Datenschutzerklärung 5F Cloud

(1) Verantwortlichkeiten

1.1 Auftragsverarbeiter

Diese Software wird der Kanzlei im Rahmen einer Auftragsverarbeitung von der 5F Software GmbH zur Verfügung gestellt. Die 5F Software GmbH ist ein Drittunternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Mandanten Collaboration Plattform anbietet (https://www.5fsoftware.de/).

5F Software GmbH ist lediglich Betreiber der Software und in dem Zusammenhang Auftragsver-arbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch 5F Software GmbH ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der Kanzlei als verantwortliche Stelle und 5F Software GmbH als Auftragsverarbeiter. Dazu kann es auch erforderlich sein, dass 5F Software GmbH weitere Subunternehmen zur Erbringung der Dienstleistungen einsetzt (z.B. Hosting der Software oder Ähnliches). Bei Fragen zu dieser Datenverarbeitung für Zwecke der Zusammenar-beit über die Plattform wenden Sie sich bitte an Ihre Kanzlei.

Zudem verarbeitet 5F Software GmbH zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb der Software, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein kön-nen. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Speicherdauer: Sofern eine genaue Mitteilung der Speicherdauer nicht möglich ist, gilt der Grundsatz, dass personenbezogene Daten sofort gelöscht oder gesperrt werden, wenn der Zweck der Speicherung entfällt.

1.2 Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO in eigener Verantwortung zur Bereitstellung der Software im Sinne des Datenschutzrechts ist:

5FSoftware GmbH
Franz-Mayer-Str. 1
93053 Regensburg
Telefon: +49 941 461 099 54
E-Mail: info@5fsoftware.de

(2) Datenschutzbeauftragter

Unsere Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Niklas Hanitsch
secjur GmbH
Steinhöft 9
20459 Hamburg
Telefon: +49 40 228 599 520
E-Mail: dsb@secjur.com

Sie können sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte direkt an unsere Datenschutzbeauftragten wenden.

(3) Einsatz von Drittdiensten

Für bestimmte Funktionen und Services auf unserer Plattform setzen wir Dienste von Drittanbietern ein. Die konkreten Dienste können jeweils den entsprechenden Kapiteln entnommen werden.

(4) Bereitstellung der Plattform

4.1 Allgemeine Informationen

Bei Besuch unserer Plattform werden automatisch Daten verarbeitet, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert (in sog. „Server-Logfiles“).
Erfasst werden können die

• Browsertyp und Browserversion

• verwendetes Betriebssystem

• Referrer URL (zuvor besuchte Plattform)

• Hostname des zugreifenden Rechners

• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

• IP-Adresse

4.2 Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein überwiegendes berechtigtes Interesse daran, unser Angebot technisch einwandfrei anbieten zu können.

4.3 Speicherdauer

Die Adressdaten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Diese werden nach Vertragsbeendigung gelöscht, sofern sie nicht wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erhalten werden müssen. Die Logfiles werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 14 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, werden bis zur endgültigen Klärung der Angelegenheit aufbewahrt.

4.4 Empfänger personenbezogener Daten

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

Anbieter: Open Telekom Cloud

Anschrift: T-Systems International GmbH | Hahnstraße 43d |60528 Frankfurt am Main

Es findet keine Drittlandübermittlung statt.

Geeignete Garantie: Mangels Drittlandübermittlung nicht erforderlich.

Weitere Informationen: Übersicht Datenschutz

(5) Anlegen eines Benutzeraccounts

5.1 Allgemeine Informationen

Auf unserer Plattform bieten wir Ihnen die dauerhafte Speicherung Ihrer persönlichen Daten in einem passwortgeschütztenBenutzeraccount an. Das Anlegen eines Benutzeraccounts ist Voraussetzung für einen Plattformzugriff. Nach der Einrichtung eines Benutzeraccounts ist keine erneute Dateneingabe erforderlich. Zudem können Sie in ihrem Benutzeraccount die zu Ihnen gespeicherten Daten jederzeit einsehen und ändern. Für die Einrichtung eines Benutzeraccounts müssen Sie ein selbstgewähltes Passwort angeben. Dieses dient zusammen mit Ihrer E-Mail Adresse für den Zugang zu Ihrem Benutzeraccount.

Erfasst werden folgende personenbezogene Daten:

• Vor- und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Unique Identifier

• Organisationszugehörigkeit

• Workflowzugehörigkeit

5.2 Zweck der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Ermöglichung des Zugangs zu den Diensten der Plattform für ausschließlich registrierte Nutzer.

5.3 Rechtsgrundlage

Das Erstellen eines Benutzeraccounts stellt eine Voraussetzung für den Zugang zu unserer Plattform dar, sodass die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung die Erfüllung des Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist.

5.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Personenbezogene Daten, die zur Nutzung unserer Plattform und der Service maßgeblich sind, werden nach Vertragsbeendigung gelöscht, sofern diese nicht wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erhalten werden müssen.Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihren Benutzeraccount jederzeit löschen zu lassen, sofern keine weiteren
Rechtsgrundlagen dagegensprechen.

(6) Protokollierung der Kommunikation

6.1 Allgemeine Informationen

Wir protokollieren über die Plattform erfolgte Kommunikation zwischen Ihnen und Dritten. Erfasst werden folgende personenbezogene Daten:

• Nutzeraktionen innerhalb der Plattform, wie bspw. Kommentare, transferierte Dokumente, Mandantenverknüpfung

• Einladung weiterer Kontakte

6.2 Zweck der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung der erfolgten Kommunikation zwischen Ihnen und Dritten und die Bereitstellung der Exporte der Protokolle.

6.3 Rechtsgrundlage

Die Protokollierung der Kommunikation stellt Leistung des Nutzungsvertrages dar, sodass die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung die Erfüllung des Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist.

6.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist nach Wirksamwerden der Kündigung des Nutzungsvertrags der Plattform nach 30 Tagen der Fall.

(7) Nutzung der Plattform

7.1 Allgemeine Informationen

Sie haben die Möglichkeit unsere Plattform zu benutzen. Hierbei werden folgende personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

• Personalstammdaten

• E-Mail

• Datum der Benutzeraccount Erstellung

• Letzte Anmeldung auf der Plattform

• Accountverknüpfungen mit Partnerunternehmen im Rahmen des Lizenzvertrages

• Weitere, das jeweilige Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und Dritten betreffend, gemachte Informationen

• Weitere von Ihnen freiwillig gemachten Informationen

7.2 Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen die Plattform zur Verfügung zu stellen.

7.3 Rechtsgrundlage

Wenn Ihre Benutzung der Plattform im Zusammenhang mit vorvertraglichen Maßnahmen oder mit einem bestehenden Vertrag mit uns beruht, ist die Rechtsgrundlage die Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Ihnen freiwillig gemachten Informationen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7.4 Speicherdauer

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Erreichung des Zweckes der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Rahmen der Benutzung der Plattform ist dies grundsätzlich der Fall, wenn Ihre Daten nicht mehr zu Vertragserfüllung erforderlich sind, insbesondere wenn Sie Ihren Zugang löschen. Falls Sie sich per E-Mail registrieren und Sie die Anmeldung nicht durch die zugesandte Bestätigungs-E-Mail durch Klick auf den darin enthaltenen Link bestätigen, löschen wir Ihre Daten innerhalb von 24 Stunden automatisch nach der Registrierung.

7.5 Empfänger personenbezogener Daten

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

Anbieter: FOXDOX d.velop AG
Verwendung: Dokumentenverwaltung
Drittland: USA
Anschrift: d.velop AG | Schildarpstraße 6-8 | 48712 Gescher
Geeignete Garantie: Standard Datenschutzklauseln
Datenschutzerklärung

Anbieter: DATEV
Verwendung: Rechnungsmanagement
Es findet keine Drittlandübermittlung statt.
Anschrift: DATEV eG | Paumgartnerstr. 6 –14 | 90429 Nürnberg
Geeignete Garantie: Mangels Drittlandübermittlung nicht erforderlich.
Datenschutzerklärung

Anbieter: Bookman
Verwendung: Rechnungsmanagement
Es findet keine Drittlandübermittlung statt.
Anschrift: bookmanSolutions GmbH | Lise-Meitner-Straße 22 | 74074 Heilbronn
Geeignete Garantie: Mangels Drittlandübermittlung nicht erforderlich.
Datenschutzerklärung

Anbieter: Fastdocs
Verwendung: Erfassung von Personal- und Mandantendaten
Es findet keine Drittlandübermittlung statt.
Anschrift: Fastdocs.de GmbH | Zeppelinstraße 1| 42781 Haan
Geeignete Garantie: Mangels Drittlandübermittlung nicht erforderlich.
Datenschutzerklärung

Anbieter: Mailjet by Sinch
Verwendung: E-Mail Versand
Drittland: USA/ Indien
Anschrift: Sinch Holding AB |Lindhagensgatan 74 | 112 18 Stockholm (Schweden)
Geeignete Garantie: Standarddatenschutzklauseln
Datenschutzerklärung

Anbieter: FP Sign
Verwendung: Dokumentenverwaltung
Es findet keine Drittlandübermittlung statt.
Anschrift: FP Digital Business Solutions GmbH | Trebuser Str. 47, Haus 1 | 15517 Fürstenwalde
Geeignete Garantie: Mangels Drittlandübermittlung nicht erforderlich.
Datenschutzerklärung

(8) Ihre Rechte

8.1 Recht auf Bestätigung

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

8.2 Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu erhalten.

8.3 Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht Ihnen das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

8.4 Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass personenbezogenen Daten, die sie betreffen, unverzüglich gelöscht werden, wenn einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung bzw. Speicherung nicht erforderlich ist.

8.5 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist.

8.6 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche uns übertragen wurde. Zudem haben Sie bei der Ausübung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 Abs. 1 DSGVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

8.7 Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund einer Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8.8 Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

8.9 Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer für Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.

(9) Aktualität und Änderungen der Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise sind aktuell gültig und hat den folgenden Stand: März 2023.

Wenn wir unsere Website und unsere Angebote weiterentwickeln oder sich gesetzliche oder behördliche Vorgaben ändern, kann es notwendig sein, diese Datenschutzhinweise zu ändern. Die jeweils aktuellen Datenschutzhinweise können Sie jederzeit hier abrufen.