von Lennart Mahling

Der Ausbau der Collaboration Plattform wird stetig vorangetrieben. Mit großen und wichtigen Bausteinen wie den Kooperationen mit Fastdocs (5F Lohn) und bookmanSolutions (5F FiBu) sowie der Integration der digitalen Saldenbestätigung (5F Bestätigung Dritter) haben wir unsere Arbeitsplattform 5FSoftware in den letzten Monaten erweitert.

Aber auch einige kleinere Features werden zukünftig dafür sorgen, dass die Nutzung von 5F sowohl für Kanzleien als auch für Mandanten noch effektiver und komfortabler wird. Ob mit neuen Designs, praktischen Funktionen oder innovativen Workflows – Sie können sich darauf verlassen, dass wir unsere Plattform für Sie auch im nächsten Jahr jeden Tag ein kleines Stück besser machen werden.

Mit der folgenden Übersicht möchten wir Sie nun zum Jahresende gerne auf die neusten Features in 5F aufmerksam machen:

Modifiziertes Design, erweiterte Funktionalität: Die neuen Filteroptionen in 5F

Die Kontaktliste wird immer länger, Sie nutzen neue Workflow-Typen und die Anzahl an Projekträumen und Dokumenten nimmt stetig zu? Um in jeder Situation dennoch zügig und ohne Umwege zum richtigen Ziel gelangen zu können, darf eine umfassende Filterfunktion natürlich nicht fehlen.

Genau diese erscheint seit kurzer Zeit in einem neuen Design – und mit erweiterter Funktionalität. Zu finden sind die praktischen Filteroptionen wie gewohnt in allen relevanten Bereichen von Projekten, Projekträumen, Collectos und Aufgaben. Ganz neu mit dabei: Eine Filterfunktion in der Dokumenten-Übersicht.

Während sich die verschiedenen Workflow-Übersichten in 5F nach bestimmten Mandanten, Personen und Workflow-Typen filtern lassen, stehen Ihnen natürlich auch in Collectos und Aufgaben-Übersichten jeweils angepasste Filteroptionen zur Verfügung.

Darüber hinaus finden Sie nun auch in Dokumenten-Übersichten eine Filtermöglichkeit. Hier können Sie Ihr Dokumenten-Listing nach verschiedenen Kriterien filtern und so alle Dokumente schnell und unkompliziert verwalten.

Egal in welchem Workflow: Halten Sie immer die Augen nach Filtersymbolen offen – dies spart Ihnen mit Sicherheit Zeit und Nerven.

Deutlich schneller und noch übersichtlicher: Die optimierte Übersicht über alle Projekte

Über das Dashboard und Alle Projekte gelangen Sie bekanntlich zu einer Übersicht über all Ihre Projekte. Diese wurde im Zuge des neusten Updates entscheidend optimiert: Statt sich mühsam durch viele Seiten zu klicken, scrollen Sie nun einfach in der Liste beliebig weit nach unten.

Außerdem können Sie dort nicht nur die neusten Filteroptionen nutzen, sondern in der freien Suche neuerdings auch gezielt nach Mandantennummern suchen.

Ein großer Pluspunkt ist zudem die verbesserte Performance mit wesentlich schnelleren Ladezeiten.

Zuletzt wurde auch das Design angepasst, wodurch Ihnen nun auch hier alle Statistiken auf einen Blick zur Verfügung stehen.

• Einfaches Scrollen statt Klicken durch viele Seiten
• Gezieltes Filtern nach Mandantennummern
• Sehr schnelle Ladezeiten dank verbesserter Performance
• Neues Design mit klickbarer Statistik

Arbeitsfortschritte jederzeit beobachten: Die neue Meilensteinansicht in Projekten und Collectos

Mit der Meilensteinansicht in 5FSoftware haben Sie Ihre Arbeitsfortschritte immer im Blick. Mithilfe von klickbaren Statistiken können Sie den jeweiligen Status Ihrer Workflows jederzeit detailgenau einsehen. Mit einer Tages-, Monats- und Jahresübersicht behalten Sie außerdem den Überblick über die Bearbeitungsfristen einzelner Workflows und können Langzeitfortschritte beobachten.

Eine Beta-Version der Meilensteinansicht finden Sie in Projekten in der Navigation unter Insights sowie als Icon in der Übersicht von Collectos.

Sie beinhaltet mehrere Elemente. Dazu gehören eine Statistik zu allen Vorgängen innerhalb des Projekts, eine Statistik zu allen Aufgaben, eine Statistik zu allen Collecto-Elementen sowie eine Zeitleiste mit Fortschrittsbalken zu den Workflows innerhalb des Projekts.

• Arbeitsfortschritte beobachten mit der Meilensteinansicht in Projekten und Collectos
• Enthalten: Klickbare Statistiken und Zeitleiste mit Fortschrittsbalken
• Optionaler Vollbildmodus zur Präsentation von Arbeitsfortschritten

In der Meilensteinansicht enthalten: Klickbare Statistiken und eine Zeitleiste mit Fortschrittsbalken

Die dreiteilige Statistik gibt Aufschluss über den Status der im Projekt enthaltenen Vorgänge, Aufgaben und Collecto-Elemente.

Die Statistiken sind zum großen Teil klickbar. Mit Klick auf einen bestimmten Bereich der Statistik werden Sie automatisch zu den entsprechenden Übersichten weitergeleitet.

Die Zeitleiste spiegelt sämtliche Aktivitäten innerhalb des Projekts im zeitlichen Kontext wider. Dank einem integrierten Vollbildmodus lassen sich so Arbeitsfortschritte auch mit mehreren Personen gleichzeitig betrachten.

Einfache Organisation von Teilnehmern auf einen Blick: Die zentrale Teilnehmerverwaltung über die Projektraum-Administration

Über die Projektraum-Administration behalten Sie als Organisator den Überblick über sämtliche Vorgänge und Teilnehmer Ihrer Organisation. Neuerungen im Bereich Alle Teilnehmer werden Sie zukünftig dabei unterstützen, die Teilnahme von Geschäftspartnern und Mitarbeitern an den Vorgängen Ihrer Organisation zentral zu verwalten.

Mithilfe der Teilnehmerliste, die sich nach Kontakten und Mitarbeitern filtern und selbstverständlich auch frei durchsuchen lässt, haben Sie nicht nur all Ihre Kontakte in 5F im Blick, sondern auch deren Aktivitäten.

So können Sie nicht nur direkt einsehen, an wie vielen Projekträumen ein bestimmter Teilnehmer beteiligt ist, sondern auch an welchen: Öffnen Sie dazu mit Klick auf den grauen Pfeil eine Auflistung dieser konkreten Projekträume.

• Praktische Listenansicht zur zentralen Verwaltung von Teilnehmern und deren Aktivitäten
• Kontrolliertes und unkompliziertes Entfernen von Teilnehmern aus der Organisation
• Garantiert kein Verlust von Workflows: Übertragen von Workflows auf andere Mitarbeiter

Kontrolliertes und unkompliziertes Entfernen von Geschäftspartnern und Mitarbeitern

Weiter bietet sich Ihnen die Möglichkeit, sowohl Geschäftspartner als auch Mitarbeiter einfach und umfassend aus Ihrer Organisation und deren Projekträumen zu entfernen.

Entfernen Sie einen Kontakt über die Teilnehmerliste der Projektraum-Administration, wird dieser aus Ihrem Adressbuch und zudem aus allen Projekträumen entfernt, an denen er beteiligt ist.

Wenn Sie einen Mitarbeiter Ihrer Organisation entfernen möchten, wird dessen Mitgliedschaft inklusive all seiner Rollen aufgelöst. Dazu gehören private Projekträume, alle Projekträume innerhalb der Organisation sowie Ordner- und Dokumentenzugriffe.

Bei Bedarf haben Sie nun auch die Option, die Workflows des zu löschenden Mitarbeiters ganz einfach auf einen anderen Mitarbeiter zu übertragen. Dadurch wechseln die Workflows beim Entfernen des Mitarbeiters lediglich ihren Besitzer – und es gehen garantiert keine Workflows verloren.

Gezieltes Teilen von Partnerlinks direkt über das Adressbuch

Bisher haben Sie das Adressbuch genutzt, um Ihre Kontakte zu pflegen und versendete Einladungen nachzuverfolgen. Mit dem neusten Update wurde das Adressbuch um eine praktische Funktion erweitert: Partnerlinks.

Diese lassen sich nicht mehr nur über die allgemeinen Einstellungen zu Partnerlinks verwalten, sondern neuerdings auch direkt über das Adressbuch.

Sowohl beim Anlegen eines neuen Kontakts als auch für bestehende Kontakte lässt sich die Verfügbarkeit von Partnerlinks aktivieren oder deaktivieren.

Indem Sie in der entsprechenden Zeile einen Haken setzen, können Sie einem oder mehreren Kontakten aus Ihrer Kontaktliste Partnerlinks verfügbar machen. Eine identische Funktion finden Sie auch in der Bearbeitungsansicht eines Kontakts.

Möchten Sie Partnerlinks für viele Kontakte gleichzeitig aktivieren, steht Ihnen dafür am linken Rand der Kontaktliste eine praktische Mehrfachauswahl zur Verfügung. Haben Sie alle gewünschten Kontakte aus- oder abgewählt, wählen Sie in den Optionen Partnerlinks aktivieren.

Coming soon: 5F FiBu und Nutzung von Labels

In Kürze dürfen sich die Nutzer der 5FSoftware Collaboration Plattform übrigens auf weitere, spannende Features freuen: Mit dem neuen Workflow 5F FiBu wird über eine direkte Schnittstelle zu bookmanCockpit auch der digitale Belegtransfer von 5F zu DATEV Unternehmen Online möglich sein. Alle User werden, sobald die Features verfügbar sind, entsprechend informiert werden.

Außerdem wird das Markieren von Dokumenten zur weiteren Bearbeitung in Kürze noch einfacher: Mit individuell erstellbaren Labels für Ihre Kanzlei können Sie dann Dokumente aller Art beliebig kennzeichnen.

Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und wünschen viel Erfolg und Freude mit unseren neuen Features!
Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Ihr Team von 5FSoftware