Mit der Signaturlösung 5F Sign wird die letzte Lücke zur „papierlosen Kanzlei“ geschlossen. Für die Kanzlei ergeben sich dadurch effiziente und zeitsparende Arbeitsprozesse. Durch den Wegfall des Versands von Dokumenten per Post oder als E-Mail-Anhang werden wichtige Ressourcen eingespart und Systembrüche vermieden. Daneben profitieren selbstverständlich auch Mandanten von der elektronischen Signatur: Diese können einfach und bequem, direkt vom Büro oder von zu Hause aus sämtliche Dokumente elektronisch signieren.

Prüfungsberichte, Erstellungsberichte, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Mietverträge, Kaufverträge, Lastschriftmandate oder Steuererklärungen – die Anwendungsgebiete elektronischer Signaturen können vielfältig sein. Grundsätzlich lässt sich jedes Dokument elektronisch signieren. Wichtig: Je höher das rechtliche sowie finanzielle Risiko, das mit dem zu signierenden Dokument verbunden ist, desto höher sollte das Sicherheitsniveau des gewählten Signaturtyps sein. Weitere Informationen zu den Unterschieden der drei Signaturtypen sowie zu deren Anwendungsgebieten finden Sie hier.

Der Gesetzgeber unterscheidet grundsätzlich zwischen drei Arten der elektronischen Signatur: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Der Unterschied zwischen diesen drei Arten liegt hauptsächlich in der jeweiligen Sicherheitsstufe. In der 5F-Arbeitsplattform stehen zwei davon zur Auswahl: die fortgeschrittene sowie die qualifizierte E-Signatur.

Die einfache elektronische Signatur ist an keine konkreten gesetzlichen Anforderungen gebunden und lässt sich unkompliziert und schnell durchführen, ohne dabei einem konkreten Prozess der Identitätsprüfung oder Zustimmung zu folgen. Die Authentizität und Integrität der Signatur lassen sich dadurch kaum feststellen. Die einfache elektronische Signatur eignet sich für die standardmäßige Signatur von Dokumenten, die mit einem niedrigen finanziellen oder rechtlichen Risiko verbunden sind.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist im Vergleich zur einfachen Signatur hinsichtlich der Identitätsprüfung sowie der Sicherstellung der Integrität des Dokuments an strengere Kriterien geknüpft. Sie eignet sich für die Signatur von Dokumenten, die mit einem erheblichen finanziellen oder rechtlichen Risiko verbunden sind.

Die qualifizierte elektronische Signatur gilt aus juristischer Sicht als gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift und eignet sich aufgrund der hohen Identifizierungs- und Zertifizierungsanforderungen zur Signatur von vertraulichen Dokumenten nach höchsten Sicherheitsstandards.

Weitere Informationen zu den Unterschieden der drei Signaturtypen sowie zu deren Anwendungsgebieten finden Sie hier.

Um in 5FSoftware Signaturanfragen starten und Dokumente elektronisch signieren zu können, müssen Sie sich einmalig bei unserem Partner FP Sign registrieren und Ihren Signaturaccount anschließend mit 5FSoftware verknüpfen. Für die Registrierung steht ein entsprechendes Tutorial bereit.

Zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wird ein Account beim Signaturservice sign-me der Bundesdruckerei benötigt. Dazu ist eine Identitätsprüfung nötig, die entweder per VideoIdent über den Webbrowser, per Smartphone und App oder per Online-Ausweisfunktion (eID) durchgeführt wird. Dadurch erfüllt die QES mit 5F Sign alle Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen laut eIDAS-Verordnung. Das sign-me-Konto wird anschließend mit dem Account bei FP Sign und dadurch mit 5FSoftware verknüpft. Bitte beachten Sie: Bei der QES erfolgt aus Sicherheitsgründen immer eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei weiteren Fragen zur QES stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Nein, der Empfänger einer Signaturanfrage benötigt grundsätzlich weder einen Account bei 5FSoftware noch bei unserem Partner FP Sign. Fortgeschrittene elektronische Signaturen lassen sich problemlos ohne Account über einen Link per E-Mail setzen. Wenn der Absender einer Signaturanfrage jedoch eine entsprechende Option aktiviert, kann der Empfänger nur elektronisch gegenzeichnen, wenn er zuvor einen Account anlegt. Für die qualifizierte elektronische Signatur benötigen sowohl Absender als auch Empfänger jeweils einen Account bei 5FSoftware, bei FP Sign sowie beim Signaturservice sign-me der Bundesdruckerei.

Nachdem Sie das gewünschte Dokument in 5FSoftware hochgeladen haben, wählen Sie mit einem Klick den gewünschten Signaturtyp sowie das Design der Signatur aus. Die Signatur wird automatisch in das Dokument eingefügt. Alternativ lassen sich auch Dokumente signieren, die Ihnen bereits in 5F vorliegen.

Mit 5F Sign lassen sich PDF-Dateien in verschiedenen Varianten signieren. Wenn Sie Word- oder Excel-Dateien signieren möchten, wird die entsprechende Datei nach dem Upload automatisch in ein PDF konvertiert und anschließend standardmäßig signiert. Bitte beachten Sie: Schreibgeschützt abgespeicherte Dokumente, wie das Format PDF/A Langzeitarchivierung, können nicht digital signiert werden, da auf diesen Dokumenten keine Signatur angebracht werden kann. Bei Dokumenten dieses Typs muss zuvor der Schreibschutz entfernt werden, z.B. durch erneutes Abspeichern ohne Schreibschutz.

Ja. Mit der Option eines Signaturenumlaufs können Sie ein Dokument gemeinsam mit anderen signieren. Dazu signieren Sie das Dokument und geben es anschließend zur Signatur an weitere Personen. Indem Sie eine Signatur anfordern, können Sie außerdem (mehrere) Dritte dazu auffordern, ein Dokument zu signieren.

Ja. Bei der Erstellung einer Signatur haben Sie die Möglichkeit, Signaturfelder zu setzen. Dadurch geben Sie den Empfängern der Signaturanfrage exakt vor, an welchen Stellen das Dokument signiert werden soll. Signaturfelder lassen sich mit wenigen Klicks auch auf mehreren Seiten des Dokuments setzen, falls das Dokument mehrfach signiert werden soll. Bei einer qualifizierten Signatur kann pro Signaturdurchlauf jeweils nur ein Signaturfeld pro Unterzeichner gesetzt werden. Tipp: Wenn Sie eine Person mehrfach qualifiziert auf einem Dokument unterschreiben lassen wollen, so fügen Sie den Nutzer einfach mehrfach als Empfänger hinzu.

Der Empfänger einer Signaturanfrage hat jederzeit die Möglichkeit, diese abzulehnen und seine Ablehnung zu begründen.

Die Signaturlösung FP Sign wurde in Deutschland von unserem Partner FP Mentana-Claimsoft GmbH entwickelt, der seit über 20 Jahren auf den Bereich digitaler Signaturen spezialisiert ist. Die Signaturlösung von FP Sign wurde von 5FSoftware GmbH als Modul 5F Sign in die 5F Collaboration Plattform integriert. 5F Sign ist Made in Germany, Daten verlassen nicht das Land – somit entstehen keine Konflikte im Hinblick auf Datenbearbeitung in Drittländern.

Ja, die elektronische Signaturen mit 5F Sign sind rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung von 2016, in der die rechtlichen Anforderungen an elektronische Signaturen innerhalb der EU geregelt sind. Mehr Informationen dazu finden Sie auch in unserem Blog.

Die 5F Client Collaboration Plattform wird vollständig in Deutschland gehostet. 5FSoftware nutzt dazu die Infrastruktur der Open Telekom Cloud.

Neben den Rechenzentren der Open Telekom Cloud stellt 5FSoftware für die Speicherung der Dokumente gemeinsam mit dem Kooperationspartner d.velop AG ein cloudbasiertes DMS zur Verfügung. Der Sitz dieser Rechenzentren befindet sich ebenfalls in Deutschland und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

5FSoftware gestaltet in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so, dass diese den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Es werden alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten der jeweiligen Organisation gemäß Art. 32 DSGVO erfüllt. Mehr zum Datenschutz bei 5FSoftware erfahren Sie hier.

Ja, aus Sicherheitsgründen ist in diesem Fall eine erneute Identifikation nötig.

Wenn Sie mehr über 5F Sign erfahren und sich beraten lassen möchten, sprechen Sie uns gerne an oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin, in dem wir Ihnen alle Details zeigen können. Alle Kontaktmöglichkeiten finden Sie hier. Wir freuen uns auf Sie!

Dies ist leider nicht möglich, da für Sie ein kostenpflichtiger Account bei unserem Partner FP Sign angelegt wird.