von Lennart Mahling

Mit dem neuen Label-Modul, das ab sofort optional zubuchbar ist, machen wir 5F bunt: Mit kleinen aber wirkungsvollen Kennzeichnungen, den sogenannten Labels, die Sie z.B. an Collecto-Elemente, Dokumente oder Aufgaben in 5F anheften können, gestalten Sie Ihre internen Kanzleiprozesse für Sie und Ihre Mitarbeiter noch übersichtlicher. Außerdem ermöglicht es ein weiteres neues Feature – die Dokumentenversionierung – dass Ihnen neben der aktuellen Version eines Dokuments nun gleichzeitig auch alle veralteten Versionen des Dokuments gebündelt vorliegen.

Labels in 5F: Interne Kanzleiprozesse mit praktischen Kennzeichnungen versehen

Mit 5F Labels lassen sich die Vorgänge innerhalb Ihrer Kanzlei mit vorgefertigten sowie individuell erstellbaren Labels versehen. Damit können Sie Ihre individuellen Kanzleiprozesse abbilden und diese noch effektiver organisieren.

Kurze Stichworte erleichtern den Kanzleialltag mit 5FSoftware

Mit Stichworten wie beispielsweise „in Prüfung“ „fehlt“, „wichtig“ oder „zu signieren“, die Sie mit unterschiedlichen Farben und Icons ausstatten können, markieren Sie Collecto-Elemente, Dokumente und Aufgaben entsprechend Ihrer kanzleiinternen Abläufe. Elemente lassen sich dabei beispielsweise auch bestimmten Abteilungen, etwa mit einem Label wie „Buchhaltung“, oder bestimmten Mitarbeitern, etwa mit einem Label „Wagner_zK“, zuordnen. Mit dem Label-Modul, das für Ihre Mandanten nicht sichtbar ist, übernehmen Sie Ihre eigenen, hausinternen Begrifflichkeiten einfach direkt in die 5F-Plattform.

Labels jederzeit wiederfinden mit der Labelsuche

Elemente, die mit Labels versehen wurden, lassen sich über die Labelsuche in der Menüleiste einfach wiederfinden – übersichtlich aufgelistet und wie gewohnt mit praktischen Funktionen wie einer Filter- und Suchoption. Eine Statistik gibt zudem Aufschluss darüber, wie oft welches Label tatsächlich genutzt wird, damit Sie Ihre internen Kanzleiabläufe mithilfe von Labels weiter optimieren können.

Dokumentenversionen jederzeit im Blick behalten mit der 5F Dokumentenversionierung

Mit der 5F Dokumentenversionierung (enthalten ab der 5F-Professional-Lizenz) lassen sich bestehende Dokumente mit bearbeiteten oder neuen Versionen updaten. So haben Sie die neueste Version eines Dokuments immer direkt parat – ohne dass ältere Versionen dadurch verloren gehen.

All Ihre Dokumente in 5F finden Sie wie gewohnt in den jeweiligen Dokumentenablagen von Projekten, Projekträumen oder Collectos aufgelistet. In der Auflistung der Dokumentenablage ist stets nur die neueste, aktuelle Version der jeweiligen Dokumente sichtbar.

In den separaten Bereich für die Dokumentenversionen gelangen Sie von dort aus über das Kontextmenü des Dokuments, dessen Versionsverlauf Sie sich ansehen möchten. Durch diese Anordnung behalten Sie auch in großen Dokumentsammlungen in der Dokumentenablage jederzeit den Überblick – und es wird sofort deutlich, welche Version die aktuelle ist.

Aufgaben oder Collecto-Elemente, die mit Dokumenten verknüpft sind, werden beim Upload einer neuen Dokumentenversion automatisch aktualisiert. So können Sie sich sicher sein, immer an der neuesten Version zu arbeiten.

Danke für Ihr Vertrauen in 5FSoftware und viel Freude mit den neuen Features!
Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Ihr Team von 5FSoftware