Jahresabschluss
Sie fordern die Unterlagen als Checkliste an, Ihr Mandant lädt sie hoch, und beliebig viele Beteiligte arbeiten dabei ohne eigene Lizenz mit.
Für Steuerkanzleien und Steuerberatungsgesellschaften
Mandantenunterlagen einsammeln und sicher austauschen
5F ist das Mandantenportal, über das Ihre Kanzlei Unterlagen anfordert, Rückfragen klärt und Dokumente mit Mandanten teilt. Mandanten und andere externe Beteiligte arbeiten kostenfrei mit.
Datenhaltung in Deutschland · Entwickelt für Berufsgeheimnisträger · Externe Beteiligte kostenfrei · Inhouse-Entwicklung in Regensburg · Kostenlos testen nach Demo
Status quo
Belege per E-Mail, Unterlagen im Pendelordner
Unterlagen erreichen die Kanzlei über mehrere Wege gleichzeitig, per E-Mail, im Pendelordner und gelegentlich über einen Cloud-Link. Wer welchen Beleg schon geliefert hat, steht dann in keiner gemeinsamen Übersicht, sondern im Postfach einzelner Mitarbeitender. Was fehlt, fällt deshalb oft erst bei der Bearbeitung auf, und das Nachfassen beginnt von vorn.
Im Mandantenportal von 5F ersetzt eine Checkliste je Mandat diesen Ablauf. Kanzlei und Mandant sehen dort denselben Stand.
Anwendungsfälle
Wofür Sie 5F in der Steuerberatung einsetzen
Finanzbuchhaltung
Laufende Belege sammeln Sie über eine Checkliste je Belegtyp ein, die Übertragung nach DATEV Unternehmen online übernimmt bei Bedarf das Modul 5F DATEV.
Steuererklärungen
Für die Einkommensteuererklärung legen Sie eine Checkliste an, deren Spalten Sie je Anwendungsfall selbst einrichten, etwa für Anmerkungen des Mandanten.
Lohn und Gehalt
Lohnunterlagen sammeln Sie per Checkliste ein, neue Arbeitskräfte Ihrer Mandanten erfassen ihre Daten mit dem Modul 5F Lohn.
Beratung
Für ein einzelnes Vorhaben richten Sie einen Datenraum ein, Bank oder Notariat kommen mit eigenem Zugang und ohne Lizenz dazu.
Geldwäscheprüfung und Due Diligence
Für die Mandatsprüfung nach dem Geldwäschegesetz und für Due Diligence legen Sie eigene Checklisten an, fertige Vorlagen sind zubuchbar.
Kernfunktionen
Womit Ihre Kanzlei täglich arbeitet
Checklisten für Mandantenunterlagen
Sie stellen zusammen, welche Unterlagen Sie brauchen, und schicken die Liste an den Mandanten. Jedes Element trägt seinen eigenen Bearbeitungsstand, beide Seiten sehen damit, was noch offen ist. Welche Spalten die Liste zeigt, richten Sie je Anwendungsfall selbst ein.
Datenräume je Mandat und Vorhaben
Je Mandat oder Vorhaben ein abgegrenzter Bereich, in dem Dokumente, Aufgaben und Kommunikation zusammenliegen. Rückfragen klären Sie mit der Kommentarfunktion direkt an der betroffenen Unterlage, nicht in getrennten Mail-Verläufen.
Aufgaben
Zuständigkeiten und Termine hängen am Vorgang statt in einer getrennten Liste, intern wie gegenüber Mandanten. Den Stand sehen alle Beteiligten an derselben Stelle.
Sichere Links
Einzelne Dokumente stellen Sie über einen Link bereit oder fordern sie darüber an, ohne dass der Empfänger einen Zugang braucht, auf Wunsch mit Passwort und Ablaufdatum. Das ersetzt den schnellen Anhang an eine Mail.
5F App
Mandanten fotografieren Belege unterwegs und laden sie direkt hoch, ohne den Browser zu öffnen. Die App ist in jeder Lizenz enthalten und kostet nichts extra.
Wie passt 5F zu Ihrer Zusammenarbeit mit Mandanten?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.
Vorteile im Überblick
Das bringt Ihnen 5F in der Steuerberatung
- Mandanten ohne LizenzkostenIhre Kanzlei zahlt die internen Lizenzen, Mandanten und andere externe Beteiligte arbeiten unbegrenzt kostenfrei mit.
- Mobil auch für MandantenIhre Mandanten liefern Belege in dem Moment, in dem sie entstehen, statt sie zu sammeln und später zu scannen.
- Ein Ort statt vier KanäleUnterlagen, Rückfragen und Aufgaben liegen im selben Datenraum, statt sich über Postfächer, Cloud-Links und Telefonnotizen zu verteilen.
- Übergabe an DATEV ohne UmwegMit dem Modul 5F DATEV gehen Belege und Dokumente an DATEV Unternehmen online und DATEV DMS, ohne zweite Ablage in der Kanzlei.
- Weniger NachfassenDie Checkliste zeigt Kanzlei und Mandant gleichzeitig, welche Unterlagen noch offen sind.
- Vertraulichkeit nach Kanzleimaßstab5F ist für die Anforderungen von Berufsgeheimnisträgern entwickelt, die Datenhaltung liegt ausschließlich in Deutschland.
AUS DER PRAXIS
Was eine Kanzlei über 5F sagt
5F versteht die besonderen Anforderungen der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung, setzt diese flexibel um und ermöglicht uns als LKC damit eine Kommunikation ‚auf Augenhöhe' mit unseren Mandanten. Das gilt von der Buchung und Jahresabschlusserstellung bis zur Konzernabschlussprüfung im internationalen Austausch.
Malte Thalemann
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater · LKC Grünwald
Zubuchbar
Module für die Steuerberatung
Für wiederkehrende Vorgänge in der Kanzlei gibt es zubuchbare Module. Sie laufen dort, wo Ihre Mandatsunterlagen ohnehin liegen, ein zweites Programm kommt nicht dazu.
5F · Modul
5F DATEV
Belege und Dokumente gehen aus 5F weiter an DATEV Unternehmen online und DATEV DMS, ohne zweite Ablage.
Mehr erfahren 5F · Modul5F Sign
Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Mandatsverträge zeichnen Sie fortgeschritten oder qualifiziert, direkt am Dokument.
Mehr erfahren 5F · Modul5F Lohn
Neueinstellungen Ihrer Mandanten laufen über einen digitalen Personalfragebogen, für Ihr Lohnprogramm steht danach eine Importdatei bereit.
Mehr erfahrenWas ist Software für die Steuerberatung?
Software für die Steuerberatung bündelt die Programme, mit denen eine Kanzlei ihre Mandate bearbeitet und verwaltet. Dazu zählen die Finanzbuchhaltung, die Erstellung von Abschlüssen und Erklärungen, die Kanzleiorganisation mit Dokumentenablage und Fristen sowie der Austausch mit Mandanten. Den fachlichen Teil deckt in vielen Kanzleien DATEV oder ein vergleichbarer Anbieter ab. Für den Austausch mit Mandanten kommen eigene Plattformen zum Einsatz, häufig Mandantenportal, Mandantenplattform oder Kundenportal genannt. 5F gehört in diese zweite Gruppe und arbeitet neben der vorhandenen Kanzleisoftware.
Pendelordner oder Plattform: der Unterschied
| Merkmal | E-Mail und Pendelordner | Mit 5F |
|---|---|---|
| Anforderung von Unterlagen | Freitext in einer Mail, jedes Jahr neu getippt | Checkliste mit einzelnen Elementen, wiederverwendbar |
| Zugang für Mandanten | Dateien per Mail, Freigaben ohne Rechtekonzept | Personalisierter Zugang je Beteiligtem |
| Rückfragen | Verteilt über Mail-Verläufe und Telefonate | Kommentar direkt am betroffenen Dokument |
| Überblick über den Stand | Nur im Postfach der zuständigen Person | Bearbeitungsstatus je Element, für beide Seiten sichtbar |
| Einzelnes Dokument verschicken | Anhang im Postfach, ohne Ablauf und ohne Schutz | Sicherer Link mit Passwort und Ablaufdatum |
| Nachvollziehbarkeit | Nur nachträglich rekonstruierbar | Audit-Log und revisionssichere Archivierung im DMS |
| Übergabe in die Kanzleisysteme | Herunterladen, sortieren, erneut hochladen | Übergabe an DATEV Unternehmen online und DATEV DMS über das Modul 5F DATEV |
FAQ
Häufige Fragen
5F läuft unabhängig von Ihrer Kanzleisoftware, eine DATEV-Umgebung ist keine Voraussetzung. Checklisten, Datenräume, Aufgaben und der Austausch mit Mandanten funktionieren für jede Kanzlei gleich. Die Anbindungen an DATEV Unternehmen online und an das DATEV DMS bündelt ein zubuchbares Modul für Kanzleien, die damit arbeiten. Für andere Systeme stehen die 5F Integrations- und Schnittstellenlösungen bereit, etwa über die REST-API oder Anbindungen an gängige Dokumentenmanagementsysteme.
Ein Mandant muss sich nicht in die Plattform einarbeiten, um Unterlagen zu liefern. Über einen Sicheren Link stellt er ein Dokument bereit oder lädt eine angeforderte Unterlage hoch, ohne ein Konto anzulegen. Wer Belege lieber vom Telefon aus schickt, fotografiert sie mit der 5F App und lädt sie direkt an der richtigen Stelle hoch. Die Checkliste in Ihrer Kanzlei füllt sich auf beiden Wegen.
5F passt für Kanzleien jeder Größe. Die Team-Lizenz enthält drei Nutzer und wächst mit, wenn Ihr Team größer wird. Lizenzen zahlen Sie nur für Ihre Mitarbeitenden, Ihre Mandanten arbeiten unabhängig von ihrer Zahl kostenfrei mit. Was eine kleine Kanzlei braucht, Unterlagen anfordern, Rückfragen klären, Belege übergeben, deckt die Lizenz von Beginn an ab.
Jetzt starten
Sehen Sie 5F im Einsatz für die Steuerberatung
In einer kurzen Online-Demo zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.
Nach der Online-Demo können Sie 5F für 30 Tage kostenlos testen.