Grundstückskaufverträge
Die Angaben und Unterlagen für einen Kaufvertrag sammeln Sie von Käufer und Verkäufer über eine Checkliste ein, statt über getrennte Postfächer.
Für Notarinnen, Notare und ihre Teams
Vorgänge digital vorbereiten. Von der ersten Unterlage bis zum Beurkundungstermin.
5F ist die Plattform für das digitale Notariat. Darüber fordern Sie Unterlagen an, tauschen vertrauliche Dokumente aus und klären Rückfragen. Beteiligte arbeiten kostenfrei mit.
Datenhaltung in Deutschland · Entwickelt für Berufsgeheimnisträger · Externe Beteiligte kostenfrei · Inhouse-Entwicklung in Regensburg · Kostenlos testen nach Demo
Status quo
Unterlagen auf Papier, Überblick nur in der Akte
Für einen Beurkundungstermin müssen Angaben und Unterlagen von mehreren Seiten zusammenkommen, von den Beteiligten selbst und von Banken, Maklern oder Verwaltungen. Sie erreichen das Notariat als Ausdruck per Post, als Scan im Postfach einer einzelnen Person und gelegentlich per Fax. Was bereits vorliegt, verteilt sich damit auf die Akte und mehrere Postfächer, und eine fehlende Angabe zeigt sich oft erst kurz vor dem Termin.
5F ersetzt diesen Ablauf durch einen gemeinsamen Datenraum je Vorgang, in dem alle Seiten denselben Überblick haben.
Anwendungsfälle
Wofür Sie 5F im Notariat einsetzen
Gesellschaftsgründungen
Gründungsunterlagen und Gesellschafterangaben laufen in einem Datenraum zusammen, auch wenn die Beteiligten an verschiedenen Orten sitzen.
Testamente und Nachlassvorgänge
Nachweise fordern Sie bei mehreren Beteiligten an und sehen je Position, was schon vorliegt und was noch fehlt.
Ehe- und Scheidungsfolgenvereinbarungen
Bei besonders vertraulichen Unterlagen legen Sie je Beteiligtem fest, welchen Datenraum er sieht und was darin liegt.
Vorsorge und Vollmachten
Den Entwurf stellen Sie den Beteiligten im Datenraum zur Durchsicht bereit und klären Rückfragen als Kommentar am Dokument.
Banken, Makler und weitere Stellen
Finanzierende Banken, Makler oder Hausverwaltungen erhalten einen eigenen Zugang zum Vorgang, bezahlt werden nur Ihre internen Lizenzen.
Kernfunktionen
Womit Ihr Notariat täglich arbeitet
Checklisten für die Unterlagen der Beteiligten
Sie legen fest, welche Angaben und Nachweise ein Vorgang braucht, und geben die Liste für die Beteiligten frei. Jede Position führt ihren eigenen Bearbeitungsstand, sodass Notariat und Beteiligte vor dem Termin auf denselben Stand schauen. Eine fertige Liste sichern Sie als Vorlage und greifen beim nächsten Vorgang derselben Art darauf zurück.
Datenräume je Vorgang
Jeder Vorgang bekommt einen eigenen Raum, in dem Entwürfe, Nachweise und der Schriftwechsel dazu beieinander liegen. Wen Sie zu welchem Raum einladen und was er dort darf, steuern Sie selbst. Eine Rückfrage hängen Sie mit der Kommentarfunktion an das Dokument, um das es geht, statt sie in einem Mail-Verlauf zu führen.
Aufgaben
Wer im Team welchen Schritt übernimmt, hinterlegen Sie als Aufgabe am Vorgang selbst. Das Dashboard zeigt, was erledigt ist und was noch aussteht.
Sichere Links
Per Link versenden Sie einzelne Dokumente oder fordern sie an, ohne dass Ihr Gegenüber ein Konto benötigt. Passwortschutz und Ablaufdatum lassen sich bei Bedarf hinzufügen. So erreichen Sie auch eine Stelle, die nur ein einziges Schriftstück beisteuert und dafür keinen Platz im Datenraum braucht.
5F App
Beteiligte fotografieren einen Nachweis mit dem Telefon und legen ihn sofort an der passenden Position ab, statt ihn zu scannen oder zu verschicken. Auch Ihr Team greift von unterwegs auf den Vorgang zu. Die App gehört zu jeder Lizenz, zusätzliche Kosten entstehen nicht.
Wie passt 5F zu Ihren Urkundsverfahren?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.
Vorteile im Überblick
Das bringt Ihnen 5F im Notariat
- Beteiligte ohne LizenzkostenKäufer, Verkäufer, Bank und Makler arbeiten im selben Vorgang mit, bezahlt werden nur die Lizenzen Ihrer eigenen Mitarbeitenden.
- Offene Unterlagen auf einen BlickVor dem Termin sehen beide Seiten an derselben Liste, welche Angabe noch fehlt.
- Weg vom E-Mail-VerkehrDie Abstimmung mit allen Seiten läuft über die Plattform, jede Rückfrage steht an dem Dokument, um das sie sich dreht.
- Unterschrift ohne MedienbruchMit dem Modul 5F Sign entsteht die Unterschrift im Vorgang selbst, fortgeschritten oder qualifiziert.
- Für Berufsgeheimnisträger entwickeltNotarielle Vorgänge unterliegen der Verschwiegenheitspflicht, 5F ist für die Anforderungen von Berufsgeheimnisträgern entwickelt und speichert ausschließlich in Deutschland.
- Nachvollziehbar dokumentiertWer eine Unterlage hochgeladen oder geändert hat, hält der unveränderbare Audit-Log fest, die revisionssichere Archivierung übernimmt das integrierte DMS.
Zubuchbar
Module für das Notariat
Für einzelne Anforderungen gibt es zubuchbare Module. Sie sitzen in derselben Plattform wie Ihre Vorgänge, ein zweites Werkzeug braucht niemand.
5F · Modul
5F Sign
Unterschriften entstehen direkt am Dokument im Datenraum, fortgeschritten oder qualifiziert.
Mehr erfahren 5F · Modul5F White Label
Die Plattform läuft unter der Adresse Ihres Notariats, sichtbar sind Ihr Name und Ihr Logo, ebenso im Absender der Benachrichtigungen.
Mehr erfahren 5F · Modul5F Labels
Intern kennzeichnen Sie Dokumente und Aufgaben farbig, nach außen bleiben diese Vermerke unsichtbar.
Mehr erfahrenWas ist ein digitales Notariat?
Als digitales Notariat wird ein Notariat bezeichnet, das seine Abläufe elektronisch führt, von der Vorbereitung eines Vorgangs über die Kommunikation mit den Beteiligten bis zur elektronischen Übermittlung an Register und Behörden. Ein Teil dieser Abläufe ist gesetzlich geregelt und läuft über eigene, dafür vorgesehene Systeme des Berufsstands, darunter das elektronische Urkundenarchiv. Daneben steht die Abstimmung mit den Beteiligten und weiteren Stellen, also der Weg, auf dem Unterlagen angefordert, bereitgestellt und besprochen werden. Dafür nutzen Notariate eigene Plattformen, im Markt meist als Datenraum, Mandantenportal oder Kundenportal bezeichnet. In diese Gruppe gehört 5F, ergänzend zu den Systemen, die im Notariat ohnehin laufen.
Papier oder digital: der Unterschied
| Merkmal | Papier und E-Mail | Mit 5F |
|---|---|---|
| Anforderung von Unterlagen | Aufzählung im Anschreiben, für jeden Vorgang neu getippt | Checkliste mit einzelnen Positionen, als Vorlage wiederverwendbar |
| Zugang für Beteiligte | Kopien gehen raus, die Weitergabe danach ist nicht mehr steuerbar | Eigener Zugang je Person, mit Rechten je Datenraum |
| Rückfragen | Telefonnotiz oder Mail neben der Akte | Kommentar an dem Dokument, um das es geht |
| Stand des Vorgangs | Nur die zuständige Person weiß, was schon eingegangen ist | Bearbeitungsstand je Position, den beide Seiten sehen |
| Einzelnes Dokument verschicken | Brief oder Mailanhang, unbegrenzt gültig und ungeschützt | Sicherer Link, auf Wunsch mit Passwort und Ablaufdatum |
| Unterschriften | Ausdruck, Unterschrift, Rückversand | Fortgeschritten oder qualifiziert mit 5F Sign |
| Nachvollziehbarkeit | Später aus Akte und Postausgang rekonstruiert | Audit-Log am Vorgang, Archivierung revisionssicher im DMS |
FAQ
Häufige Fragen
5F ersetzt weder das elektronische Urkundenarchiv noch die Systeme des elektronischen Rechtsverkehrs, es tritt neben sie. Die gesetzlich geregelten Abläufe laufen weiter über die dafür vorgesehenen Systeme des Berufsstands. In 5F liegt die Vorbereitung eines Vorgangs mit den Beteiligten, Banken und weiteren Stellen. Dort fordern Sie Angaben und Nachweise an, legen Entwürfe zur Durchsicht vor und klären Rückfragen, bis der Termin steht.
5F Sign bietet die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur, alles, was darüber hinaus eine notarielle Beurkundung verlangt, ersetzt das Modul nicht. Die Beurkundung bleibt bei Ihrem Notariat. Mit 5F Sign unterzeichnen Beteiligte Dokumente im Vorgang, für die eine dieser beiden Signaturstufen genügt, ohne Ausdruck und Rückversand.
Jetzt starten
Sehen Sie 5F im Einsatz für das Notariat
In einer kurzen Online-Demo zeigen wir Ihnen die Plattform im Einsatz und besprechen Ihre Anforderungen.
Nach der Online-Demo können Sie 5F für 30 Tage kostenlos testen.