Conecte 5F y DATEV. Entran justificantes, salen documentos.
Sus clientes suben los justificantes a 5F y la transferencia a DATEV Unternehmen online (DUo) se realiza automáticamente. Los documentos de sus flujos de trabajo llegan a DATEV DMS sin que usted tenga que archivarlos por segunda vez.
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Los mismos documentos se archivan dos veces
Los justificantes llegan por correo electrónico y hay que buscarlos, descargarlos y transferirlos uno a uno a DATEV. Después, los documentos terminados se pasan a mano al DMS, a menudo con consultas sobre dónde archivarlos. Dos sistemas, el doble de trabajo, y cada cambio de sistema genera duplicados y errores de archivo.
5F conecta ambas vías para que la transferencia se realice en segundo plano.
DATEV DUo: así funciona la transferencia de justificantes con 5F
Sus clientes suben los justificantes a una lista de verificación, ordenados por tipo, como facturas emitidas y recibidas o justificantes de caja. Desde allí pasan automáticamente a las carpetas de destino correspondientes en DUo. Es necesario disponer de acceso a DATEV Unternehmen online con el Belegbilderservice (servicio de imágenes de justificantes) para el cliente en cuestión.
Crear una lista de verificación para la contabilidad
En el proyecto del cliente, usted crea una lista de verificación para la contabilidad financiera. Hay una plantilla de contabilidad disponible, así que no necesita crear la lista desde cero.
Vincular al cliente con DATEV
Usted vincula al cliente con DATEV una sola vez y concede los permisos necesarios. Si lo desea, puede importar los clientes existentes desde DUo a la libreta de direcciones de 5F.
Los justificantes se transfieren automáticamente
Sus clientes suben los justificantes y usted no tiene que iniciar manualmente la transferencia a DUo. En la vista general de documentos comprueba, para cada justificante, si la transferencia se ha realizado correctamente.
DATEV DMS: así funciona la sincronización de documentos con 5F
Usted sigue trabajando en 5F y los documentos de los flujos de trabajo seleccionados se transfieren a su archivo de documentos de DATEV. La sincronización se realiza a través de la aplicación de escritorio de 5F. Es necesario disponer de acceso a DATEV DMS, a DATEVconnect y a DATEVconnect Dokumentenmanagement.
Configurar la aplicación de escritorio
Usted instala la aplicación de escritorio de 5F (Windows, macOS, Linux), inicia sesión una sola vez con un código de verificación y crea un perfil de usuario de DATEV.
Elegir la variante de DATEV y el destino
Usted elige qué aplicación de DATEV utiliza: DATEV DMS, DATEV Dokumentenablage o DATEV Eigenorganisation comfort. Después, configura la clase y el estado de los documentos según su entorno.
Sincronizar por flujo de trabajo
Usted asigna el perfil a los flujos de trabajo cuyos documentos deben transferirse y elige el área de destino. La sincronización se ejecuta automáticamente o se inicia de forma manual.
¿Quiere ver la integración con DATEV en sus propios procesos?
En 45 minutos le mostramos el módulo en funcionamiento y, si lo desea, puede comenzar directamente el periodo de prueba.
Ventajas de un vistazo
Lo que le aporta 5F DATEV
- Sin archivar dos vecesLos documentos de 5F llegan a su entorno DATEV sin que nadie tenga que clasificarlos por segunda vez. Así se evitan los duplicados y los errores de archivo habituales.
- Transferencia de justificantes sin intervención manualLo que sus clientes suben a la lista de verificación pasa automáticamente a DUo. Nadie tiene que iniciar la transferencia ni buscar justificantes en los buzones de correo electrónico.
- Los metadatos acompañan al documentoUsted introduce en 5F las palabras clave, la descripción, el tipo de documento y el ejercicio fiscal. Durante la sincronización, estos datos se transfieren a DATEV DMS.
- Compatible con su licencia de DATEVDATEV DMS, Dokumentenablage o Eigenorganisation comfort: usted elige en la aplicación de escritorio el destino de la sincronización.
- Las consultas quedan en el justificanteLas dudas sobre justificantes concretos se aclaran con la función de comentarios, directamente en la lista de verificación, en lugar de por correo electrónico o teléfono.
- Costes previsibles para la contabilidad financieraLa integración con DUo está disponible con tarifa plana. Sus clientes no necesitan licencia propia para subir documentos, como todos los participantes externos en 5F.
¿Qué es una interfaz con DATEV?
Una interfaz con DATEV conecta una aplicación externa con los programas DATEV de una firma para que los datos puedan transferirse entre ambos sistemas. En la práctica, suele tratarse de justificantes para la contabilidad financiera o de documentos que se archivan en DATEV. Sin interfaz, los mismos archivos deben procesarse a mano en ambos sistemas. 5F DATEV cubre ambas direcciones.
Con o sin integración: la diferencia
| Merkmal | Sin integración | Con 5F DATEV |
|---|---|---|
| Recopilación de justificantes | Adjuntos de correo electrónico, papel, búsqueda en el buzón | Lista de verificación con campos de carga por tipo de justificante |
| Transferencia a DATEV | Descarga y carga manuales | Transferencia automática a DUo |
| Archivo de documentos | Se vuelven a archivar a mano en el DMS | Sincronización por flujo de trabajo, automática o manual |
| Metadatos | Se vuelven a introducir en DATEV | Se transfieren desde 5F |
| Duplicados | Se generan al cambiar de sistema | Se detectan durante la sincronización |
| Consultas sobre justificantes | Correo electrónico y teléfono | Comentario directamente en el justificante |
Häufige Fragen
Sí, 5F DATEV consta de dos componentes que se contratan de forma independiente. La conexión con DATEV Unternehmen online funciona con tarifa plana para la transferencia de comprobantes de sus clientes; la conexión con DATEV DMS se factura por cada usuario que sincroniza. Un despacho que solo quiera transferir comprobantes no necesita la conexión con el DMS, y viceversa.
No, su cliente solo necesita su acceso gratuito a 5F y sube sus comprobantes a la checklist, también con la app desde el smartphone. Su despacho configura una sola vez la conexión con DATEV Unternehmen online: para ello inicia sesión en DATEV a través de 5F y concede los permisos.
El cliente de escritorio de 5F se instala localmente en los puestos cuyos usuarios estén habilitados para la sincronización con el DMS. Tras un único inicio de sesión con código de verificación, permanece conectado, la sincronización se ejecuta en segundo plano y en un mismo cliente de escritorio se pueden crear varios perfiles de usuario de DATEV. Sus clientes y los demás participantes no lo necesitan: siguen trabajando en el navegador o en la app.
Los documentos que se sincronizan con DATEV DMS permanecen en 5F, en la sala de datos del cliente. Sus clientes y demás participantes siguen trabajando con ellos allí; la sincronización deposita una copia en su entorno DATEV y detecta los duplicados.
Vea 5F DATEV en funcionamiento
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