Auditoría de cuentas anuales
Usted solicita la evidencia mediante una lista de verificación y resuelve las consultas directamente en el documento, sin salir de la sala de datos.
Para firmas y equipos de auditoría
Organizar digitalmente los procesos de auditoría. De la lista PBC a los estados financieros consolidados
Con 5F, su equipo de auditoría recopila la evidencia de auditoría de forma estructurada, se comunica de forma segura con los clientes y demás intervinientes en la auditoría y documenta la colaboración en un registro de auditoría inalterable.
Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo
Situación actual
Evidencia de auditoría por correo electrónico y en listas de Excel
En muchos equipos de auditoría, las listas de solicitud circulan como adjuntos de Excel, la documentación llega a distintos buzones de correo y las consultas y los recordatorios se reparten en hilos separados. Ninguno de los buzones implicados muestra qué punto sigue pendiente, y la documentación del proceso de auditoría se elabora a posteriori. Para los profesionales sujetos a secreto profesional, además, el correo electrónico no es el canal adecuado para los datos sensibles de los clientes.
5F sustituye este proceso por una plataforma en la que confluyen la solicitud, el intercambio y la documentación.
Casos de uso
Usos de 5F en la auditoría
Listas PBC
Su lista de solicitud funciona como una lista de verificación digital con el estado de cada punto, en lugar de circular como adjunto de Excel en varias versiones.
Confirmación de saldos
Usted envía solicitudes de confirmación a deudores o acreedores y sigue las respuestas en un único lugar, con el módulo 5F Confirmación de saldos.
Auditoría de grupos
Usted verifica a los auditores de componentes, distribuye las instrucciones de auditoría y sigue las respuestas de cada sociedad, con el módulo 5F Auditoría de grupos.
M&A y due diligence
Para operaciones confidenciales, usted crea una sala de datos y determina para cada participante qué documentos puede ver.
Verificación ESG
La evidencia de sostenibilidad la recopila con las mismas listas de verificación que el resto de la documentación, con el estado de cada punto.
Funciones principales
Las herramientas diarias de su equipo de auditoría
Listas de verificación para la evidencia de auditoría
Usted solicita la documentación mediante listas de verificación dinámicas, con categorías, prioridades y fechas de vencimiento. El cliente sube los archivos directamente en el punto correspondiente, y el estado de tramitación muestra lo que queda pendiente. Las listas que ya ha creado las guarda como plantilla y las reutiliza en toda la firma.
Salas de datos para cada encargo
Un espacio seguro para cada encargo o auditoría, en el que los documentos, la comunicación y las tareas permanecen en su contexto. Usted resuelve las consultas con la función de comentarios directamente en el contenido, no en hilos de correo electrónico separados.
Tareas
Usted asigna tareas, hace su seguimiento y ve el avance en el panel de control. Las responsabilidades quedan vinculadas al encargo, en lugar de figurar en una lista aparte.
Enlaces seguros
Los documentos concretos pueden compartirse o solicitarse mediante un enlace, sin que el destinatario tenga que registrarse. Si lo desea, puede añadir una contraseña y una fecha de caducidad. Es la opción adecuada para participantes que no deben tener acceso a la sala de datos.
5F App
Su equipo y sus clientes consultan, suben y comentan la documentación también desde fuera de la oficina. La app está incluida en todas las licencias sin coste adicional.
¿Cómo encaja 5F en sus procesos de auditoría?
En 45 minutos le mostramos la plataforma en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
Ventajas de un vistazo
Lo que le aporta 5F en la auditoría
- Recopilar la evidencia de forma estructuradaLas listas de verificación dinámicas muestran, para cada punto, qué se ha solicitado, qué se ha entregado y qué sigue pendiente.
- Dejar atrás el correo electrónicoComunicación segura con los clientes y demás intervinientes en la auditoría, desarrollada para profesionales sujetos a secreto profesional.
- Incorporar participantes sin costeLos clientes y demás intervinientes en la auditoría trabajan sin licencia propia; solo pagan licencia sus usuarios internos.
- Realizar auditorías a distanciaLa documentación de auditoría está disponible en formato digital, y el equipo trabaja desde cualquier lugar y a cualquier hora.
- Documentación trazableRegistro de auditoría inalterable y archivo con garantía de integridad, conforme al RGPD y a las GoBD.
- Funciones especializadas para la auditoríaConfirmación de saldos, auditoría de grupos y firma electrónica, como módulos de la misma plataforma.
En la práctica
Lo que dicen los equipos de auditoría sobre 5F
En Grant Thornton Austria utilizamos la innovadora y sencilla plataforma de colaboración de 5F específicamente en el área de auditoría. Esta avanzada solución permite digitalizar con eficiencia el intercambio de datos y contribuye de forma decisiva a aliviar la carga de trabajo de nuestros empleados, ya que reduce notablemente los problemas que genera un elevado número de correos electrónicos sin leer.
Wolfgang Laserer
Auditor y asesor fiscal · Grant Thornton Austria
En el marco de la aplicación sistemática de su estrategia de digitalización, el equipo de KHS decidió implantar soluciones seleccionadas de 5FSoftware. De este modo, KHS ofrece a sus clientes un portal seguro y cómodo que incluye soluciones integradas.
Johannes Matthias Kleinlosen
Auditor, Dipl.-Kaufmann · KHS Kempis Kleinlosen
Contratable aparte
Módulos para la auditoría
Para los requisitos específicos de la auditoría, 5F ofrece sus propios módulos especializados. Funcionan en la misma plataforma que sus salas de datos y listas de verificación, sin herramientas adicionales ni cambios de sistema.
5F · Módulo
5F Confirmación de saldos
Usted envía solicitudes de confirmación a deudores o acreedores, sigue las respuestas de forma centralizada y aclara las discrepancias directamente en la solicitud.
Más información 5F · Módulo5F Auditoría de grupos
Usted verifica a los auditores de componentes, distribuye instrucciones de auditoría y documentación, y controla las respuestas de cada sociedad.
Más información 5F · Módulo5F Sign
Usted suscribe contratos, informes de auditoría y documentos de clientes con firma electrónica avanzada o cualificada, sin salir de la sala de datos.
Más información¿Qué es el software para auditoría?
El software para auditoría abarca varios tipos de herramientas. El software de auditoría propiamente dicho apoya los procedimientos de auditoría, desde la evaluación de riesgos hasta la documentación de la auditoría. Junto a él está la colaboración con la entidad auditada y otros intervinientes, es decir, la solicitud, el intercambio y el seguimiento de la evidencia de auditoría. 5F cubre este segundo nivel y puede utilizarse junto al software de auditoría que ya tenga.
Por correo electrónico o con 5F: la diferencia
| Merkmal | Por correo electrónico y carpetas de archivos | Con 5F |
|---|---|---|
| Solicitud de evidencia | Listas de Excel como adjunto, con varias versiones en circulación | Listas de verificación digitales con el estado de cada punto |
| Comunicación | Dispersa entre buzones de correo e hilos | Con la función de comentarios, directamente en el contenido |
| Confidencialidad | No apto para datos sensibles de clientes | Salas de datos seguras, datos alojados en Alemania |
| Acceso para clientes | Archivos por correo, accesos compartidos sin un esquema de permisos | Acceso propio sin licencia, app incluida |
| Envío de un documento individual | Archivo adjunto en el buzón, sin caducidad ni protección | Enlace seguro con contraseña y fecha de caducidad, sin cuenta para el destinatario |
| Firmas | Imprimir, firmar, escanear | Firma avanzada o cualificada con 5F Sign |
| Documentación | Se reconstruye a posteriori | Queda constancia en el registro de auditoría inalterable |
FAQ
Häufige Fragen
El registro de auditoría inalterable de 5F deja constancia de cada actividad en orden cronológico, con búsqueda de texto completo y filtros para su análisis. Las consultas y respuestas quedan como comentarios junto a cada evidencia, y los documentos se archivan en el DMS integrado de forma inalterable y auditable. Para el expediente de auditoría, los usuarios autorizados exportan el registro de auditoría y descargan en bloque los documentos de un encargo.
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Tras la demo en línea, puede probar 5F gratis durante 30 días.