Digitale Signatur

MIT 5F SIGN EINFACH INTEGRIERT

5F Sign2022-11-03T16:56:17+01:00
Collaboration System

5F Sign: Digital rechtskonform signieren ohne Hardware

Ein weiterer Schritt zur effizienten Bearbeitung von Vorgängen und Dokumenten ist die Integration der elektronischen Signatur in die Collaboration Plattform. Die integrierte Lösung FP Sign unseres Partners FP Digital Business Solutions GmbH deckt alle Sicherheitsstufen ab – von der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unter Korrespondenzen, bis hin zu rechtlich verbindlichen Signaturen per qualifizierter elektronischer Signatur unter Testate.

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Einfach. Schnell. Sicher.

Integrierte Signaturtypen in 5FSoftware

Fortgeschrittene elektronische Signatur
Qualifizierte elektronische Signatur (qeS)

Das Modul 5F Sign ist optional zubuchbar. Die Konditionen finden Sie in unserem Preisrechner. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Schluss mit Ausdrucken, Einscannen und wieder Hochladen!

Mit der elektronischen Signatur 5F Sign wird die letzte Lücke zur „papierlosen Kanzlei“ geschlossen. Denn mit den Signaturlösungen, die in der Collaboration Cloud zum Einsatz kommen, können sämtliche Anforderungen nicht nur von Kanzleiseite abgedeckt werden. Auch Ihre Mandanten können einfach und bequem sämtliche Dokumente elektronisch signieren – egal, ob unterwegs, im Büro oder von zu Hause aus. Anhand von Verifikationsprotokollen lassen sich Echtheit und Unversehrtheit von signierten Dokumenten nachprüfen.

Gut zu wissen: Die Signaturlösung von FP Sign verfügt über eine Anbindung der Fernsignaturlösung sign-me der Bundesdruckerei – inklusive digitaler Identitätsprüfung über VideoIdent mit „Identity Trust“. So kann nicht nur die fortgeschrittene elektronische Signatur, sondern auch die qualifizierte elektronische Signatur erstellt werden. Bei dieser wird ein qualifiziertes Zertifikat des Vertrauensdienstanbieters (Trustcenter) erstellt. In diesem Fall durch die Bundesdruckerei.

Made in Germany! Für die Sicherheit Ihrer Dokumente

Wichtig auch für dieses Produkt: Die Signaturlösung ist „made in Germany“, Daten verlassen nicht das Land – somit entstehen keine Konflikte im Hinblick auf Datenbearbeitung in Drittländern.

5F Sign unterstützt Kanzleien bei der elektronischen Signatur:

  • Vertretungsberechtigungen und Vollmachten

  • Testieren von Jahresabschlüssen

  • Bestätigungen der Steuererklärung durch Ihre Mandanten

5F Sign – 5FSoftware und FP Sign

5F Kunde werden, 5F Sign buchen und los geht es!

Für den Einsatz der Signaturlösung brauchen Sie keine zusätzliche Hardware. Zudem brauchen Sie kein Kartenlesegerät und können die Unterschrift auf zahlreichen Geräten online setzen.

Die Funktionen der fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen/digitalen Signaturen sorgen auf der Collaboration Plattform von 5FSoftware dafür, dass Kanzleien Arbeitsprozesse zeitsparend digital durchführen können – bei maximaler Sicherheit.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Personenbezogenes Zertifikat von D-TRUST

  • eIDAS-Konforme Fernsignatur „Made in Germany“

  • Nutzung auf allen internetfähigen Endgeräten

  • Nutzung ohne Signaturkarte und Lesegerät

  • Hardwareunabhängig – kein Zertifikat pro Devise notwendig

  • Sicherheit durch EU-weit anerkannte vertrauenswürdige Identifizierung

Wir stellen Ihnen die 5F-Sign-Lösung gerne vor

Sie möchten mehr über die neue Funktion erfahren? Sprechen Sie uns gerne an oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin, in dem wir Ihnen alle Details zeigen können. Wir freuen uns auf Sie!

Sprechen Sie uns an
Wo liegen die Vorteile der elektronischen Signatur?2022-05-13T16:47:33+02:00

Mit der Signaturlösung 5F Sign wird die letzte Lücke zur „papierlosen Kanzlei“ geschlossen. Für die Kanzlei ergeben sich dadurch effiziente und zeitsparende Arbeitsprozesse. Durch den Wegfall des Versands von Dokumenten per Post oder als E-Mail-Anhang werden wichtige Ressourcen eingespart und Systembrüche vermieden. Daneben profitieren selbstverständlich auch Mandanten von der elektronischen Signatur: Diese können einfach und bequem, direkt vom Büro oder von zu Hause aus sämtliche Dokumente elektronisch signieren.

Welche Dokumente lassen sich mit 5F Sign elektronisch signieren?2022-05-13T16:27:47+02:00

Prüfungsberichte, Erstellungsberichte, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Mietverträge, Kaufverträge, Lastschriftmandate oder Steuererklärungen – die Anwendungsgebiete elektronischer Signaturen können vielfältig sein. Grundsätzlich lässt sich jedes Dokument elektronisch signieren. Wichtig: Je höher das rechtliche sowie finanzielle Risiko, das mit dem zu signierenden Dokument verbunden ist, desto höher sollte das Sicherheitsniveau des gewählten Signaturtyps sein. Weitere Informationen zu den Unterschieden der drei Signaturtypen sowie zu deren Anwendungsgebieten finden Sie hier.

Was sind die Unterschiede zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur?2022-05-13T16:28:53+02:00

Der Gesetzgeber unterscheidet grundsätzlich zwischen drei Arten der elektronischen Signatur: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Der Unterschied zwischen diesen drei Arten liegt hauptsächlich in der jeweiligen Sicherheitsstufe. In der 5F-Arbeitsplattform stehen zwei davon zur Auswahl: die fortgeschrittene sowie die qualifizierte E-Signatur.

Die einfache elektronische Signatur ist an keine konkreten gesetzlichen Anforderungen gebunden und lässt sich unkompliziert und schnell durchführen, ohne dabei einem konkreten Prozess der Identitätsprüfung oder Zustimmung zu folgen. Die Authentizität und Integrität der Signatur lassen sich dadurch kaum feststellen. Die einfache elektronische Signatur eignet sich für die standardmäßige Signatur von Dokumenten, die mit einem niedrigen finanziellen oder rechtlichen Risiko verbunden sind.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist im Vergleich zur einfachen Signatur hinsichtlich der Identitätsprüfung sowie der Sicherstellung der Integrität des Dokuments an strengere Kriterien geknüpft. Sie eignet sich für die Signatur von Dokumenten, die mit einem erheblichen finanziellen oder rechtlichen Risiko verbunden sind.

Die qualifizierte elektronische Signatur gilt aus juristischer Sicht als gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift und eignet sich aufgrund der hohen Identifizierungs- und Zertifizierungsanforderungen zur Signatur von vertraulichen Dokumenten nach höchsten Sicherheitsstandards.

Weitere Informationen zu den Unterschieden der drei Signaturtypen sowie zu deren Anwendungsgebieten finden Sie hier.

Wie läuft die Registrierung für 5F Sign ab?2022-05-13T16:29:56+02:00

Um in 5FSoftware Signaturanfragen starten und Dokumente elektronisch signieren zu können, müssen Sie sich einmalig bei unserem Partner FP Sign registrieren und Ihren Signaturaccount anschließend mit 5FSoftware verknüpfen. Für die Registrierung steht ein entsprechendes Tutorial bereit.

Was ist zur Registrierung für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig?2022-05-13T16:34:09+02:00

Zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wird ein Account beim Signaturservice sign-me der Bundesdruckerei benötigt. Dazu ist eine Identitätsprüfung nötig, die entweder per VideoIdent über den Webbrowser, per Smartphone und App oder per Online-Ausweisfunktion (eID) durchgeführt wird. Dadurch erfüllt die QES mit 5F Sign alle Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen laut eIDAS-Verordnung. Das sign-me-Konto wird anschließend mit dem Account bei FP Sign und dadurch mit 5FSoftware verknüpft. Bitte beachten Sie: Bei der QES erfolgt aus Sicherheitsgründen immer eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei weiteren Fragen zur QES stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Muss sich auch der Empfänger einer elektronischen Signatur für 5F Sign registrieren?2022-05-13T16:34:43+02:00

Nein, der Empfänger einer Signaturanfrage benötigt grundsätzlich weder einen Account bei 5FSoftware noch bei unserem Partner FP Sign. Fortgeschrittene elektronische Signaturen lassen sich problemlos ohne Account über einen Link per E-Mail setzen. Wenn der Absender einer Signaturanfrage jedoch eine entsprechende Option aktiviert, kann der Empfänger nur elektronisch gegenzeichnen, wenn er zuvor einen Account anlegt. Für die qualifizierte elektronische Signatur benötigen sowohl Absender als auch Empfänger jeweils einen Account bei 5FSoftware, bei FP Sign sowie beim Signaturservice sign-me der Bundesdruckerei.

Wie läuft die elektronische Signatur mit 5F Sign ab?2022-05-13T16:35:14+02:00

Nachdem Sie das gewünschte Dokument in 5FSoftware hochgeladen haben, wählen Sie mit einem Klick den gewünschten Signaturtyp sowie das Design der Signatur aus. Die Signatur wird automatisch in das Dokument eingefügt. Alternativ lassen sich auch Dokumente signieren, die Ihnen bereits in 5F vorliegen.

Welche Dateiformate werden in 5F Sign unterstützt?2022-05-13T16:35:44+02:00

Mit 5F Sign lassen sich PDF-Dateien in verschiedenen Varianten signieren. Wenn Sie Word- oder Excel-Dateien signieren möchten, wird die entsprechende Datei nach dem Upload automatisch in ein PDF konvertiert und anschließend standardmäßig signiert. Bitte beachten Sie: Schreibgeschützt abgespeicherte Dokumente, wie das Format PDF/A Langzeitarchivierung, können nicht digital signiert werden, da auf diesen Dokumenten keine Signatur angebracht werden kann. Bei Dokumenten dieses Typs muss zuvor der Schreibschutz entfernt werden, z.B. durch erneutes Abspeichern ohne Schreibschutz.

Kann ein einzelnes Dokument mehrfach und durch verschiedene Personen signiert werden?2022-05-13T16:36:21+02:00

Ja. Mit der Option eines Signaturenumlaufs können Sie ein Dokument gemeinsam mit anderen signieren. Dazu signieren Sie das Dokument und geben es anschließend zur Signatur an weitere Personen. Indem Sie eine Signatur anfordern, können Sie außerdem (mehrere) Dritte dazu auffordern, ein Dokument zu signieren.

Kann ich als Ersteller der Signatur entscheiden, an welcher Stelle im Dokument die Signatur des Empfängers platziert werden soll?2022-05-13T16:36:47+02:00

Ja. Bei der Erstellung einer Signatur haben Sie die Möglichkeit, Signaturfelder zu setzen. Dadurch geben Sie den Empfängern der Signaturanfrage exakt vor, an welchen Stellen das Dokument signiert werden soll. Signaturfelder lassen sich mit wenigen Klicks auch auf mehreren Seiten des Dokuments setzen, falls das Dokument mehrfach signiert werden soll. Bei einer qualifizierten Signatur kann pro Signaturdurchlauf jeweils nur ein Signaturfeld pro Unterzeichner gesetzt werden. Tipp: Wenn Sie eine Person mehrfach qualifiziert auf einem Dokument unterschreiben lassen wollen, so fügen Sie den Nutzer einfach mehrfach als Empfänger hinzu.

Was passiert, wenn ein Empfänger das vorliegende Dokument nicht signieren möchte?2022-05-13T16:37:18+02:00

Der Empfänger einer Signaturanfrage hat jederzeit die Möglichkeit, diese abzulehnen und seine Ablehnung zu begründen.

Wer hat 5F Sign entwickelt?2022-05-13T16:54:17+02:00

Die Signaturlösung FP Sign wurde in Deutschland von unserem Partner FP Mentana-Claimsoft GmbH entwickelt, der seit über 20 Jahren auf den Bereich digitaler Signaturen spezialisiert ist. Die Signaturlösung von FP Sign wurde von 5FSoftware GmbH als Modul 5F Sign in die 5F Collaboration Plattform integriert. 5F Sign ist Made in Germany, Daten verlassen nicht das Land – somit entstehen keine Konflikte im Hinblick auf Datenbearbeitung in Drittländern.

Sind elektronische Signaturen mit 5F Sign rechtswirksam?2022-05-13T16:40:57+02:00

Ja, die elektronische Signaturen mit 5F Sign sind rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung von 2016, in der die rechtlichen Anforderungen an elektronische Signaturen innerhalb der EU geregelt sind. Mehr Informationen dazu finden Sie auch in unserem Blog.

Wo werden meine Daten gespeichert?2022-05-13T16:42:03+02:00

Die 5F Client Collaboration Plattform wird vollständig in Deutschland gehostet. 5FSoftware nutzt dazu die Infrastruktur der Open Telekom Cloud.

Neben den Rechenzentren der Open Telekom Cloud stellt 5FSoftware für die Speicherung der Dokumente gemeinsam mit dem Kooperationspartner d.velop AG ein cloudbasiertes DMS zur Verfügung. Der Sitz dieser Rechenzentren befindet sich ebenfalls in Deutschland und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

5FSoftware gestaltet in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so, dass diese den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Es werden alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten der jeweiligen Organisation gemäß Art. 32 DSGVO erfüllt. Mehr zum Datenschutz bei 5FSoftware erfahren Sie hier.

Muss ich mich neu identifizieren, wenn ich das Passwort meines Signaturaccounts ändern möchte?2022-05-13T16:42:26+02:00

Ja, aus Sicherheitsgründen ist in diesem Fall eine erneute Identifikation nötig.

Wo kann ich mich zur elektronischen Signatur mit 5F Sign beraten lassen?2022-05-13T16:52:58+02:00

Wenn Sie mehr über 5F Sign erfahren und sich beraten lassen möchten, sprechen Sie uns gerne an oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin, in dem wir Ihnen alle Details zeigen können. Alle Kontaktmöglichkeiten finden Sie hier. Wir freuen uns auf Sie!

Kann ich 5F Sign kostenlos ausprobieren?2022-05-13T16:44:07+02:00

Dies ist leider nicht möglich, da für Sie ein kostenpflichtiger Account bei unserem Partner FP Sign angelegt wird.

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