Mandatsanbahnung
Sie fordern die Unterlagen für ein neues Mandat als Checkliste an, Ihr Mandant lädt sie direkt an der jeweiligen Position hoch.
Für Rechtsanwaltskanzleien und Mandatsteams
Mandate digital bearbeiten. Vom Datenraum bis zur Unterschrift.
5F ist das Mandantenportal, über das Ihre Kanzlei Mandantenunterlagen anfordert, vertrauliche Dokumente austauscht und Rückfragen klärt. Ihre Mandanten und weitere Beteiligte kommen ohne eigene Lizenz dazu.
Datenhaltung in Deutschland · Entwickelt für Berufsgeheimnisträger · Externe Beteiligte kostenfrei · Inhouse-Entwicklung in Regensburg · Kostenlos testen nach Demo
Status quo
Unterlagen per Post, Rückfragen nebenher
Mandantenunterlagen gehen als Ausdruck per Post oder Bote hinaus und kommen auf demselben Weg zurück, Rückfragen laufen daneben über Telefon und E-Mail. Was ein Mandant schon geliefert hat, steht dann in der Handakte, im Postfach der zuständigen Person oder in beidem. Eine fehlende Unterlage fällt deshalb oft erst bei der Bearbeitung auf, und das Nachfassen beginnt von vorn.
Im Mandantenportal von 5F ersetzt ein Datenraum je Mandat diesen Ablauf. Darin laufen Unterlagen, Rückfragen und Zuständigkeiten zusammen.
Anwendungsfälle
Wofür Sie 5F in der Rechtsberatung einsetzen
M&A-Transaktionen
Bei einem Unternehmenskauf arbeiten Käufer, Verkäufer und Berater in einem Datenraum, dessen Zugriffsrechte Sie je Teilnehmer festlegen.
Due Diligence
Die Anforderungsliste führen Sie als Checkliste mit Stand je Position, statt eine Excel-Datei in mehreren Fassungen zu verschicken.
Vertragsprojekte
Entwürfe stimmen Sie im Datenraum ab und unterzeichnen sie anschließend fortgeschritten oder qualifiziert, mit dem Modul 5F Sign.
Laufende Verfahren
Für ein Verfahren sammeln Sie Anlagen und Angaben Ihres Mandanten an einer Stelle und halten Rückfragen am jeweiligen Dokument fest.
Weitere Beteiligte
Gutachter, Banken oder ein Notariat binden Sie mit eigenem Zugang in das Mandat ein, ohne dass sie eine Lizenz brauchen.
Kernfunktionen
Womit Ihre Kanzlei täglich arbeitet
Checklisten für Mandantenunterlagen
Sie stellen zusammen, welche Unterlagen ein Mandat braucht, und schicken die Liste an Ihren Mandanten. Jede Position trägt ihren eigenen Bearbeitungsstand, Kanzlei und Mandant sehen damit denselben Stand. Einmal erstellte Listen speichern Sie als Vorlage und verwenden sie im nächsten Mandat wieder.
Datenräume je Mandat und Transaktion
Je Mandat oder Transaktion ein abgegrenzter Raum, in dem Unterlagen, Zuständigkeiten und Absprachen beieinander bleiben. Wer welche Unterlagen sieht, bestimmen Sie je Teilnehmer. Was zu einem Dokument offen ist, hängen Sie als Kommentar daran, statt es später in einem Mail-Verlauf zu suchen.
Aufgaben
Sie verteilen Aufgaben im Team und verfolgen sie nach, den Fortschritt sehen Sie im Dashboard. Zuständigkeiten hängen am Vorgang statt in einer getrennten Liste, intern wie gegenüber Mandanten.
Sichere Links
Über einen Link stellen Sie einzelne Dokumente bereit oder fordern sie an. Der Empfänger benötigt dafür keinen Zugang. Optional lässt sich der Link mit Passwort und Ablaufdatum versehen. Ein Versicherer oder eine Behörde sieht damit nur das eine Dokument, um das es geht.
5F App
Ihre Mandanten fotografieren Unterlagen unterwegs und laden sie direkt hoch, Ihr Team sieht neue Dokumente auch außerhalb der Kanzlei. Die App ist in jeder Lizenz enthalten und kostet nichts extra.
Wie passt 5F zu Ihrer Mandatsarbeit?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.
Vorteile im Überblick
Das bringt Ihnen 5F in der Rechtsberatung
- Keine Lizenz für MandantenLizenzen zahlt Ihre Kanzlei nur für die eigenen Mitarbeitenden, Mandanten und weitere externe Beteiligte kommen ohne dazu.
- Offene Punkte auf einen BlickAn der Checkliste lesen Kanzlei und Mandant zur selben Zeit ab, welche Unterlage noch fehlt.
- Rückfragen bleiben am DokumentWas zu einer Unterlage unklar ist, steht als Kommentar daneben, statt sich über Postfächer und Telefonnotizen zu verteilen.
- Unterschrift ohne MedienbruchMandatsverträge, Vollmachten und Vereinbarungen unterzeichnen Sie mit dem Modul 5F Sign, ohne den Datenraum zu verlassen.
- Für Berufsgeheimnisträger entwickeltEntwickelt ist 5F für die Anforderungen von Berufsgeheimnisträgern, gespeichert wird ausschließlich in Deutschland.
- Nachvollziehbar dokumentiertDer unveränderbare Audit-Log hält die Vorgänge in der Plattform fest, archiviert wird revisionssicher im integrierten DMS.
Zubuchbar
Module für die Rechtsberatung
Manche Anforderungen im Mandat deckt erst ein zubuchbares Modul ab. Ihr Team nutzt es dort, wo das Mandat ohnehin liegt, und wechselt dafür nicht in ein anderes Programm.
5F · Modul
5F Sign
Mandatsverträge, Vollmachten und Vereinbarungen unterzeichnen die Beteiligten fortgeschritten oder qualifiziert, dort, wo das Dokument liegt.
Mehr erfahren 5F · Modul5F White Label
Ihre Mandanten melden sich unter der Adresse Ihrer Kanzlei an, mit Ihrem Logo und Ihrem E-Mail-Absender.
Mehr erfahren 5F · Modul5F Labels
Ihr Team kennzeichnet Dokumente und Aufgaben intern, für Mandanten und andere Beteiligte bleiben die Labels unsichtbar.
Mehr erfahrenWas ist Software für die Rechtsberatung?
Software für die Rechtsberatung ist ein Sammelbegriff für die Programme, mit denen eine Kanzlei ihre Mandate bearbeitet und verwaltet. Für den elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten nutzen Anwältinnen und Anwälte das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Daneben steht der Austausch mit Mandanten und weiteren Beteiligten, also das Anfordern, Bereitstellen und Abstimmen von Unterlagen. Dafür kommen eigene Plattformen zum Einsatz, häufig Mandantenportal, Kanzleiportal oder Datenraum genannt. 5F gehört in diese Gruppe und tritt neben die Systeme, die in der Kanzlei bereits laufen.
Postweg oder Plattform: der Unterschied
| Merkmal | Postweg | Mit 5F |
|---|---|---|
| Anforderung von Unterlagen | Schreiben mit Aufzählung, für jedes Mandat neu formuliert | Checkliste mit einzelnen Positionen, wiederverwendbar |
| Zugang für Mandanten | Unterlagen als Kopie, Weitergabe ohne Rechtekonzept | Personalisierter Zugang je Beteiligtem, inklusive App |
| Rückfragen | Begleitschreiben, Telefonat oder Mail daneben | Kommentar direkt am betroffenen Dokument |
| Überblick über den Stand | Nur in der Handakte der zuständigen Person | Bearbeitungsstatus je Position, für beide Seiten sichtbar |
| Einzelnes Dokument verschicken | Brief oder Anhang, ohne Ablauf und ohne Schutz | Sicherer Link mit Passwort und Ablaufdatum |
| Unterschriften | Ausdrucken, unterschreiben, zurücksenden | Fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur mit 5F Sign |
| Nachvollziehbarkeit | Postausgangsbuch und Handakte, nachträglich zusammengesucht | Audit-Log am Mandat, revisionssichere Archivierung im integrierten DMS |
FAQ
Häufige Fragen
5F ersetzt weder Ihre Kanzleisoftware noch das besondere elektronische Anwaltspostfach, es tritt neben beide. In 5F liegt der Austausch mit Ihren Mandanten und weiteren Beteiligten: Unterlagen anfordern, Dokumente bereitstellen, Rückfragen klären, bis hin zur Unterschrift. Der elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten läuft weiter über das beA, die Mandatsverwaltung weiter in dem System, das Ihre Kanzlei dafür nutzt.
Jetzt starten
Sehen Sie 5F im Einsatz für die Rechtsberatung
In einer kurzen Online-Demo zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.
Nach der Online-Demo können Sie 5F für 30 Tage kostenlos testen.