Kernfunktionen
Module
ServicesDashboard
Alle laufenden Vorgänge, offenen Punkte und Neuigkeiten auf einer Oberfläche, die Sie sich selbst zusammenstellen.
Kernfunktionen für Datenaustausch und Kommunikation
Checklisten, Datenräume, Aufgaben, Sichere Links und die 5F App gehören zu jeder Lizenz. Dazu kommen weitere Funktionen, die in jedem Vorgang bereitstehen.
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Aufbau der Plattform
Was Kernfunktionen, Module und Services unterscheidet
Die Kernfunktionen bilden die Grundlage jeder Nutzung. Module und Services ergänzen Sie nach Bedarf.
Enthalten
OptionalKernfunktionen
In jeder Lizenz enthalten und die Grundlage jeder Nutzung: Checklisten, Datenräume, Aufgaben, Sichere Links und die 5F App.
Sie sind hier.Module
Erweiterungen für bestimmte Vorgänge, etwa die elektronische Signatur oder die Saldenbestätigung.
Module ansehen OptionalServices
Leistungen rund um Einführung und Betrieb, etwa Schulungen, Single Sign-On oder Reporting.
Services ansehenKernfunktionen
Für jedes Projekt frei kombinierbar
Eine Checkliste, ein Datenraum und mehrere Aufgaben können gleichzeitig zum selben Projekt gehören. Sie entscheiden je Vorgang neu, was Sie brauchen.
Checklisten
Sie listen auf, welche Unterlagen Sie brauchen, und geben die Liste frei. Jede Position hat ein eigenes Uploadfeld und einen eigenen Status, beide Seiten sehen also jederzeit, was noch offen ist. Statt Dokumenten können Sie auch Antworten abfragen, etwa als Fragebogen zu Beginn einer neuen Zusammenarbeit.
Datenräume
Jedes Vorhaben bekommt einen eigenen Raum, in dem Dokumente, Aufgaben und Kommentare beieinanderbleiben. Eine Rückfrage hängt am Dokument selbst, niemand muss später einen Mail-Verlauf rekonstruieren. Mehrere Räume fassen Sie zu einem Projekt zusammen.
Aufgaben
Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, eine Frist und eine Priorität. Sie hängt an dem Vorgang, um den es geht, und lässt sich einem einzelnen Dokument oder einer Position der Checkliste zuordnen. Eine getrennte Aufgabenliste brauchen Sie nicht.
Sichere Links
Einzelne Dokumente stellen Sie über einen Link bereit oder fordern sie darüber an, ohne dass der Empfänger einen Zugang braucht, auf Wunsch mit Passwort und Ablaufdatum. Zugriff auf den Datenraum dahinter bekommt er nicht, seine Uploads landen trotzdem am richtigen Ort.
5F App
Die App für iOS und Android zeigt Ihre Vorgänge auch unterwegs. Sie fotografieren Belege und laden sie hoch, sehen Dokumente an und kommentieren sie, alles ohne Browser. Die App ist Bestandteil jeder Lizenz, eine Zusatzbuchung gibt es nicht.
Mehr erfahrenWeitere Funktionen
In jedem Vorgang mit dabei
Das alles ergänzt die Kernfunktionen und gehört standardmäßig zu 5F.
Erinnerungen
5F erinnert Beteiligte automatisch an offene Fristen, damit Sie nicht nachtelefonieren müssen.
Berechtigungen
Jeder Beteiligte sieht genau den Vorgang, der ihn betrifft, und nichts darüber hinaus.
Vorlagen
Wiederkehrendes einmal aufsetzen und beliebig oft wiederverwenden, für Checklisten wie für ganze Projektstrukturen.
Ablage
Jedes Dokument liegt revisionssicher im integrierten DMS, ohne dass Sie es dorthin schieben müssen.
Audit-Log
Jeder Schritt bleibt nachweisbar, auch Jahre später und auch gegenüber Dritten.
FAQ
Häufige Fragen
Ja, die Rechte vergeben Sie je Teilnehmer und je Workflow, etwa ob jemand hochladen, herunterladen, löschen, Teilnehmer verwalten oder den Audit-Log einsehen darf. Innerhalb eines Workflows legen Sie je Ordner fest, wer lesen und wer schreiben darf, das gilt auch für die App. Sollen verschiedene Parteien unterschiedliche Unterlagen sehen, richten Sie dafür eigene Unterräume mit jeweils eigenen Teilnehmern ein. Die Rechte passen Sie auch nachträglich an.
5F verschickt Benachrichtigungen per E-Mail, etwa wenn ein neues Dokument bereitliegt, eine Registrierung ansteht oder eine Frist näher rückt. Welche Ereignisse eine Nachricht auslösen, legt jede Nutzerin und jeder Nutzer in den eigenen Benachrichtigungseinstellungen fest. Beteiligte erhalten so, was für sie wichtig ist, und nichts, was sie nicht wollen. Nutzen Sie das Modul 5F White Label, kommen diese E-Mails vom Absender Ihrer Organisation.
Ja, jede Checkliste exportieren Sie als Excel-Datei. Der Export übernimmt die Spaltenansicht, die Sie eingerichtet haben, und enthält auf Wunsch alle Kommentare. So geben Sie den Stand einer Anforderung auch an Personen weiter, die nicht in 5F arbeiten.
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Sehen Sie die Kernfunktionen von 5F in Aktion
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