Services für die Anpassung von 5F an Ihre IT und Ihre Arbeitsweise

5F Onboarding-Service

Der 5F Onboarding-Service bietet eine umfassende Unterstützung beim Start mit der 5F-Plattform. Gemeinsam mit Ihnen nehmen wir alle wesentlichen Schritte der Einrichtung und Vorkonfiguration vor, damit Sie von Beginn an effizient arbeiten können.

• Erweiterte Einrichtung: Unser Team übernimmt über die Standard-Einrichtung hinaus die Vorkonfiguration der 5F-Plattform, einschließlich weiterer Nutzeraccounts und Konfigurationen.
• Individuelle Erstellung von Projektstrukturen: In enger Abstimmung mit Ihnen passen wir die Plattform an Ihre spezifischen Anwendungsbedürfnisse an. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir passgenaue Projektstrukturen und bereiten Vorlagen vor.
• Umfassende Beratung: Wir stehen Ihnen während des gesamten Onboarding-Prozesses zur Verfügung, um Sie umfassend zu beraten, individuelle Fragen zu beantworten und Sie bei der Abbildung interner Prozesse zu unterstützen.

5F Single Sign-On (SSO)

5F Single Sign-On (SSO) ermöglicht eine zentrale Anmeldung und Zugriffsverwaltung für Mitarbeitende Ihrer Organisation, angebunden an Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory). Dadurch wird die Nutzung und Verwaltung von Zugriffsrechten in Ihrem Unternehmen deutlich effizienter und sicherer, während gleichzeitig die administrative Belastung durch vereinfachte und zentralisierte Prozesse reduziert wird.

• Zentralisierte Verwaltung: Der Zugang zu 5F wird zentral über Microsoft Entra ID gesteuert. Bei Sperrung oder Lizenzentzug entfällt automatisch die Anmeldungsmöglichkeit.
• Komplexitätsreduktion: 5F SSO vereinfacht den Anmeldeprozess und reduziert die administrative Komplexität in der Softwarelandschaft Ihres Unternehmens.
• Effizientes On- und Offboarding: Mitarbeitende können schnell integriert und problemlos abgemeldet werden, wodurch administrative Prozesse optimiert werden.
• Erhöhte Compliance: Die einheitliche Passwortverwaltung erleichtert die Einhaltung unternehmensspezifischer Passwortrichtlinien.

5F Vorlagen

5F Vorlagen bietet Ihnen vorgefertigte Checklisten, mit denen Sie Dokumente und Informationen effizient von beliebigen Personen einsammeln können. Die 5F Vorlagen decken verschiedene Anwendungsbereiche ab und ersparen Ihnen Zeit und Aufwand bei der Erstellung von Checklisten. Importieren Sie Vorlagen einfach als Excel-Datei mit wenigen Klicks, speichern und passen Sie sie an und verwenden Sie sie beliebig oft wieder.

Verfügbare Vorlagen – Themenbereiche in der Übersicht:

• Dauerakte & Stammdaten
• Einkommensteuer
• Finanzbuchhaltung
• Due Diligence
• Jahresabschlusserstellung
• Abschlussprüfung
• Lohn & Onboarding Lohn
• Geldwäschegesetz
• PBC-Liste
• ESG-Vorlage Beratung/Erstellung
• ESG-Vorlage Prüfung

5F Large File Support

5F Large File Support ermöglicht den effizienten Umgang mit großen Dateien innerhalb der 5F-Plattform. Der Service bietet Funktionen zur durchgängigen Verwaltung und sicheren Übertragung umfangreicher Dokumente und Daten.

• Unterstützung großer Dateien: Ermöglicht das Hochladen, Speichern und Teilen von großen Dateien bis 12 GB, wodurch die Zusammenarbeit an umfangreichen Projekten und Dokumenten erleichtert wird.
• Vollständige Integration: Der Service ist vollständig in die 5F-Plattform integriert, sodass Benutzerinnen und Benutzer große Dateien genauso einfach verwalten können wie kleinere Dokumente.

5F Schulungen

5F Schulungen unterstützen Sie gezielt dabei, die 5F-Plattform optimal in Ihrem Arbeitsalltag zu nutzen. Ob als Einstiegshilfe oder zur Vertiefung spezifischer Funktionen: Unsere Schulungsangebote sind flexibel, praxisnah und individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt.

• Einführungsschulung für einen reibungslosen Start: Nach der Entscheidung für 5F begleiten wir Sie auf Wunsch direkt mit einer Einführungsschulung via Microsoft Teams. Ohne aufwendige Installation, einfach im Browser einloggen und loslegen. Wir zeigen Ihnen die Kernfunktionen und geben Ihnen das nötige Handwerkszeug für die tägliche Arbeit mit der Plattform an die Hand.
• Vertiefende Workshops mit individuellen Schwerpunkten: Auch nach der Anfangsphase stehen wir Ihnen zur Seite. In einstündigen Workshops gehen wir gezielt auf Ihre spezifischen Fragestellungen ein, zeigen neue Funktionen und unterstützen bei der Abbildung individueller Arbeitsprozesse, effizient, praxisnah und zeitsparend.
• Flexible Durchführung und ergänzende Materialien: Unsere Schulungen finden per Microsoft Teams statt, zeitlich so, wie es am besten in Ihren Arbeitsalltag passt. Zusätzlich erhalten Sie begleitende PDF-Tutorials und Erklärvideos, die Sie jederzeit zur Hand haben.

5F Login-Slider

Der 5F Login-Slider erweitert die Login-Seite Ihrer 5F-Plattform um zusätzliche Gestaltungs- und Kommunikationsmöglichkeiten. So wird der Anmeldebereich nicht nur funktional genutzt, sondern zugleich als sichtbarer Bestandteil Ihres Außenauftritts. Farben, Bildsprache und Inhalte lassen sich gezielt auf Ihre Organisation abstimmen, sodass ein professioneller und einheitlicher erster Eindruck entsteht.

• Individuelle Gestaltung im Corporate Design: Die Login-Seite Ihrer 5F-Plattform kann visuell an das Corporate Design Ihrer Organisation angepasst werden. Dadurch entsteht ein stimmiger Auftritt, der Ihre Plattform klar Ihrer Marke zuordnet.
• Zusätzliche Kommunikationsfläche: Der integrierte Slider ermöglicht es, aktuelle Hinweise, Dienstleistungen oder organisatorische Informationen direkt auf der Login-Seite sichtbar zu platzieren. So wird der Anmeldebereich zu einem zusätzlichen Kommunikationskanal für Mandanten, Kunden oder Mitarbeitende.

5F Corporate Color Branding

Das 5F Corporate Color Branding ermöglicht es, die 5F-Plattform an das Corporate Design Ihrer Organisation anzupassen. Dies umfasst die Integration Ihrer spezifischen Farben und Schriftarten, um Ihre Marke konsistent zu präsentieren. Damit schaffen Sie ein professionelles Erscheinungsbild und stärken zudem die Bindung zu Ihren Mandanten oder Kunden.

• Individuelles Branding: Passen Sie die Benutzeroberfläche der 5F-Plattform an Ihre Organisationsfarben und -schriftarten an, um ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu schaffen.
• Verbesserte Mandanten- bzw. Kundenbindung: Ein konsistentes Design stärkt die Markenwahrnehmung und fördert die Bindung zu Ihren Mandanten bzw. Kunden.

5F Integrations- und Schnittstellenlösungen

Im Rahmen von 5F Integrations- und Schnittstellenlösungen bieten wir Ihnen umfangreiche Integrations- und Konnektivitätsmöglichkeiten für die 5F-Plattform. Durch einen modularisierten Ansatz können verschiedene Schnittstellen implementiert und an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden. Wir sind offen für Technologiepartnerschaften und entwickeln gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte Projekte, die eine reibungslose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ermöglichen und langfristig tragen.

• Breite Integrationsfähigkeit: 5F unterstützt die Integration von Schnittstellen zu verschiedenen Partnern und Systemen, z.B. vielen gängigen Dokumentenmanagementsystemen (DMS).
• REST-API Unterstützung: Die Plattform bietet eine REST-API im JSON-Format, die eine direkte Integration in bestehende IT-Infrastrukturen ermöglicht. Dies erleichtert den Datenaustausch und die Automatisierung von Arbeitsabläufen.
• Modularer Ansatz: 5F nutzt einen modularisierten Ansatz, um Schnittstellen flexibel und effizient zu implementieren. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Anpassung an die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation.
• Offen für Technologiepartnerschaften: Wir sind bestrebt, durch Technologiepartnerschaften maßgeschneiderte Anbindungen zu entwickeln. Im Rahmen von Partnerprojekten stellen wir spezifische Schnittstellen bereit, um eine optimale Integration und Zusammenarbeit mit anderen Systemen zu gewährleisten.

5F Tenant-Administration

Die 5F Tenant-Administration bietet umfassende Verwaltungswerkzeuge für die Administration der 5F-Plattform. Sie ermöglicht eine zentrale und effiziente Verwaltung von mitarbeiter- und organisationsspezifischen Einstellungen.

• Organisationsübergreifende Verwaltung: Die Tenant-Administration dient als zentrales Verwaltungsinstrument, um Einstellungen für verschiedene Organisationseinheiten vorzunehmen, wodurch eine effiziente Verwaltung von Dokumenten, Adressbüchern, Mitarbeitenden und Vorlagen gewährleistet wird.
• Flexible Organisationseinheiten: 5F ermöglicht die flexible Verwaltung von Organisationseinheiten, die verschiedene Funktionsbereiche, Standorte, Niederlassungen oder Abteilungen abbilden können. Dies erleichtert die getrennte Verwaltung und erhöht die organisatorische Effizienz.
• Zentralisierte Lizenzierung: Nutzerinnen und Nutzer können mit einer einzigen Lizenz in mehreren Organisationseinheiten registriert werden, was die Notwendigkeit einer Mehrfachlizenzierung eliminiert und Kosten spart.
• Compliance und Nachverfolgbarkeit: Alle administrativen Aktionen werden geloggt und stehen als Download zur Nachverfolgung zur Verfügung, was die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und die Überwachung der administrativen Aktivitäten erleichtert.
• Effizientes Mitarbeitermanagement: Die Nutzerverwaltung erlaubt eine zentrale Lizenzverwaltung und die Sperrung von Nutzeraccounts. Die Nutzer-Mitarbeiter-Matrix ermöglicht eine schnelle Zuordnung von Mitarbeitenden zu Organisationseinheiten und ein zentrales Berechtigungsmanagement, was besonders in Szenarien mit hoher Fluktuation oder Bereichswechseln von Mitarbeitenden einen signifikanten Effizienzgewinn bietet.
• Ergänzt durch 5F Reporting: Auswertungen zur Nutzung der Plattform, mit Graphen und Berichten, liefert der Service 5F Reporting. Er ist in der Custom-Lizenz enthalten.

5F Reporting

Mit dem 5F Reporting erhalten Sie erweiterte Einblicke und Kontrolle über die Nutzung und Verwaltung der 5F-Plattform, während Sie gleichzeitig sensible Informationen schützen und detaillierte Datenanalysen durchführen können.

• Erweitertes Reporting und Datenexport: Bietet detaillierte Berichte und Exportmöglichkeiten für die Teilnehmerverwaltung, einschließlich Teilnehmerübersicht, Nutzerdaten und Workflow-Zugehörigkeiten, um eine präzise Nachverfolgung zu gewährleisten.
• Eingeschränkte Sichtbarkeit: Ermöglicht die Einschränkung der Sichtbarkeit von Download-Zeitstempeln, sodass Beteiligte diese Informationen nicht einsehen können.
• Zusammen mit 5F Tenant-Administration verwalten Sie die Plattform zentral und behalten ihre Nutzung im Blick.

5F On-Premises

Im Rahmen des Services 5F On-Premises betreiben Sie die 5F-Plattform in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur statt in unseren Rechenzentren. Umfang und Voraussetzungen legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.

• Betrieb in Ihrer Infrastruktur: Die Plattform läuft auf Servern, die Ihre Organisation selbst betreibt. Speicherort und Zugang zur Umgebung bestimmen damit Ihre eigenen IT-Vorgaben.
• Gemeinsame Projektplanung: Voraussetzungen, Einrichtung und Übergabe in den laufenden Betrieb stimmen wir vorab mit Ihrer IT ab.
• Bewusste Entscheidung: 5F On-Premises ist ein Projekt mit eigenem Aufwand und laufender Verantwortung bei Ihnen. Wir empfehlen es gezielt dort, wo Schutzbedarf oder IT-Vorgaben es verlangen.