Wir freuen uns, Ihnen die Veröffentlichung der neuesten Version unserer 5F App ankündigen zu können! Dieses Update bringt neben einigen kleineren Verbesserungen eine praktische neue Funktion mit sich, die Sie ab sofort bei der Nutzung von 5F per Smartphone nutzen können: den Mehrfachupload von Dokumenten. Dieser ermöglicht Ihnen den Upload mehrerer Dokumente auf einmal und spart Ihnen zukünftig Mühe und Zeit. Mit dabei: flexibles Anordnen von Bilddateien per Drag & Drop und automatische PDF-Konvertierung.

Projekte, Collectos und andere Workflows ohne Interaktion nutzen: Bei Bedarf lassen sich ab sofort sowohl die Kommentar- als auch die Uploadfunktion für einzelne Workflows und ausgewählte Teilnehmergruppen deaktivieren. Bestimmte Teilnehmer können diese dann nicht mehr nutzen – wodurch in den entsprechenden Workflows die Interaktion einschränkt wird. Stellen Sie so einfach sicher, dass Dokumente an der richtigen Stelle hochgeladen werden oder nutzen Sie Workflows als Verteiler für Dokumente oder Informationen.

Workflows für den Upload sperren: Stellen Sie einfach sicher, dass Dokumente an der richtigen Stelle hochgeladen werden

In Projektstrukturen können Sie durch die neue Option beispielsweise Projekte oder Unterprojekte für den aktiven Austausch sperren, sodass lediglich Projekträume und Collectos für die Zusammenarbeit genutzt werden können. Dies kann sinnvoll sein, um gezielt zu steuern, dass externe Kontakte (z.B. Mandanten) Dokumente nur in dafür vorgesehenen Workflows innerhalb des Projekts hochladen können – und nicht auf Projekt- oder Unterprojektebene.

Das Kommentar- sowie das Uploadfeld können Sie über die Einstellungen ausblenden und stehen dann externen Kontakten nicht mehr zur Verfügung. Für den internen Austausch können die entsprechenden Workflows bei Bedarf weiterhin genutzt werden – ohne dass Externe darauf Zugriff haben.

Workflows ohne Interaktion: Projekte als Verteiler für Dokumente oder Informationen nutzen – z.B. für Gremienarbeit

Die neue Einstellungsmöglichkeit kann darüber hinaus eine praktische Option sein, wenn Sie den anderen Teilnehmern eines Workflows Dokumente oder Informationen zur Verfügung stellen möchten, aber keine Reaktion wünschen. Dafür können Sie das Kommentar- und das Uploadfeld einfach ausblenden und so Projekte z.B. als Verteiler nutzen, in dem keine Interaktion stattfindet. Dies ermöglicht es Ihnen, sowohl internen als auch externen Kontakten Dokumente oder Informationen einfach und gezielt bereitzustellen – etwa im Rahmen von Gremienarbeit (z.B. Einladungen und Agenda für Aufsichtsratssitzungen), zur Nutzung als Informationsverteiler für Mandanten (z.B. bei Gesetzesänderungen) oder für kanzleiinterne Ankündigungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Selbstverständlich lassen sich Kommentare und Uploads getrennt voneinander ein- oder ausschalten, z.B. wenn Sie den Austausch per Kommentarfunktion zulassen möchten, aber keine Uploads – oder andersherum.

Berechtigungen für ausgewählte Teilnehmerkreise einschränken über die Einstellungen

In den Einstellungen lässt sich auswählen, für welche Teilnehmergruppen die Kommentar- bzw. Uploadfunktion eingeschränkt werden soll. Standardmäßig sind alle Teilnehmer des entsprechenden Workflows dazu berechtigt, Kommentare zu verfassen und Dokumente hochzuladen.

Diese Berechtigung lässt sich anpassen: Per Auswahlmöglichkeit können Sie entweder alle Teilnehmer, nur Mitarbeiter Ihrer Organisation oder nur Moderatoren des entsprechenden Workflows für Kommentare bzw. Uploads freischalten.

In der 5F App wurden im Rahmen eines Releases einige neue Funktionen implementiert, die die mobile Nutzung von 5F für Sie noch einfacher und effizienter machen. Eine Kurzbeschreibung zur neuen Dokumentenübersicht, der sichtbaren Projektstruktur sowie dem veränderbaren Status von Collecto-Elementen lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Mit der neuen Textansicht im Collecto bringen Sie Ihre Checkliste mit einem Klick in reine Textform. Dadurch können insbesondere bereits abgeschlossene Collecto-Checklisten zur Dokumentation in übersichtlicher Berichtsform ausgegeben, archiviert und bei Bedarf einfach ausgedruckt werden.

Inhalte im Fokus – Anzeige des Collectos in übersichtlicher Berichtsform

Durch das Wechseln in die Ansicht „Textansicht“ wird der Collecto in reiner Textform angezeigt. Das heißt, alle Elemente, die zur Bearbeitung des Collectos dienen – wie etwa Vermerke wie Fälligkeit, Status und Priorität – fallen dadurch weg. Sichtbar sind nur noch die Titel der Gruppen und Elemente sowie zugehörige Beschreibungen, eingetragene Antworten und Begründungen. Die Checkliste wird also auf die wesentlichen Inhalte reduziert. Der Collecto bleibt in der Textansicht editierbar, das heißt Sie können weiterhin Änderungen an der Checkliste vornehmen.

Gruppen und Elemente werden in der Textansicht automatisch in eine Hierarchie gebracht und in Form einer Gliederung mit mehreren Ebenen angezeigt. Zur verbesserten Übersicht steht ein klickbares Inhaltsverzeichnis zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie die einzelnen Punkte der Checkliste durchnummerieren lassen. Der Collecto wird so in Form eines Berichts angezeigt – was sich vor allem zur Dokumentation für bereits abgeschlossene Checklisten eignet.

Collecto drucken – abgeschlossene Checklisten in Textform weitergeben oder archivieren

Das neue Spalten-Setup eröffnet komplett neue Möglichkeiten beim Einsatz des Collectos. Für das bequeme und fristgerechte Einsammeln von Dokumenten per Collecto steht Ihnen ab sofort eine große Auswahl an Zusatzoptionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Checklisten individuell einrichten können. Dabei entstehen vielfältige weitere Anwendungsfälle. Praktisch: Sie können frei wählen, ob bestimmte Spalten nur von internen, oder auch von externen Teilnehmern zur Bearbeitung genutzt werden sollen.

Hinweis vorab: Das neue Spalten-Setup lässt sich sehr gut mit den kürzlich integrierten Auswahl- und Antwortmöglichkeiten kombinieren. Hier lesen Sie mehr dazu.

Umfangreiche Auswahl an neuen Spalten für vielfältige Anwendungsfälle (z.B. Einkommensteuer oder Projektplanung)

Standardmäßig stehen Ihnen zum Einsammeln von Dokumenten per Collecto-Checkliste neben dem Uploadfeld für Dokumente die Spalten „Fälligkeit“, „Verantwortlicher“, „Status“ und „Priorität“ zur Verfügung.

Hinzu kommen nun neue Spalten wie „Aufwand“, „Fortschritt“, „Anwendbar“, „Summe“ oder „Annotation“, die sich optional einblenden lassen. Mithilfe einer entsprechenden Einstellungsmöglichkeit können Sie das Setup für Ihren aktuellen Collecto individuell zusammenstellen – je nach Anwendungsfall und wie es für Sie am besten passt.

Beispiel 1: Anwendbarkeit durch Empfänger angeben lassen (z.B. Abbildung einer Einkommensteuererklärung)

Blenden Sie beispielsweise im Spalten-Setup die Spalte „Anwendbar“ für alle Teilnehmer des Collectos ein, hat der Empfänger die Möglichkeit, einzelne Collecto-Elemente per Auswahl von „Ja“ oder „Nein“ als anwendbar bzw. nicht anwendbar zu kennzeichnen. Schicken Sie regelmäßig die gleiche Collecto-Checkliste an unterschiedliche Empfänger (z.B. für die Einkommensteuererklärung), kann es vorkommen, dass einige Collecto-Elemente für bestimmte Empfänger nicht relevant sind. Diese können die Empfänger dann als „nicht anwendbar“ kennzeichnen und überspringen.

Beispiel 2: Empfängern freie Annotationen ermöglichen

Mit Aktivierung der Spalte „Annotation“ wird in der Checkliste eine Spalte sichtbar, die zu jedem Collecto-Element ein freies Textfeld hinzufügt. Dieses kann per freier Texteingabe zur Annotation einzelner Elemente genutzt werden. Ein Empfänger der Checkliste könnte sich damit zum Beispiel während des Abarbeitens Notizen machen – oder Verantwortlichkeiten kennzeichnen, falls es noch andere Bearbeiter gibt.

Beispiel 3: Aufwand, Fortschritt und Summe automatisch errechnen lassen (z.B. Abbildung von Projektplänen)

Über das Spalten-Setup können Sie – unabhängig voneinander – die Spalten „Aufwand“, „Fortschritt“ und „Summe“ aktivieren bzw. deaktivieren. Dadurch haben Teilnehmer je nach dem die Möglichkeit, einzelne Collecto-Elemente mit einer Angabe zum Aufwand oder zum Fortschritt zu versehen (z.B. für die Abbildung beliebiger Projektpläne) sowie Summen aus freien Zahlenangaben innerhalb einer Gruppe zu bilden (z.B. für Rechnungen oder Honorare). Alle Angaben werden pro Collecto-Gruppe aufaddiert, sind frei von Einheiten und können dadurch individuell gedeutet werden.

Beispiel: Eine Collecto-Gruppe besteht aus drei Elementen. Element 1 wird mit dem Aufwand 10 versehen, Element 2 mit dem Aufwand 20 und Element mit dem Aufwand 5. Die Collecto-Gruppe hat insgesamt also den Aufwand 35. Gleiches lässt sich mithilfe der neuen Spalten mit Angaben zum Fortschritt sowie mit freien Zahlenangaben einrichten.

Spalten ausblenden, für ausgewählte Teilnehmer einblenden und Spaltenreihenfolge ändern

Im neuen Spalten-Setup haben Sie drei Optionen zum Ein- bzw. Ausblenden von Spalten. Damit können Sie festlegen, welche Spalten Sie ausschließlich für die interne Bearbeitung des Collectos nutzbar sein sollen – und welche Spalten zusätzlich auch externen Teilnehmern zur Verfügung stehen sollen.

Option 1: Sie blenden einzelne Spalten für alle Teilnehmer des Collectos komplett aus. Diese sind dann in der Checkliste nicht sichtbar und können bei der Bearbeitung der Checkliste nicht genutzt werden.

Option 2: Sie blenden einzelne Spalten nur für Mitarbeiter ein. Diese können dann bei der Bearbeitung der Checkliste nur von Mitarbeitern Ihrer Organisation genutzt werden. Für externe Teilnehmer sind diese Spalten nicht sichtbar.

Option 3: Sie blenden einzelne Spalten für alle Teilnehmer des Collectos ein. Diese sind dann sowohl für Mitarbeiter als auch für externe Teilnehmer sichtbar und können bei der Bearbeitung der Checkliste genutzt werden.

Unabhängig von Ihrem gewählten Spalten-Setup durch das Ein- und Ausblenden einzelner Spalten lässt sich über die Einstellungen per Drag and Drop die Spaltenreihenfolge von links nach rechts beliebig anpassen.

Gleich mehrere neue Funktionen ermöglichen von nun an ein noch effizienteres Einholen von Informationen per Collecto. Der Fokus liegt dabei auf einem einfachen Frage-Antwort-Prinzip, das sich komplett frei gestalten lässt – beispielsweise in Form eines Fragebogens mit individuellen Auswahlmöglichkeiten und/oder Multiple-Choice-Antworten. Dieser kann für unterschiedliche Zwecke verwendet werden, z.B. für die Aufnahme von Neumandaten oder die Abbildung von Prüfungsstandards. Durch fixierte Antwortfelder profitieren Teilnehmer von Collectos künftig zudem von einer verbesserten Sichtbarkeit gelieferter Antworten.

Hinweis vorab: Die neuen Auswahl- und Antwortmöglichkeiten können Sie je nach Bedarf mit dem neuen dynamischen Spalten-Setup kombinieren. Hier lesen Sie mehr dazu.

Neue Optionen für Collecto-Elemente: Auswahlmöglichkeit und Multiple-Choice-Antwort

Fragebogen mit Auswahlmöglichkeiten und/oder Multiple-Choice-Antworten (Beispiel: Aufnahme Neumandat)

Deaktivieren Sie in den Einstellungen des Collectos alle Spalten bis auf die Spalte „Titel“. Sie erhalten dadurch eine Checkliste, aus der Sie nun einen Fragebogen erstellen können. Wählen Sie über das Drei-Punkte-Menü einzelner Collecto-Elemente die Optionen „Auswahlmöglichkeit einschalten“ und/oder „Multiple-Choice-Antwort einschalten“.

Diese ermöglichen es dem Empfänger, für jedes einzelne Collecto-Element eine individuelle Auswahl zu treffen – neben den Klassikern „Ja“ oder „Nein“ z.B. auch eine Punktzahl, Schulnoten oder eine eigens definierte Auswahl.

Das Ergebnis: eine Checkliste, die Sie komplett frei gestalten und z.B. als Fragebogen nutzen können – mit beliebig vielen Fragen, die Sie zur Beantwortung an einen Empfänger geben können. Hier sehen Sie beispielhaft einen Collecto als Fragebogen für die Aufnahme von Neumandaten:

Antwortfelder anzeigen für direkte Sichtbarkeit von Antworten auf einen Blick

Neben den neuen Auswahl- und Antwortmöglichkeiten haben Sie die Option, Antworten auf Collecto-Elemente künftig einzusehen, ohne dafür den Kommentarbereich öffnen zu müssen. Wählen Sie dazu im Drei-Punkte-Menü eines Collecto-Elements die Option „Antwortfeld anzeigen“. Es erscheint ein Antwortfeld zu dem entsprechenden Collecto-Element, über das der Empfänger seine Antwort direkt eingeben kann. Das Antwortfeld ist fixiert – also dauerhaft sichtbar – und ermöglicht es dadurch allen Teilnehmern des Collectos, alle Antworten des Empfängers direkt und auf einen Blick einzusehen.

In 5F lassen sich Checklisten und Fragebögen – in 5F „Collectos“ genannt – zu unterschiedlichsten Anwendungszwecken einfach und flexibel erstellen und gemeinsam mit beliebigen Teilnehmern bearbeiten. In Kürze werden mehrere neue Features integriert, die diesen Prozess weiter vereinfachen und optimieren. In den kommenden Wochen möchten wir Ihnen diese gerne nach und nach im Detail vorstellen – um Ihnen zu zeigen, wie individuell Sie den Collecto für Ihre Arbeitsprozesse nutzen können. Hier geben wir Ihnen vorab eine Übersicht über alle Neuerungen.

Individuelle Fragebögen erstellen mit den neuen Auswahlmöglichkeiten und Multiple-Choice-Antworten – z.B. Fragebogen für Neumandate

Neue Features im Collecto ermöglichen ein effizientes Einholen von Informationen in Form von Fragebögen mit individuellen Auswahlmöglichkeiten und/oder Multiple-Choice-Antworten. Teilnehmer profitieren von fixierten Antwortfeldern für verbesserte Sichtbarkeit der Antworten. Diese neuen Auswahl- und Antwortmöglichkeiten können zusammen mit dem Spalten-Setup genutzt werden.

Es stehen zwei Optionen zur Verfügung: „Auswahlmöglichkeit einschalten“ und „Multiple-Choice-Antwort einschalten“. Mit diesen Optionen kann der Collecto als individuell gestaltbarer Fragebogen genutzt werden, bei dem Empfänger für jedes Element individuelle Auswahlmöglichkeiten treffen können – z.B. als Fragebogen für Neumandate.

Checklisten individuell anpassen mit dem neuen Spalten-Setup – z.B. für die Nutzung bei der Einkommensteuererklärung oder bei der Projektplanung

Checklisten und Fragebögen in Berichtsform umwandeln und ausdrucken – zur Dokumentation, Weitergabe oder Archivierung

Ein neues Feature im Collecto ermöglicht zudem das Drucken von Checklisten in übersichtlicher Textform. In der „Textansicht“ werden alle unwichtigen Elemente entfernt, und nur Gruppentitel, Elementbeschreibungen, Antworten und Begründungen bleiben sichtbar. Die Checkliste wird automatisch hierarchisch strukturiert und nummeriert, was sie ideal für die Dokumentation abgeschlossener Checklisten macht. Die Checklisten können leicht in Form eines Berichts ausgedruckt werden, wobei Inhaltsverzeichnisse und Kapitelstruktur zur Verfügung stehen. Dies erleichtert das Teilen oder Archivieren von Checklisten in Textform.

Unscheinbar, aber in vielerlei Hinsicht sehr praktisch: 5F hat jetzt einen eigenen Papierkorb! Nach dem Prinzip der Datensparsamkeit sollten nur so viele Daten angesammelt werden, wie für einen bestimmten Zweck unbedingt notwendig – und wenn diese nicht mehr gebraucht werden, sollten sie anschließend gelöscht werden. Der neue Papierkorb unterstützt Sie bei der sparsamen und übersichtlichen Verwaltung Ihrer Daten und sichert diese außerdem mit einer Vorhaltezeit zusätzlich ab. Wie der Papierkorb funktioniert und wie Sie ihn für Ihre Organisation individuell einrichten können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Hinweis: Das neue Papierkorb-Feature ist ab der Professional-Lizenz inklusive.

Workflows in den Papierkorb legen und zur Löschung vormerken

In 5F haben Sie die Möglichkeit, Workflows flexibel zu schließen, erneut zu öffnen oder vollständig zu löschen. Hinzu kommt nun die Option, bereits geschlossene Workflows samt Inhalt – also mit allen enthaltenen Dokumenten – in den Papierkorb zu legen.

Der Vorteil: Workflows werden aus Ihrer Arbeitsumgebung entfernt, ohne direkt vollständig gelöscht zu werden. Dies ermöglicht es Ihnen beispielsweise, dass Workflows, die frühzeitig oder versehentlich komplett gelöscht wurden, samt Inhalt wiederhergestellt werden können. Mithilfe eines flexiblen Rechtemanagements behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Workflows.

Automatische Löschung von Workflows nach Ablauf der gewählten Vorhaltezeit

Workflows, die sich im Papierkorb befinden, können innerhalb eines bestimmten Zeitraums wiederhergestellt werden. Diesen Zeitraum können Sie in der Projektraumverwaltung Ihrer Organisation festgelegen. Nach Ablauf der Vorhaltezeit wird der Workflow automatisch endgültig gelöscht.

Papierkorb-Übersicht in der Projektraumverwaltung

In der Projektraumverwaltung finden Sie eine Auflistung derjenigen Workflows, die in den Papierkorb verschoben wurden. Neben einigen grundlegenden Informationen zu den entsprechenden Workflows wird Ihnen dort sowohl die allgemein gewählte Vorhaltezeit als auch die noch verbleibende Vorhaltezeit für einzelne Workflows angezeigt. Möchten Sie einen Workflow einzeln verwalten, haben Sie dort die Option, diesen bei Bedarf manuell wiederherzustellen oder endgültig zu löschen.

Flexibles Rechtemanagement für das Papierkorb-System

Administratoren einer Organisation können für das Papierkorb-System Berechtigungen für Mitarbeiter festlegen: Über die Projektraumverwaltung kann ausgewählt werden, ob lediglich Projektraum-Administratoren oder auch Moderatoren Workflows in den Papierkorb legen bzw. diese aus dem Papierkorb heraus endgültig löschen können. Dies ermöglicht Ihnen ein flexibles Rechtemanagement – je nachdem, welche Mitarbeiter Ihrer Organisation Workflows schließen und löschen können sollen.

Wir freuen uns, Ihnen ein neues Feature aus dem Bereich „Datenschutz und Compliance“ zu präsentieren: die verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das bedeutet: Durch eine entsprechende Einstellungsmöglichkeit können Sie Ihren Mitarbeitern und externen Kontakten ab sofort vorgeben, dass deren Login in die 5F-Plattform zwingend per Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen muss – zur zuverlässigen Verhinderung unautorisierter Zugriffe und für doppelten Schutz sensibler Daten.

Höchste Sicherheitsstandards bei 5F – für sichere Zusammenarbeit mit Mandanten, Kunden und Lieferanten

Für uns haben Datenschutz und Vertraulichkeit oberste Priorität. Die Einführung der verpflichtenden Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein weiterer Schritt zur Wahrung höchster Sicherheitsstandards, mit denen wir Kanzleien und Unternehmen dabei unterstützen, ihre rechtlichen Verpflichtungen zum Schutz von Mandanten- und Kundendaten zu erfüllen.

Aktivierung der verpflichtenden Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Organisationseinstellungen

Die Funktion, anderen Teilnehmern die Zwei-Faktor-Authentifizierung vorzugeben, steht Ihnen von nun an als optionale Sicherheitsmaßnahme in den Organisationseinstellungen zur Verfügung. Aktivieren Sie diese, werden Ihre Mitarbeiter und externe Kontakte beim Login in die 5F-Plattform künftig durch einen obligatorischen Zwei-Faktor-Anmeldeprozess geleitet. Der Authentifizierungsprozess ist benutzerfreundlich gestaltet, unkompliziert und in kurzer Zeit abgeschlossen.

Doppelter Datenschutz durch zweiten Identifikationsfaktor

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert nicht nur das herkömmliche Passwort, sondern verlangt auch nach einem zweiten Identifikationsfaktor, der normalerweise etwas ist, das der Benutzer besitzt (wie ein Mobiltelefon oder eine Sicherheitstoken). Durch die Erzwingung dieser Authentifizierungsmethode bei der Anmeldung wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Plattform erhalten.

Durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung können ungewollte Anmeldeversuche nahezu ausgeschlossen werden. Dies minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und schützt vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff.