Projekte mit externen Partnern
Für ein Vorhaben mit Dienstleistern, Planern oder Agenturen entsteht ein eigener Datenraum, zu dem jeder Beteiligte seinen persönlichen Zugang erhält.
Für Unternehmen und ihre Fachabteilungen
Dokumente sicher austauschen und Rückfragen klären, mit Geschäftspartnern
Über 5F stellen Sie Unterlagen bereit, fordern Nachweise an und besprechen sie dort, wo sie liegen. Lizenzen zahlen Sie nur für Ihr eigenes Team.
Datenhaltung in Deutschland · Entwickelt für Berufsgeheimnisträger · Externe Beteiligte kostenfrei · Inhouse-Entwicklung in Regensburg · Kostenlos testen nach Demo
Status quo
Dateien im Anhang, Ablage im geteilten Laufwerk
In vielen Unternehmen wandern Unterlagen als Anhang hin und her, große Dateien über einen Cloud-Link, der Rest liegt auf einem geteilten Laufwerk. Wer zuletzt welche Fassung geschickt hat, weiß nur, wer die Mail bekommen hat, und Rückfragen laufen daneben am Telefon. Dass ein Beteiligter noch auf eine Freigabe wartet, zeigt sich oft erst, wenn ein Termin näher rückt.
5F ersetzt diesen Ablauf durch Datenräume, in denen jede Unterlage, jede Rückfrage und jede Zuständigkeit an derselben Stelle liegt.
Anwendungsfälle
Wofür Sie 5F in Ihrem Unternehmen einsetzen
Unterlagen von Kunden anfordern
Was Sie von einem Kunden brauchen, stellen Sie als Checkliste zusammen, er lädt jede Position selbst hoch und sieht dabei, was noch fehlt.
Lieferanten und Dienstleister anbinden
Zertifikate, Versicherungsnachweise und Freigaben Ihrer Lieferanten laufen über eine wiederverwendbare Checkliste ein, statt über wechselnde Ansprechpartner im Postfach.
Vertrauliche Vorhaben auf Zeit
Bei einer Finanzierung oder einem Unternehmensverkauf steuern Sie für jeden Teilnehmer einzeln, zu welchen Datenräumen er Zugang hat und was er dort sieht.
Verträge bis zur Unterschrift
Angebote, Verträge und Vereinbarungen durchlaufen Abstimmung und Unterschrift im selben Vorgang, fortgeschritten oder qualifiziert signiert mit dem Modul 5F Sign.
Zusammenarbeit mit Beratern und Prüfern
Ihre Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung oder Rechtsberatung fordert Unterlagen über dieselbe Plattform an, auf der Ihr Team ohnehin arbeitet.
Kernfunktionen
Womit Ihr Team täglich arbeitet
Checklisten für Unterlagen und Nachweise
Welche Unterlagen ein Vorgang braucht, stellen Sie als Liste zusammen und teilen sie mit allen, die etwas beisteuern müssen. Jede Position trägt ihren eigenen Bearbeitungsstand, Ihr Team und Ihre Beteiligten schauen damit auf denselben Stand. Welche Spalten die Liste zeigt, richten Sie selbst ein, eine fertige Liste sichern Sie als Vorlage für den nächsten Vorgang.
Datenräume je Vorgang
Ein Projekt, eine Ausschreibung oder eine Transaktion bekommt jeweils einen eigenen Raum, in dem Dateien, Zuständigkeiten und Absprachen an einem Ort bleiben. Wer welchen Raum sieht und was er dort darf, bestimmen Sie je Teilnehmer. Eine Rückfrage hängen Sie als Kommentar an die betroffene Unterlage, statt sie per Mail zu stellen.
Aufgaben
Jeder Schritt bekommt eine verantwortliche Person und ein Datum, sichtbar für alle, die am Vorgang beteiligt sind. Im Dashboard lesen Sie ab, wo etwas liegen geblieben ist.
Sichere Links
Ob Sie ein Dokument verschicken oder anfordern: Ein Link genügt, und Ihr Gegenüber braucht keinen eigenen Zugang. Passwort und Ablaufdatum können Sie optional festlegen. Das passt für einen einmaligen Versand an eine Behörde oder einen Dienstleister, der sonst nichts mit dem Vorgang zu tun hat.
5F App
Wer unterwegs ist, lädt ein Dokument direkt vom Telefon hoch und beantwortet eine Rückfrage, ohne ins Büro zurückzukehren. Das gilt für Ihr Team wie für Ihre externen Beteiligten. Für die App zahlen Sie nichts extra, sie steckt in jeder Lizenz.
Wie passt 5F zu Ihren Projekten mit externen Partnern?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.
Vorteile im Überblick
Das bringt Ihnen 5F im Unternehmen
- Externe ohne LizenzkostenKunden, Lieferanten und Partner arbeiten unbegrenzt mit, bezahlt werden allein die Lizenzen Ihres eigenen Teams.
- Schluss mit der Suche im PostfachWer etwas braucht, findet es im Vorgang selbst und nicht in einem Postfach, einem Chat oder einem geteilten Ordner.
- Ihr Auftritt, nicht unsererMit dem Modul 5F White Label tragen Portaladresse, Login-Seite und Benachrichtigungen den Namen Ihres Unternehmens.
- Vertraulich nach außenAlle Inhalte liegen ausschließlich in deutschen Rechenzentren, und wer welches Dokument sieht, entscheiden Sie je Teilnehmer.
- Unterschrift im selben VorgangEin Vertrag wird dort unterschrieben, wo er ohnehin liegt, fortgeschritten oder qualifiziert mit dem Modul 5F Sign.
- Nachweisbar statt rekonstruiertWas in 5F passiert, steht im unveränderbaren Audit-Log, die revisionssichere Ablage übernimmt das integrierte DMS.
Zubuchbar
Module für Unternehmen
Über die Kernfunktionen hinaus lassen sich einzelne Module zubuchen. Sie arbeiten in derselben Umgebung wie Ihre Vorgänge, ein weiteres Werkzeug kommt nicht dazu.
5F · Modul
5F Sign
Angebote, Verträge und Vereinbarungen unterschreiben die Beteiligten direkt am Dokument, fortgeschritten oder qualifiziert.
Mehr erfahren 5F · Modul5F White Label
Ihre Kunden und Lieferanten melden sich auf einer Adresse Ihres Unternehmens an, Login-Seite und Benachrichtigungen tragen Ihr Logo.
Mehr erfahren 5F · Modul5F Labels
Farbige Kennzeichnungen zeigen Ihrem Team den internen Bearbeitungsstand, externe Beteiligte sehen davon nichts.
Mehr erfahrenWie tauschen Unternehmen Dokumente sicher mit Kunden und Lieferanten aus?
In den meisten Unternehmen läuft der Austausch über E-Mail, geteilte Laufwerke und gelegentlich einen Cloud-Link. Für vertrauliche Unterlagen und für Vorgänge mit mehreren Beteiligten kommen dafür vorgesehene Plattformen zum Einsatz, im Markt je nach Zuschnitt Datenraum, Kundenportal oder Kollaborationsplattform genannt. Gemeinsam ist ihnen, dass jede beteiligte Person einen eigenen Zugang erhält, dass Rechte je Teilnehmer vergeben werden und dass festgehalten wird, was mit einer Unterlage geschieht. 5F ist eine solche Plattform und führt Austausch und Abstimmung an derselben Stelle zusammen, Rückfragen stehen als Kommentar an der Unterlage, um die es geht. Die Systeme, mit denen ein Unternehmen seine Aufträge, Projekte oder Buchhaltung führt, ersetzt 5F nicht.
Dateiablage oder Datenraum: der Unterschied
| Merkmal | Dateiablage | Mit 5F |
|---|---|---|
| Anforderung von Unterlagen | Aufzählung in einer Mail, für jeden Vorgang neu geschrieben | Checkliste je Vorgang, deren Positionen einzeln abgehakt werden |
| Zugang für Externe | Ordnerfreigabe oder Link, die Weitergabe danach nicht steuerbar | Persönlicher Zugang, dessen Rechte Sie jederzeit ändern |
| Rückfragen | Mail-Verlauf oder Telefonat neben der Datei | Kommentar an der Unterlage selbst, für die Beteiligten sichtbar |
| Überblick über den Stand | Nur bei den Personen, die die Mails bekommen haben | Bearbeitungsstand je Position, den alle Beteiligten sehen |
| Einzelnes Dokument verschicken | Anhang, der nach dem Versand nicht mehr zurückholbar ist | Link mit Passwort und Ablaufdatum, ohne Konto für den Empfänger |
| Unterschriften | Ausdruck, Unterschrift, Scan zurück | Fortgeschritten oder qualifiziert mit dem Modul 5F Sign |
| Nachvollziehbarkeit | Aus Postausgang und Ordnerstruktur nachträglich zusammengesucht | Unveränderbarer Audit-Log, revisionssichere Ablage im integrierten DMS |
FAQ
Häufige Fragen
5F ersetzt nicht die Systeme, mit denen Ihr Unternehmen Aufträge, Projekte oder die Buchhaltung intern führt, es tritt neben sie. Für die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und weiteren externen Beteiligten ist 5F selbst der Datenraum, mit Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen und Rückfragen am Dokument. Unterlagen, die dabei entstehen, lassen sich im integrierten DMS revisionssicher ablegen. Ob Sie sie zusätzlich in Ihrer eigenen Ablage führen, entscheiden Sie.
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