Feature-Vorstellung im April 2022: Projektstrukturen umorganisieren und Mandantennamen in E-Mails anzeigen
von Lennart Mahling
Darauf können Sie sich verlassen: neue Releases von 5FSoftware. In den letzten Wochen haben wir die 5F-Plattform um zwei hilfreiche Features erweitert, die wir Ihnen gerne in diesem Beitrag vorstellen möchten. Bestehende Projektstrukturen lassen sich nun mit wenigen Klicks umorganisieren. Das schafft Flexibilität und erleichtert es Ihnen, individuelle Arbeitsprozesse in 5F abzubilden. Außerdem können Sie sich ab sofort die Namen von Mandanten in E-Mails anzeigen lassen – und haben damit sofort im Blick, um welchen Mandanten es in der entsprechenden Benachrichtigung geht.
Projektstrukturen mit wenigen Klicks umorganisieren: Verschieben von Workflows in andere Projekte
Über eine neue Einstellungsmöglichkeit in der Projektraumadministration können Sie ab sofort Ihre bestehenden Projektstrukturen umorganisieren. Konkret heißt das: Sie verschieben bestehende Workflows in beliebige (andere) Projekte oder Unterprojekte. Dadurch bestimmen Sie deren Elternprojekt neu.
Für das Verschieben von Workflows in andere Projekte kann es unterschiedliche Gründe geben, z.B. unterlaufene Fehler beim Anlegen von Projektstrukturen oder eine kanzleiinterne Umorganisation.
Möchten Sie Projektstrukturen umorganisieren, öffnen Sie zunächst die Projektraum-Administration und anschließend die Projektraumverwaltung. Suchen Sie dort nach dem Workflow, den Sie verschieben möchten und öffnen Sie über das Pfeil-Symbol die zugehörigen Projektraum-Details.
In den Details wird Ihnen nun das jeweils aktuelle Elternprojekt angezeigt. Dieses können Sie jetzt verändern: Per Klick auf das Stift-Symbol öffnen Sie dazu eine Auflistung bestehender Projekte und Unterprojekte.
Wählen Sie dort das gewünschte Zielprojekt, in das Sie den entsprechenden Workflow verschieben möchten. Nach Bestätigung Ihrer Auswahl wird der Workflow automatisch in das neue Projekt verschoben.
Die Teilnehmer des entsprechenden Zielprojekts erhalten anschließend automatisch Zugriff auf den verschobenen Workflow – so wie Sie es auch von der Erstellung untergeordneter Workflows gewohnt sind.
Neue globale Organisationseinstellungen – Mandantenname in E-Mails anzeigen
Eine praktische neue Funktion ist ab sofort in den E-Mail-Einstellungen der globalen Organisationseinstellungen zu finden. Über die Option „Mandantenname in E-Mails anzeigen“ können Sie nun auswählen, dass Ihnen in E-Mail-Benachrichtigungen von 5F zusätzlich zu Workflow-Titeln auch der zugehörige Mandantenname angezeigt wird.
Wenn Sie also z.B. E-Mail-Updates für Workflows mit allgemeinen Titeln wie „Jahresabschluss“, „Bescheide“ oder „Austausch“ erhalten, können Sie diese nun auf einen Blick Ihren unterschiedlichen Mandaten zuordnen.
Hier die neuen Features im Video:
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Danke für Ihr Vertrauen in 5F und viel Freude mit den neuen Features!
Ihr Team von 5FSoftware
