schlagworte zur Auswahl, die immer verfügbar sind – jede Kanzlei kann bei 5F aber auch ihre eigenen Labels kreieren, ganz nach Bedarf.
Labels erleichtern den Überblick
Dafür eignen sich Stichworte wie beispielsweise: „zK”, „prüfen“, „fertig“, „Rücksprache” oder „fehlend“ und „wichtig“ – und es ist möglich, die Labels mit unterschiedlichen Farben und Symbolen (Icons) zu versehen. Neben den üblichen Status-Bezeichnungen kann man damit aber auch Abteilungs-Zuordnungen vornehmen, wie „Buchhaltung“, „IT“ oder „Marketing“, oder Sie nehmen gleich die Namen der konkreten Kollegen, die Sie ansprechen wollen, z.B. „Wagner_zK”. Gleichzeitig werden alle Prozesse entweder mit „offen”, „in Bearbeitung” und „geschlossen” gekennzeichnet und man kann die Priorität, je nach Dringlichkeit, in fünf Stufen von „niedrigste” bis „höchste” versehen.
Ordnung und Klarheit
Zentrale Erstellung von Labels durch Administratoren
Es bürgern sich in jeder Kanzlei oft hausinterne Begrifflichkeiten oder Abkürzungen ein, die alle Mitarbeiter kennen und nutzen. Mit den frei zu kreierenden Labels kann also jede Kanzlei ihren eigenen Sprachgebrauch auf der 5F-Plattform pflegen. Jedes Label kann mit einer Erklärung versehen werden, die erscheint, wenn man mit der Maus darüberfährt.
Es bestimmt jedoch immer nur eine Person, welche genauen Schlagworte tatsächlich als Labels auf der 5F Collaboration-Plattform verwendet werden, damit nicht womöglich einer „eilt“ eingibt und ein anderer „eilig“.
Labels filtern mithilfe der Labelsuche
Zentrale Übersicht über genutzte Labels
Sind Elemente verschlagwortet bzw. gelabelt, findet man sie leicht wieder: Einfach die Labelsuche in der Menüleiste anklicken, die gewünschten Labels auswählen, nach denen gefiltert werden soll und schon erscheint die Liste der entsprechenden Vorgänge oder Dokumente untereinander farblich sortiert. Man kann aber auch die Freitext-Suchfunktion nutzen.
Statistiken zur Nutzung von Labels
Kanzleiprozesse ständig weiter verbessern
Die über die Labelsuche erreichbare Statistik zur Label-Nutzung innerhalb Ihrer Kanzlei gibt an, wie häufig welches Label tatsächlich Anwendung findet. Diese Übersicht bietet Ihnen die Möglichkeit, interne Kanzleiabläufe mithilfe von Labels weiter zu optimieren: Kaum genutzte Labels können über die Administration einfach entfernt werden – wodurch Platz für neue, individuell definierbare Labels geschaffen wird.
Interne Kanzleiprozesse optimieren mit 5F Labels
5F Labels: Keine Einführung von Mandanten notwendig
Falls Sie sich schon gefragt haben, wie Sie Ihren Mandanten den Umgang mit Labels in 5F erklären sollen: Darauf können Sie beruhigt verzichten. Die Label-Funktion ist ausschließlich für die internen Prozesse innerhalb Ihrer Kanzlei gedacht. Labels in 5F sind nur für Administratoren und Kanzleimitarbeiter sichtbar – und Ihre Mandanten profitieren gleichzeitig von den reibungslosen Abläufen in Ihrer Kanzlei.
Vorteile für Ihre Kanzlei:
Abbildung interner Kanzleiprozesse durch individuelle Labels – freie Nutzung unterschiedlicher Farben und Symbole
Aufgaben, Dokumente, Collecto-Elemente – Annotieren unterschiedlicher Elemente in 5F
zentrale Erstellung von Labels durch Administratoren – einheitliche Labels für alle Mitarbeiter
praktische Übersicht über genutzte Labels mit Filter- und Suchfunktion sowie Statistiken
unsichtbar für Mandanten – keine Einführung notwendig
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