Apertura de asuntos
Usted solicita la documentación de un nuevo asunto mediante una lista de verificación, y su cliente la sube directamente en el punto correspondiente.
Para despachos de abogados y equipos legales
Gestionar asuntos de forma digital. De la sala de datos a la firma.
5F es el portal de clientes con el que su despacho solicita documentación a los clientes, intercambia documentos confidenciales y resuelve consultas. Sus clientes y otros participantes se incorporan sin licencia propia.
Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo
Situación actual
Documentación por correo postal, consultas por separado
La documentación de los clientes sale impresa por correo postal o mensajería y vuelve por la misma vía, mientras las consultas se tramitan en paralelo por teléfono y correo electrónico. Lo que un cliente ya ha entregado consta entonces en el expediente, en el buzón de correo de la persona responsable o en ambos. Por eso, la falta de un documento a menudo no se detecta hasta que se trabaja en el asunto, y el seguimiento vuelve a empezar desde cero.
En el portal de clientes de 5F, una sala de datos por asunto sustituye este proceso. En ella confluyen la documentación, las consultas y las responsabilidades.
Casos de uso
Usos de 5F en la asesoría jurídica
Operaciones de M&A
En la compraventa de una empresa, compradores, vendedores y asesores trabajan en una sala de datos cuyos permisos de acceso define usted para cada participante.
Due diligence
Usted gestiona la lista de solicitud como lista de verificación con el estado de cada punto, en lugar de enviar un archivo de Excel en varias versiones.
Proyectos contractuales
Usted consensúa los borradores en la sala de datos y, a continuación, los suscribe con firma electrónica avanzada o cualificada mediante el módulo 5F Sign.
Procedimientos en curso
Para un procedimiento, usted reúne en un solo lugar los anexos y la información de su cliente, y deja constancia de las consultas en cada documento.
Otros participantes
Usted incorpora al asunto a peritos, bancos o una notaría con su propio acceso, sin que necesiten una licencia.
Funciones principales
Lo que su despacho utiliza a diario
Listas de verificación para la documentación de clientes
Usted define qué documentación necesita un asunto y envía la lista a su cliente. Cada punto tiene su propio estado de tramitación, de modo que el despacho y el cliente ven la misma situación. Las listas que ya ha creado las guarda como plantilla y las reutiliza en el siguiente asunto.
Salas de datos por asunto y operación
Un espacio delimitado para cada asunto u operación, en el que la documentación, las responsabilidades y los acuerdos permanecen juntos. Usted decide qué documentos ve cada participante. Lo que queda pendiente sobre un documento lo añade como comentario en el propio documento, en lugar de buscarlo después en un hilo de correo electrónico.
Tareas
Usted asigna tareas dentro del equipo, hace su seguimiento y ve el avance en el panel de control. Las responsabilidades quedan vinculadas al expediente, en lugar de figurar en una lista aparte, tanto internamente como frente a los clientes.
Enlaces seguros
Usted comparte o solicita documentos concretos mediante un enlace. El destinatario no necesita una cuenta para ello. Opcionalmente, el enlace puede protegerse con contraseña y fecha de caducidad. Así, una aseguradora o una autoridad ve únicamente el documento en cuestión.
5F App
Sus clientes fotografían documentos desde cualquier lugar y los suben directamente, y su equipo ve los documentos nuevos también fuera del despacho. La app está incluida en todas las licencias sin coste adicional.
¿Cómo encaja 5F en su forma de llevar los asuntos?
En 45 minutos le mostramos la plataforma en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
Ventajas de un vistazo
Lo que le aporta 5F en la asesoría jurídica
- Sin licencia para los clientesSu despacho solo paga licencias por su propio personal; los clientes y otros participantes externos se incorporan sin ella.
- Puntos pendientes de un vistazoEn la lista de verificación, el despacho y el cliente ven al mismo tiempo qué documento falta todavía.
- Las consultas quedan en el documentoLo que no está claro de un documento figura junto a él como comentario, en lugar de repartirse entre buzones de correo y notas de llamadas.
- Firma sin pasar por el papelUsted firma cartas de encargo, poderes y acuerdos con el módulo 5F Sign, sin salir de la sala de datos.
- Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional5F se ha desarrollado pensando en los requisitos de los profesionales sujetos a secreto profesional, y los datos se almacenan exclusivamente en Alemania.
- Documentación trazableEl registro de auditoría inalterable documenta la actividad en la plataforma, y el archivo se realiza con garantía de integridad en el sistema de gestión documental (DMS) integrado.
Contratable aparte
Módulos para la asesoría jurídica
Algunas necesidades de un asunto solo las cubre un módulo que se contrata aparte. Su equipo lo utiliza allí donde ya se gestiona el asunto, sin cambiar a otro programa.
5F · Módulo
5F Sign
Las partes suscriben cartas de encargo, poderes y acuerdos con firma electrónica avanzada o cualificada, allí donde se encuentra el documento.
Más información 5F · Módulo5F White Label
Sus clientes inician sesión en la dirección web de su despacho, con su logotipo y su propio remitente de correo electrónico.
Más información 5F · Módulo5F Labels
Su equipo etiqueta documentos y tareas para uso interno; las etiquetas no son visibles para los clientes ni para otros participantes.
Más información¿Qué es el software para asesoría jurídica?
El software para asesoría jurídica es un término genérico que agrupa los programas con los que un despacho tramita y gestiona sus asuntos. Para las comunicaciones electrónicas con los tribunales, los abogados en Alemania utilizan el buzón electrónico especial de la abogacía (besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA). A ello se suma el intercambio con los clientes y otros participantes, es decir, la solicitud, la puesta a disposición y la revisión conjunta de documentación. Para ello se utilizan plataformas específicas, que a menudo se denominan portal de clientes, portal del despacho o sala de datos. 5F pertenece a este grupo y funciona junto a los sistemas que ya utiliza el despacho.
Correo postal o plataforma: la diferencia
| Merkmal | Correo postal | Con 5F |
|---|---|---|
| Solicitud de documentación | Carta con una enumeración, redactada de nuevo para cada asunto | Lista de verificación con puntos individuales, reutilizable |
| Acceso para clientes | Copias de documentos, transmitidas sin control de permisos | Acceso personalizado para cada participante, app incluida |
| Consultas | Carta de acompañamiento, llamada o correo electrónico aparte | Comentario directamente en el documento correspondiente |
| Seguimiento del estado | Solo en el expediente de la persona responsable | Estado de tramitación de cada punto, visible para ambas partes |
| Envío de un documento individual | Carta o adjunto, sin caducidad ni protección | Enlace seguro con contraseña y fecha de caducidad |
| Firmas | Imprimir, firmar, devolver | Firma avanzada o cualificada con 5F Sign |
| Trazabilidad | Registro de salida de correspondencia y expediente, reconstruidos a posteriori | Registro de auditoría por asunto, archivo con garantía de integridad en el DMS integrado |
FAQ
Häufige Fragen
5F no sustituye su software de gestión del despacho ni el beA, el buzón electrónico especial de la abogacía alemana: funciona junto a ambos. En 5F tiene lugar el intercambio con sus clientes y demás participantes: solicitar documentación, compartir documentos, resolver consultas e incluso firmar. La comunicación electrónica con los tribunales sigue pasando por el beA, y la gestión de expedientes, por el sistema que su despacho utilice para ello.
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Tras la demo en línea, puede probar 5F gratis durante 30 días.