Con 5F Confirmación de saldos, usted envía las solicitudes de confirmación a deudores o acreedores en formato digital, con un proceso guiado paso a paso. Sigue las respuestas en una vista general centralizada y aclara las discrepancias directamente en la plataforma.
Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo
Las confirmaciones de saldos forman parte de toda auditoría de cuentas anuales. Lo habitual es enviar las solicitudes por carta a los socios comerciales del cliente; las confirmaciones firmadas vuelven por la misma vía y, si algo no está claro, la correspondencia empieza de nuevo. Así pasan fácilmente varias semanas, mientras las respuestas se controlan en hojas de Excel y carpetas de papel.
Con 5F, el mismo proceso se realiza en formato digital, desde el envío hasta la aclaración de las discrepancias.
Usted selecciona las cuentas por cobrar o por pagar e importa la lista con la plantilla predefinida. Si todavía le faltan los datos del cliente, los solicita directamente en 5F con esa misma plantilla. Después de una revisión en la vista general de datos, las solicitudes se envían en formato digital. Ya no hace falta imprimir, ensobrar ni franquear.
Los socios comerciales reciben un formulario claro, con selector de idioma, e introducen sus datos directamente en él. La respuesta se completa mediante un enlace de confirmación enviado por correo electrónico, que además valida los datos de contacto de quien responde. Para ello no necesitan licencia, como todos los participantes externos en 5F.
El panel de control muestra el estado de cada solicitud enviada y la tasa de respuesta de la campaña, con funciones de filtro y búsqueda. Quien no responde recibe un recordatorio enviado directamente desde el panel.
Si un saldo comunicado no coincide, usted lo aclara directamente en la solicitud correspondiente. En los datos de las facturas registra el importe según la respuesta y la discrepancia aclarada, también por etapas, y añade comentarios a la solicitud. Cada paso del proceso de auditoría queda documentado.
En 45 minutos le mostramos el módulo en funcionamiento y, si lo desea, puede comenzar directamente el periodo de prueba.
Ventajas de un vistazo
Una confirmación de saldos es un tipo de evidencia de auditoría que se obtiene en la auditoría de cuentas anuales. El auditor pide a los socios comerciales de la empresa auditada que confirmen las cuentas por cobrar y por pagar pendientes a la fecha de cierre. Así puede comprobarse si los saldos que figuran en la contabilidad son correctos. Por lo general, la solicitud se dirige a los deudores (clientes) y acreedores (proveedores) de la empresa auditada.
| Merkmal | Confirmación de saldos tradicional | Confirmación de saldos digital con 5F |
|---|---|---|
| Envío | Carta, a veces correo electrónico | Digital, a todos los destinatarios de la campaña a la vez |
| Respuestas | Por correo postal, varias semanas | Directamente en la plataforma |
| Visión general | Listas manuales | Vista centralizada del estado en tiempo real |
| Recordatorios | Nueva carta o llamada telefónica | Con un clic por solicitud |
| Aclaración de discrepancias | Nueva ronda de correspondencia | En la propia solicitud, con función de comentarios |
| Documentación | Archivo en papel | Archivo digital inalterable y auditable |
Cada socio comercial recibe un enlace personal válido solo para su propia solicitud. Su respuesta solo surte efecto al hacer clic en el enlace de confirmación del correo electrónico, lo que asegura los datos de contacto de quien responde. Cada solicitud lleva su propio registro de actividad, y los eventos constan además en el registro de auditoría inalterable.
Al cerrar una campaña, exporta los resultados como archivo de Excel y descarga en bloque todos los documentos recibidos. Los comentarios de cada expediente están disponibles como PDF en la sala de datos. Así incorpora íntegramente a su expediente de auditoría las respuestas recibidas, las diferencias y su aclaración.
5F Confirmación de saldos funciona con tarifa plana. La cuota anual depende únicamente de cuántos auditores de su firma utilizan el módulo. No importa cuántas campañas inicie ni a cuántos deudores o acreedores escriba, y sus socios comerciales responden gratis.
En una breve demo en línea le mostramos el módulo en funcionamiento y analizamos sus necesidades.