Der klassische Saldenbestätigungsprozess, der meist mit einem mehrwöchigen Briefverkehr unterschiedlicher Akteure einhergeht, ist zeitintensiv und bindet wertvolle Ressourcen. 5FSoftware hat deshalb einen Prozess entwickelt, mit dem sich Saldenbestätigungsaktionen digital durchführen lassen. In dieser Übersicht erfahren Sie, wo die Unterschiede zwischen einer klassischen und einer digitalen Saldenbestätigung liegen und warum der digitale Prozess der klassischen Variante deutlich überlegen ist.

Was ist eine Saldenbestätigung?

Saldenbestätigungen werden in der Wirtschaftsprüfung im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen durchgeführt und dienen der Prüfung von Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens.

Was ist für den Saldenbestätigungsprozess erforderlich?

Aufgrund des Zusammenwirkens mehrerer Akteure macht der Saldenbestätigungsprozess eine effiziente Kommunikation erforderlich – zwischen den Prüfern, dem geprüften Unternehmen sowie den unterschiedlichen Geschäftspartnern des geprüften Unternehmens. Dieser Prozess kann sowohl klassisch auf dem Postweg als auch elektronisch bzw. digital stattfinden.

Was sind die Nachteile der klassischen Saldenbestätigung?

Saldenbestätigungen sind klassischerweise sehr zeitintensiv, da Saldenbestätigungsanfragen per Post an Debitoren und Kreditoren verschickt werden. Die handschriftlich unterzeichneten Saldenbestätigungen nimmt die Prüfungsgesellschaft anschließend wieder auf dem Postweg entgegen.

Bestehen seitens der Debitoren und Kreditoren Unklarheiten, müssen diese per Post oder alternativ per E-Mail beseitigt werden. Insgesamt kann es sich bei der klassischen Saldenbestätigung leicht um einen mehrwöchigen Prozess handeln, der obendrein unter erschwerten Kommunikationsbedingungen durchgeführt wird.

• zeitintensiv
• erschwerte Kommunikation
• verzögerte Klärung von Unklarheiten
• ressourcenintensiv

Wo liegen die Vorteile der digitalen Saldenbestätigung? – Die digitale Saldenbestätigung mit 5FSoftware

Im Gegensatz zum herkömmlichen Saldenbestätigungsprozess bietet die digitale Saldenbestätigung einige Vorzüge. 5FSoftware hat ein Tool entwickelt, mit dem sich Saldenbestätigungsprozesse komplett digital abbilden lassen – wobei höchste Datenschutzstandards jederzeit gewährleistet sind.

Bestätigungsanfragen können mit wenigen Klicks an Debitoren und Kreditoren des Mandanten digital verschickt werden. Die Empfänger erwartet ein intuitives Formular, über das sie die Anfragen einfach und zielgerichtet beantworten können. Den Prüfern steht eine zentrale Übersicht über versendete Saldenbestätigungsanfragen zur Verfügung, über die der Bearbeitungsstatus sowie die Antworten auf einzelne Anfragen einsehbar sind. Darüber hinaus können Debitoren oder Kreditoren, die nicht antworten, an die Anfrage erinnert werden.

Bei Unklarheiten oder Abweichungen bietet 5FSoftware entsprechende Austauschmöglichkeiten an, die einen zielgerichteten Saldenbestätigungsprozess ermöglichen. Dazu zählen z.B. eine plattformübergreifende Kommentarfunktion sowie eine praktische Funktion zur Klärung von Abweichungen.

Während der Saldenbestätigungsaktion behalten die Prüfer jederzeit den Überblick über die Rücklaufquote sowie geklärte und ungeklärte Abweichungen. Es besteht zudem die Möglichkeit, die Übersicht gezielt nach einzelnen Kriterien zu filtern, um die Arbeit noch effizienter zu gestalten.

Der gesamte Saldenbestätigungsprozess wird dokumentiert und kann nach Abschluss der Aktion als Excel-Datei abgespeichert werden. Dabei können sowohl alle Dokumente als auch der Audit Trail gesammelt als ZIP-Datei exportiert werden. Die Prüfungsgesellschaft profitiert somit von einer lückenlosen Prüfungsdokumentation.

Digitale Saldenbestätigung – praktische Features von 5FSoftware

• digitaler Versand von Bestätigungsanfragen
• intuitives Antwortformular für Empfänger
• Übersicht über versendete Anfragen inkl. Bearbeitungsstatus und Rücklaufquote
• praktische Erinnerungsfunktion für unbeantwortete Anfragen
• Austauschmöglichkeiten bei Unklarheiten oder Abweichungen
• Kommentarfunktion und Funktion zur Klärung von Abweichungen
• Dashboard mit effizienter Filter- und Suchfunktion
• lückenlose Prüfungsdokumentation zum Download

Im Gegensatz zur klassischen Saldenbestätigung per Post wird der Prozess mit 5FSoftware insgesamt erheblich beschleunigt und gewinnt an Effizienz. Zudem können durch den gänzlichen Wegfall des Briefverkehrs Papier und weitere Ressourcen eingespart werden.

Einen weiteren großen Vorteil bietet das Preismodell von 5FSoftware: Anstatt pro Saldenbestätigungsanfrage abzurechnen bietet 5F ein Flatrate-Modell, bei dem beliebig viele Saldenbestätigungen im Preis inbegriffen sind. Der Preis richtet sich dabei nach der Anzahl der Wirtschaftsprüfer, für die das Modul 5F Bestätigung Dritter/Saldenbestätigung freigeschaltet wird. Vor allem bei einer großen Anzahl an Saldenbestätigungsaktionen ist 5FSoftware damit deutlich günstiger als andere Anbieter.

• schnell und effizient
• jederzeit transparent, Status von Anfragen über Dashboard einsehbar
• zielgerichtete Kommunikation per Kommentarfunktion
• gezielte Klärung von Abweichungen möglich
• ressourcenschonend, kein Briefverkehr erforderlich, Wegfall von Papier
• günstiges Preismodell, beliebig viele Aktionen inklusive

Kontakt

5FSoftware GmbH
Franz-Mayer-Straße 1, 93053 Regensburg
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E-Mail: info@5fsoftware.de
Telefon: +49 941 46 29 77 40