Feature-Vorstellung: Die neuen Einstellungen
von Lennart Mahling
Die zentralen Einstellungen für Projekte, Projekträume und Collectos bekommen einen neuen Platz in der 5F-Plattform: Damit Sie nie lange suchen müssen, finden Sie diese ab sofort immer in der linken Seitenleiste. Zudem wurden die Einstellungen optimiert und deutlich übersichtlicher gestaltet. Neben den allgemeinen Einstellungen verwalten Sie dort künftig auch externe Links sowie die Synchronisierung von Dokumenten.
Einstellungen direkt über die Seitenleiste erreichbar
Die Einstellungen waren bisher direkt in den Workflows zu finden, z.B. über ein Zahnrad-Icon. Damit Sie künftig nicht mehr lange suchen müssen, haben die Einstellungen nun einen festen Platz direkt in der Seitenleiste. Haben Sie die Leiste eingeblendet, gelangen Sie also von jedem Workflow aus mit nur einem Klick in die zugehörigen Einstellungen.
Allgemeine Einstellungen im Überblick
In den allgemeinen Einstellungen tragen Sie wie gewohnt die Basisangaben für den entsprechenden Workflow ein. Dazu zählen z.B. Titel, hinterlegter Mandant oder Besitzer des Workflows. Daneben können Sie unter anderem über die praktische Funktion Elternprojekt bestehende Workflows in andere Projekte verschieben und damit bei Bedarf Projektstrukturen umorganisieren.
Optimierte Übersicht für externe Links
Um Dokumente über einen sicheren Link mit Externen zu teilen, lassen sich in 5F externe Links erstellen. Diese Funktion wurde in die neuen Einstellungen integriert und dabei optimiert: Im Workflow erstellte Links, über die externe Dritte Dokumente sicher hoch- oder herunterladen können, werden dort übersichtlich aufgelistet und können einfach bearbeitet oder gelöscht werden. Links können dabei z.B. personalisiert, an ein Ablaufdatum geknüpft oder mit einem Passwort geschützt werden.
Automatische Synchronisierung von Dokumenten
Für jeden Workflow hinterlegen Sie bei der Erstellung für die Speicherung von Dokumenten einen Ordner in der Ablage. In manchen Fällen kann es erforderlich sein, Dokumente aus der Ablage mit einem Workflow automatisch zu synchronisieren. Dafür steht in den Einstellungen eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie Dokumente aus dem hinterlegten Ablageordner im Workflow einblenden lassen können.
Direkter Zugriff auf den Audit Trail
Mit den neuen Einstellungen wurde auch der Weg zum Audit Trail verkürzt. Das Protokoll, das alle Aktivitäten innerhalb eines Workflows automatisch erfasst, ist ab sofort leichter zu finden und kann wie gewohnt mit wenigen Klicks als TXT- oder PDF-Datei heruntergeladen werden.
Den Audit Trail können Sie je nach Bedarf nach unterschiedlichen Ereignissen filtern, falls Sie nur bestimmte Aktivitäten innerhalb des Workflows nachverfolgen möchten.
Viel Erfolg beim Testen der neuen Einstellungen! Wir freuen uns über Ihr Feedback.
Ihr Team von 5FSoftware
