von Lennart Mahling

Neuer Monat, neue Features: Auf die kontinuierliche Verbesserung der 5F-Plattform legen wir bekanntlich großen Wert. Neben den Anregungen und Ideen, die täglich innerhalb des 5F-Teams diskutiert werden, stellt dafür vor allem auch das Feedback unserer Kundinnen und Kunden eine wichtige Inspirationsquelle dar. Dadurch haben wir schließlich die Möglichkeit, 5FSoftware stetig für den Arbeitsalltag von Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Rechtsanwälten zu optimieren.

Nicht immer gibt es am Ende eines Monats große Veränderungen zu verkünden – oft sind es eben auch die kleinen Dinge, die den Unterschied ausmachen. An den neusten Features, die in den letzten Monaten entwickelt, für genial befunden und in 5F integriert wurden, möchten wir Sie mit dieser Übersicht gerne teilhaben lassen.

Sicher und ohne Umwege Dokumente teilen mit externen Nutzern – per QuickShare oder über externe Links

Manchmal kann es erforderlich sein, Dokumente mit Personen zu teilen, die 5F selbst nicht nutzen. Andererseits kann es sinnvoll sein, diesen Personen die Möglichkeit zu geben, selbst Dokumente einfach und sicher in einen Projektraum hochzuladen.

Um diesen Nutzern, sogenannten Externen, einen sicheren Link für den Down- oder Upload von Dokumenten zur Verfügung zu stellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Einerseits steht mit dem QuickShare eines unserer gerne genutzten Tools bereit – und andererseits können dazu auch externe Links verwendet werden.

Schnell und diskret Dokumente teilen per QuickShare – passwortgeschützt und mit Ablaufdatum

Mit dem QuickShare lassen sich Dokumente sowohl an interne als auch an externe Nutzer schnell und sicher versenden – bei Bedarf passwortgeschützt und mit Ablaufdatum.

Zukünftig ist dabei neben den enthaltenen Dokumenten auch die gesamte externe Ansicht passwortgeschützt. Externe Nutzer können den QuickShare so erst nach der Eingabe des Passworts öffnen. Ihre Informationen und Dokumente werden anschließend diskret übermittelt.

Neu mit dabei: Die QuickShare-Einstellungen zur nachträglichen Änderung des Passworts und Anpassung des Link-Ablaufdatums. Über das Aktivitätsprotokoll des Projektraums können außerdem die Aktivitäten des externen Nutzers zuverlässig nachverfolgt werden.

Für den Austausch von Dokumenten innerhalb eines Projektraums: Externe Links für den Down- und Upload

Die Optionen Dokumente mit Externen teilen und Upload-Link für Externe erstellen sind in jedem Projektraum im Bereich der Dokumentenablage zu finden und ermöglichen den sicheren Austausch von Dokumenten mit externen Nutzern – direkt aus dem Projektraum heraus.

Wählen Sie die Option Dokumente mit Externen teilen, wenn Sie ausgewählte Dokumente des Projektraums mit externen Teilnehmern teilen möchten. Wählen Sie die Option Upload-Link für Externe erstellen, wenn Sie einem externen Teilnehmer die Möglichkeit geben möchten, Dokumente in den Projektraum hochzuladen.

Wichtig: Beide Optionen können genutzt werden, ohne dass die beteiligten externen Nutzer dadurch Zugriff auf den Projektraum erhalten.

Die externen Links können ab sofort ebenfalls mit einem Passwort geschützt sowie einem Link-Ablaufdatum versehen werden. Eine nachträgliche Bearbeitung der erstellten Links ist jederzeit über die Verwaltung möglich.

Alles an einem Ort: Nützliche Optionen in der Projektraum-Administration

In der Projektraum-Administration haben Administratoren der Organisation die Möglichkeit, die Projekträume der Organisation sowie deren Teilnehmer zentral zu verwalten. Zwei neue Optionen bieten Organisations-Administratoren dabei größtmögliche Flexibilität:

Projektraum erneut öffnen

Für immer geschlossen? Keine Sorge: Geschlossene Projekträume lassen sich ab sofort bei Bedarf erneut öffnen.

Diese Aktion kann auch auf die entsprechenden Unterprojekträume angewandt werden. Wurde ein Projektraum geschlossen, erscheint diese neue Option automatisch in den zugehörigen Projektraum-Details.

Flexibles Festlegen neuer Besitzer

War es bisher nur möglich, Moderatoren eines Projektraums zu benennen, lassen sich nun auch ganz einfach neue Besitzer des Projektraums auswählen. Diese Option kann in verschiedenen Fällen sinnvoll sein, in denen ein Projektraum auf andere Personen übertragen werden soll. Möchten Sie z.B. später eine Löschung des Projektraums vornehmen, können Sie hier bereits vorzeitig den Besitzer wechseln.

Flexibel agieren mit Saldenbestätigungen per Link

Bei der Nutzung unseres Tools für Saldenbestätigungen werden über unser System automatisch Bestätigungsanfragen an alle Debitoren/Kreditoren versandt.

Für den Fall, dass Sie dies in Einzelfällen selbst, z.B. über eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl, erledigen möchten, steht Ihnen jetzt eine neue Funktion zur Verfügung: Indem Sie einen individuellen Link zur gewünschten Bestätigungsanfrage generieren, können Sie diesen flexibel mit externen Kontakten teilen.

Dadurch ist es auch möglich, dass Sie die Angaben des entsprechenden Debitors/Kreditors über den Link selbst eintragen, z.B. falls Sie diese zuvor per Post erhalten haben.

Aktualisierter FAQ-Bereich mit neuen Tutorials

Bei dieser Gelegenheit möchten wir Sie zudem gerne auf unseren FAQ-Bereich aufmerksam machen, der zuletzt erneuert und stark erweitert wurde. Dieser ist über FAQ/Hilfe auf Ihrem Dashboard zu erreichen. Dort stehen Ihnen über 50 detaillierte Tutorials zu allen Themengebieten rund um die Nutzung von 5FSoftware zur Verfügung, auf die Sie bei Bedarf jederzeit zurückgreifen können. Unser FAQ-Bereich wird laufend aktualisiert und regelmäßig um neue Tutorials ergänzt.

Sollte eine Ihrer Fragen einmal nicht durch die verfügbaren Tutorials beantwortet werden, können Sie uns selbstverständlich jederzeit gerne persönlich kontaktieren. Unsere Kontaktdaten finden Sie unter www.5fsoftware.de/contact-us.

Klein, aber fein: Sonstige Neuerungen

Flexibler Dokumenten-Upload nun auch über die Dokumentenübersicht

Über die Dokumentenübersicht von Projekten, Projekträumen, Collectos usw. spontan ein Dokument hinzufügen? Auch das ist nun möglich. Mit Klick auf das Upload-Feld in der gewünschten Zeile wird das Dokument nach dem Upload direkt am richtigen Ort abgelegt.

Hinzufügen von nicht registrierten Teilnehmern direkt über die Collecto-Übersicht

Ein kleines, aber praktisches Feature: Um noch nicht registrierte Kontakte als Teilnehmer zu einem Collecto hinzuzufügen, ist kein Umweg mehr über den zugehörigen Projektraum notwendig. Diese können nun einfach über die Collecto-Übersicht hinzugefügt werden.

Erweiterte Kompatibilität: Upload von .msg-Dateien

Gespeicherte E-Mails im .msg-Format von Microsoft Outlook können ab sofort über sämtliche Upload-Felder in 5F hochgeladen und zum Austausch zur Verfügung gestellt werden. Übrigens – falls Sie es noch nicht wussten: Mit dem 5F Outlook Add-In lassen sich Dokumente direkt aus Microsoft Outlook schnell und sicher Dokumente per QuickShare versenden.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren der neuen Features und freuen uns über Ihr Feedback!
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr Team von 5FSoftware