FAQs Archiv - 5FSoftware - Mandantenkommunikation 4.0

Q: Kann ich 5F Sign kostenlos ausprobieren?

Dies ist leider nicht möglich, da für Sie ein kostenpflichtiger Account bei unserem Partner FP Sign angelegt wird.

Q: Wo kann ich mich zur elektronischen Signatur mit 5F Sign beraten lassen?

Wenn Sie mehr über 5F Sign erfahren und sich beraten lassen möchten, sprechen Sie uns gerne an oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin, in dem wir Ihnen alle Details zeigen können. Alle Kontaktmöglichkeiten finden Sie hier . Wir freuen uns auf Sie!

Q: Muss ich mich neu identifizieren, wenn ich das Passwort meines Signaturaccounts ändern möchte?

Ja, aus Sicherheitsgründen ist in diesem Fall eine erneute Identifikation nötig.

Q: Wo werden meine Daten gespeichert?

Die 5F Client Collaboration Plattform wird vollständig in Deutschland gehostet. 5FSoftware nutzt dazu die Infrastruktur der Open Telekom Cloud. Neben den Rechenzentren der Open Telekom Cloud stellt 5FSoftware für die Speicherung der Dokumente gemeinsam mit dem Kooperationspartner d.velop AG ein cloudbasiertes DMS zur Verfügung. Der Sitz dieser Rechenzentren befindet sich ebenfalls in Deutschland und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. 5FSoftware gestaltet in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so, dass diese den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Es werden alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten der jeweiligen Organisation gemäß Art. 32 DSGVO erfüllt. Mehr zum Datenschutz bei 5FSoftware erfahren Sie hier .

Q: Sind elektronische Signaturen mit 5F Sign rechtswirksam?

Ja, die elektronische Signaturen mit 5F Sign sind rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung von 2016, in der die rechtlichen Anforderungen an elektronische Signaturen innerhalb der EU geregelt sind. Mehr Informationen dazu finden Sie auch in unserem Blog .

Q: Wer hat 5F Sign entwickelt?

Die Signaturlösung FP Sign wurde in Deutschland von unserem Partner FP Mentana-Claimsoft GmbH entwickelt, der seit über 20 Jahren auf den Bereich digitaler Signaturen spezialisiert ist. Die Signaturlösung von FP Sign wurde von 5FSoftware GmbH als Modul 5F Sign in die 5F Collaboration Plattform integriert. 5F Sign ist Made in Germany, Daten verlassen nicht das Land – somit entstehen keine Konflikte im Hinblick auf Datenbearbeitung in Drittländern.

Q: Was passiert, wenn ein Empfänger das vorliegende Dokument nicht signieren möchte?

Der Empfänger einer Signaturanfrage hat jederzeit die Möglichkeit, diese abzulehnen und seine Ablehnung zu begründen.

Q: Kann ich als Ersteller der Signatur entscheiden, an welcher Stelle im Dokument die Signatur des Empfängers platziert werden soll?

Ja. Bei der Erstellung einer Signatur haben Sie die Möglichkeit, Signaturfelder zu setzen. Dadurch geben Sie den Empfängern der Signaturanfrage exakt vor, an welchen Stellen das Dokument signiert werden soll. Signaturfelder lassen sich mit wenigen Klicks auch auf mehreren Seiten des Dokuments setzen, falls das Dokument mehrfach signiert werden soll. Bei einer qualifizierten Signatur kann pro Signaturdurchlauf jeweils nur ein Signaturfeld pro Unterzeichner gesetzt werden. Tipp: Wenn Sie eine Person mehrfach qualifiziert auf einem Dokument unterschreiben lassen wollen, so fügen Sie den Nutzer einfach mehrfach als Empfänger hinzu.

Q: Kann ein einzelnes Dokument mehrfach und durch verschiedene Personen signiert werden?

Ja. Mit der Option eines Signaturenumlaufs können Sie ein Dokument gemeinsam mit anderen signieren. Dazu signieren Sie das Dokument und geben es anschließend zur Signatur an weitere Personen. Indem Sie eine Signatur anfordern, können Sie außerdem (mehrere) Dritte dazu auffordern, ein Dokument zu signieren.

Q: Welche Dateiformate werden in 5F Sign unterstützt?

Mit 5F Sign lassen sich PDF-Dateien in verschiedenen Varianten signieren. Wenn Sie Word- oder Excel-Dateien signieren möchten, wird die entsprechende Datei nach dem Upload automatisch in ein PDF konvertiert und anschließend standardmäßig signiert. Bitte beachten Sie: Schreibgeschützt abgespeicherte Dokumente, wie das Format PDF/A Langzeitarchivierung, können nicht digital signiert werden, da auf diesen Dokumenten keine Signatur angebracht werden kann. Bei Dokumenten dieses Typs muss zuvor der Schreibschutz entfernt werden, z.B. durch erneutes Abspeichern ohne Schreibschutz.

Kann ich als Ersteller der Signatur entscheiden, an welcher Stelle im Dokument die Signatur des Empfängers platziert werden soll?

Lennart Mahling2022-05-13T16:36:47+02:00Mai 13th, 2022|

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FAQs

Kann ich 5F Sign kostenlos ausprobieren?

Wo kann ich mich zur elektronischen Signatur mit 5F Sign beraten lassen?

Muss ich mich neu identifizieren, wenn ich das Passwort meines Signaturaccounts ändern möchte?

Wo werden meine Daten gespeichert?

Sind elektronische Signaturen mit 5F Sign rechtswirksam?

Wer hat 5F Sign entwickelt?

Was passiert, wenn ein Empfänger das vorliegende Dokument nicht signieren möchte?

Kann ich als Ersteller der Signatur entscheiden, an welcher Stelle im Dokument die Signatur des Empfängers platziert werden soll?

Kann ein einzelnes Dokument mehrfach und durch verschiedene Personen signiert werden?

Welche Dateiformate werden in 5F Sign unterstützt?

Wie läuft die elektronische Signatur mit 5F Sign ab?

Muss sich auch der Empfänger einer elektronischen Signatur für 5F Sign registrieren?