E-Signatur: Mandanten möchten digital unterschreiben

5FSign erleichtert Abläufe in Kanzleien

von Stephanie Bogendörfer

Eine Mandantin erzählte mir, dass sie im März 2020 in der Kanzlei ihrer Steuerberaterin persönlich erscheinen sollte, um ihre Steuererklärung zu besprechen und zu unterschreiben. Ein Termin, zu dem sie weder Zeit noch Lust hatte: stundenlang von Berlin nach Braunschweig hin und zurück auf der A2, dieses „Antanzen“ gefiel ihr gar nicht.

Gründe dafür, dass Kanzleichefs es ablehnen, sich mit ihren Mandanten digital auszutauschen, sind nicht etwa nur zu wenig Zeit, Fachkräftemangel oder Sicherheitsbedenken, sondern alles zusammen.

Das haben wir immer schon so gemacht

Das Handelsblatt wertete eine Studie der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) aus, die der Branche zwar große Fortschritte bei ihrer Digitalisierung testiert, doch: „Als größte Herausforderungen gelte vielmehr der organisatorische Aufwand für die Kanzlei“, heißt es in dem Artikel.

Vor allem Einzelkanzleien, die ihre Digitalisierung endlich in Angriff nehmen wollen, fühlen mit der Unüberschaubarkeit des Marktes erschlagen. Auch Rechtsanwälte beklagen dies: „Die Vielzahl an Optionen birgt die Gefahr, in Unsicherheit zu erstarren oder wenig zielgerichtete Projekte in Gang zu setzen“, schreibt Nora Zunker.

Keine Zeit, um Zeit zu sparen

Zunker empfiehlt, für die Digitalisierung einer Kanzlei viel Zeit einzuplanen. Ein Dilemma, denn gerade während der Pandemie sind viele Steuerberater damit beschäftigt, sich schlau zu machen über Förderanträge, Soforthilfen, Überbrückungsgelder etc. Und Zeit war auch vor Corona schon ein seltenes Gut.

E-Signatur mit 5F Sign erfordert keine IT-Kenntnisse

Die E-Signatur erlebt seit Beginn des ersten Lockdowns einen enormen Aufschwung. Und seit Juli 2020 ist die Anwendung 5F Sign im 5FSoftware-System integriert. Ihre Bedienung erfordert, genau wie das gesamte restliche 5F-Kanzleikommunikationssystem, keinerlei Programmierkenntnisse: weder für Kanzleimitarbeiter noch für deren Mandanten.

E-Signatur

Der Termin der befreundeten Mandantin wurde wegen des Lockdowns natürlich auch abgesagt. Aber sie erhielt ihr Papier-Exemplar der Steuererklärung mit neonfarbenen Post-its, die kennzeichneten, wo sie ihre Unterschrift zu platzieren hätte, per Post mit Rückumschlag. Das war noch nicht die digitale Transformation, die sie sich erhofft hatte. Sollte sie die nächste Steuererklärung nicht digital unterzeichnen können, wird sie sich eine neue Steuerberatung suchen und sie hat mich heute gefragt, welche Kanzlei in Berlin unser System verwendet…

Digitale Services sind ein Auswahlkriterium auf der Suche nach einer neuen Kanzlei. Diesen Komfort sind Mandanten von anderen Branchen längst gewöhnt und erwarten ihn auch bei der Bearbeitung ihrer Steuerunterlagen und Lastschriftmandate. Die rechtskonforme E-Signatur wird für Mandanten zu einer Selbstverständlichkeit.

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5F Sign verfügt über die höchste Signaturstufe entsprechend der europäischen Signaturverordnung eIDAS, der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur. Darüber hinaus nutzt 5F die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Die digitale Signaturlösung ist damit DSGVO-konform und die Datenverarbeitung von beispielsweise Verträgen, Steuererklärungen oder Prüfungsberichten in unsicheren Drittländern dadurch ausgeschlossen. Zudem ermöglicht 5F Sign die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung einfach, schnell und vor allem sicher.

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