Für Verbände, Kammern und ihre Geschäftsstellen

Gremienarbeit digital organisieren. Von der Sitzungsunterlage bis zur Stellungnahme.

In 5F liegen die Unterlagen für Ihre Gremien bereit, Meldungen Ihrer Mitglieder sammeln Sie über Checklisten ein, Rückfragen stehen am Dokument. Ehrenamtliche und Mitglieder arbeiten ohne eigene Lizenz mit.

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Status quo

Sitzungsunterlagen per Mail, Rückmeldungen im Postfach

Vor einer Sitzung geht der Unterlagenversand als Sammelmail an den Verteiler, Nachträge folgen einzeln hinterher. Wer welche Fassung vorliegen hat, hängt davon ab, wann jemand zuletzt in sein Postfach gesehen hat. Anmerkungen zu einem Entwurf kommen teils an alle zurück, teils nur an eine Person, und Ehrenamtliche greifen dabei von privaten Geräten zu, ohne Zugang zu einer gemeinsamen Ablage.

5F ersetzt diesen Ablauf durch feste Gremienräume, in denen jede Fassung ihren Stand trägt und jede Anmerkung an dem Dokument hängt, zu dem sie gehört.

Anwendungsfälle

Wofür Sie 5F in Ihrem Verband einsetzen

Sitzungen von Vorstand und Ausschüssen

Die Unterlagen zur nächsten Sitzung liegen im Raum des Gremiums, jedes ehrenamtliche Mitglied erhält dafür seinen persönlichen Zugang.

Arbeitskreise und Projektgruppen

Ein Arbeitskreis bekommt einen eigenen Raum auf Zeit, in dem Entwürfe, Zwischenstände und Absprachen der Beteiligten zusammenliegen.

Stellungnahmen und Positionspapiere

An einem Entwurf wirken mehrere Gremien mit, ihre Anmerkungen stehen als Kommentar an der jeweiligen Fassung statt in getrennten Mails.

Rundschreiben und Mitgliederinformationen

Informationen an alle Mitglieder, etwa vor einer Mitgliederversammlung, legen Sie an einer Stelle ab, zu der jedes Mitglied seinen eigenen Zugang hat.

Meldungen aus den Untergliederungen

Jahresberichte, Zahlen und Nachweise Ihrer Landes- oder Kreisverbände laufen über eine Checkliste ein, an der Sie je Stelle den Stand ablesen.

Vereinbarungen bis zur Unterschrift

Kooperationsvereinbarungen und Verträge unterschreiben die Beteiligten an der Stelle, an der sie zuvor darüber gesprochen haben, mit dem Modul 5F Sign.

Kernfunktionen

Womit Ihre Geschäftsstelle täglich arbeitet

  • Checklisten für Meldungen und Nachweise

    Was Sie von Ihren Mitgliedern oder Untergliederungen brauchen, halten Sie in einer Liste fest und geben diese für die betreffenden Stellen frei. Der Bearbeitungsstand steht an jeder Position, Geschäftsstelle und Beteiligte schauen damit auf dieselbe Übersicht. Die Spalten der Liste legen Sie selbst fest, und eine einmal aufgebaute Abfrage verwenden Sie im Folgejahr erneut.

  • Datenräume je Gremium und Vorhaben

    Der Vorstand, ein Ausschuss oder ein Arbeitskreis arbeitet jeweils in seinem eigenen Bereich, in dem Unterlagen, Aufgaben und der Austausch dazu zusammenbleiben. Die Rechte vergeben Sie je Person, ein Gast aus einem Mitgliedsverband sieht damit nur seinen Teil. Bleibt an einem Papier etwas offen, hängt die Anmerkung direkt daran und nicht in einer Rundmail.

  • Aufgaben

    Wer in der Geschäftsstelle einen Schritt übernimmt und bis wann, steht als Aufgabe im Vorgang. Im Dashboard sehen Sie, was noch offen ist.

  • Sichere Links

    Einzelne Dokumente teilen oder empfangen Sie einfach per Link. Der Empfänger braucht dafür keinen eigenen Zugang, und auf Wunsch schützen Sie den Link mit Passwort und Ablaufdatum. Damit binden Sie auch eine Stelle ein, die zu einem Vorgang nur ein einziges Papier beisteuert.

  • 5F App

    Ein ehrenamtliches Vorstandsmitglied liest die Sitzungsunterlagen auf dem Weg zum Termin und beantwortet eine Anmerkung vom Telefon aus. Zusätzliche Kosten entstehen dafür nicht, die App ist Teil jeder Lizenz.

Wie passt 5F zu Ihrer Gremienarbeit?

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.

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Vorteile im Überblick

Das bringt Ihnen 5F im Verband

  • Ehrenamt ohne LizenzkostenVorstand, Ausschüsse und Mitglieder nehmen unbegrenzt teil, Lizenzen fallen allein für Ihre Geschäftsstelle an.
  • Ein Stand für alle GremienWer eine Unterlage sucht, findet sie im Raum des Gremiums und nicht in einem Mailverlauf.
  • Anmerkungen am DokumentWas zu einem Entwurf angemerkt wird, steht bei dem Entwurf und geht nicht in einer Antwortkette unter.
  • Ihr Auftritt für Ihre MitgliederIhre Mitglieder melden sich auf einer Adresse Ihres Verbands an, das leistet das Modul 5F White Label.
  • Vereinbarungen digital unterzeichnenKooperations- und Dienstleistungsverträge zeichnen die Beteiligten mit dem Modul 5F Sign, fortgeschritten oder qualifiziert.
  • Vertraulich gespeichertUnterlagen Ihrer Gremien liegen ausschließlich in deutschen Rechenzentren, entwickelt wurde 5F für die Anforderungen von Berufsgeheimnisträgern.
Bandbreite

Für welche Organisationen sich 5F eignet

Gremienarbeit läuft in einem Handwerksverband anders als in einer Kammer oder einem europäischen Dachverband. Die Vorgänge dahinter ähneln sich trotzdem, weil überall Unterlagen für einen festen Kreis bereitstehen müssen, Meldungen eingehen und Entwürfe abgestimmt werden. 5F bildet diese Vorgänge unabhängig von Größe und Rechtsform ab.

  • Wirtschafts- und Branchen­verbändez. B. Industrie-, Handels-, Handwerks- oder Landwirtschaftsverbände
  • Berufs- und Standes­organisationenz. B. Berufsverbände, Kammern, Fachgesellschaften
  • Interessen- und Fachverbändez. B. IT-, Energie-, Bau- oder wissenschaftliche Verbände
  • Gesellschaftliche und soziale Verbändez. B. Sozial-, Wohlfahrts-, Sport-, Umwelt- oder Kulturverbände
  • Dach- und Spitzenverbändez. B. nationale Spitzenverbände und europäische Dachorganisationen
  • Stiftungen und andere Zusammenschlüssez. B. Stiftungen mit ehrenamtlichem Kuratorium, Arbeitsgemeinschaften mehrerer Organisationen
Zubuchbar

Module für Verbände

Neben den Kernfunktionen stehen einzelne Module zur Auswahl. Sie laufen in derselben Umgebung wie Ihre Gremienräume, ein weiteres Programm kommt nicht hinzu.

5F · Modul

5F Sign

Kooperationsvereinbarungen und Verträge unterschreiben die Beteiligten am Dokument, fortgeschritten oder qualifiziert.

Mehr erfahren 5F · Modul

5F White Label

Die Plattform läuft unter dem Namen Ihres Verbands, Ihre Mitglieder sehen beim Login Ihr Logo statt unseres.

Mehr erfahren 5F · Modul

5F Labels

Farbige Kennzeichnungen zeigen Ihrer Geschäftsstelle den internen Stand, für Ehrenamtliche und Mitglieder bleiben sie unsichtbar.

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Wie organisieren Verbände ihre Gremienarbeit digital?

In den meisten Verbänden läuft die Gremienarbeit über E-Mail-Verteiler, einen geteilten Ordner und den Postversand an diejenigen, die nicht digital arbeiten. Für Sitzungen und Beschlussverfahren gibt es eigene Systeme des Sitzungsdienstes. Für den Austausch von Unterlagen mit einem größeren Kreis kommen eigene Plattformen zum Einsatz, die je nach Zuschnitt Datenraum, Mitgliederportal oder Kollaborationsplattform heißen. Kennzeichnend ist, dass die Teilnehmenden persönlich angemeldet sind, dass sich der Zugriff je Person steuern lässt und dass jede Bearbeitung protokolliert wird. Angesprochen sind damit alle Organisationen, die über Gremien entscheiden und mit einem ehrenamtlichen Kreis arbeiten, also Verbände, Kammern, Stiftungen und andere Zusammenschlüsse. Zu dieser Gruppe zählt 5F. Die Plattform bringt die Bereitstellung der Unterlagen und die Abstimmung darüber an derselben Stelle zusammen, eine Anmerkung steht an dem Papier, um das es geht.

Verteiler oder Plattform: der Unterschied

MerkmalE-Mail-VerteilerMit 5F
Unterlagen zur SitzungSammelmail vor dem Termin, Nachträge einzeln hinterherFester Raum je Gremium, in dem die geltende Fassung steht
Zugang für EhrenamtlicheAlles liegt im privaten Postfach jedes EinzelnenAnmeldung mit eigenem Konto, ohne Lizenzkosten für das Ehrenamt
Anmerkungen zu einem EntwurfAntwortketten, teils an alle, teils an einzelne AdressatenKommentar an der Fassung, die gemeint ist
Stand einer AbfrageNur wer die Rückmeldungen mitgezählt hat, weiß esJe Position ablesbar, wer schon geliefert hat
Einzelnes Dokument an eine externe StelleAnhang, der danach beliebig weiterwandertLink mit Ablaufdatum, ohne Konto für die Gegenseite
UnterschriftenAusdruck, Unterschrift, Rückversand per PostFortgeschritten oder qualifiziert mit dem Modul 5F Sign
NachvollziehbarkeitAus den Postausgängen einzelner Personen rekonstruiertJede Bearbeitung im unveränderbaren Audit-Log, Archivierung im integrierten DMS
FAQ

Häufige Fragen

5F ist die Plattform, über die Ihr Verband mit Mitgliedern und Gremien zusammenarbeitet, Unterlagen bereitstellt, Meldungen einsammelt und Entwürfe abstimmt. Eine Mitgliederverwaltung, die Ihr Verband bereits nutzt, läuft daneben weiter. Wie beide Systeme in Ihrem Fall zusammenspielen, besprechen wir in der Online-Demo an Ihren eigenen Abläufen.

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In einer kurzen Online-Demo zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.

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