Release im Februar 2022: Collecto-Paket mit drei neuen Features
von Lennart Mahling
Als das meistgenutzte Tool in 5F erfordert der Collecto eine besondere Aufmerksamkeit. Basierend auf dem Feedback unserer Nutzerinnen und Nutzer entstehen regelmäßig neue Ideen, wie der Collecto für den Einsatz im Kanzleialltag weiter optimiert werden kann. Drei kürzlich implementierte Neuerungen im Collecto möchten wir Ihnen gerne präsentieren.
Collectos einfach duplizieren und fortschreiben
Mit den Projektvorlagen haben wir bereits vor einigen Monaten ein Feature implementiert, mit dem sich erstellte Collectos als Vorlage abspeichern und für beliebige Zwecke wiederverwenden lassen.
Ergänzend dazu steht in 5F ab jetzt eine weitere praktische Funktion bereit, die ebenso häufig nachgefragt wurde: das Duplizieren von Collectos. Dies ist nun möglich, um bestehende Collectos z.B. beim Jahreswechsel einfach fortzuschreiben. Damit knüpfen Sie mit minimalem Aufwand an Ihre Arbeit aus dem Vorjahr an.
Im gewünschten Collecto öffnen Sie dazu das Menü und wählen dann in der Auflistung Collectostruktur duplizieren. Optional können dabei sowohl Fälligkeitsdaten als auch Anhänge – also etwa Dokumente, die Sie Ihrem Mandanten bereitgestellt haben – übernommen werden.
Der Collecto wird anschließend kopiert und im Entwurfsmodus gestartet, sodass Sie bei Bedarf weitere Änderungen an der Kopie vornehmen können. Damit sparen Sie sich einen großen Teil der Einrichtung des Collectos, können diesen aber trotzdem noch für Ihre individuellen Zwecke konfigurieren. So können im duplizierten Collecto z.B. noch Jahreszahlen oder Fälligkeiten angepasst werden, bevor Sie diesen starten.
Mehrfachauswahl im Collecto: Fälligkeiten und Status von Gruppen setzen
Um Ihnen die tägliche Arbeit mit 5F zu erleichtern, zählen Mehrfachauswahl-Optionen für uns zum absoluten Standard. Im Collecto ist es deshalb nun auch möglich, Fälligkeiten und Status für ganze Gruppen zu setzen.
Klicken Sie dazu einfach auf die oberste Zeile der entsprechenden Gruppe und setzen Sie in der Spalte Fälligkeiten bzw. Status Ihre Mehrfachauswahl. Die Auswahl lässt sich selbstverständlich auf gleichem Wege wieder zurücksetzen.
Bestehende Collectos als Projektvorlagen abspeichern
Mit der Nutzung von Projektvorlagen sparen Sie Zeit und Aufwand beim Einsatz von Collectos. Wurde ein Collecto einmal komplett eingerichtet, kann dieser so für unterschiedliche Mandanten oder für verschiedene Zeiträume – etwa den nächsten Monat oder das nächste Jahr – wiederverwendet werden.
Bisher konnten Projektvorlagen nur im Einrichtungsmodus eines Collectos abgespeichert werden. Dies ist nun auch im Nachhinein bei bereits gestarteten Collectos möglich.
Danke für Ihr Vertrauen in 5F und viel Erfolg beim Ausprobieren der neuen Collecto-Features!
Ihr Team von 5FSoftware