Unscheinbar, aber in vielerlei Hinsicht sehr praktisch: 5F hat jetzt einen eigenen Papierkorb! Nach dem Prinzip der Datensparsamkeit sollten nur so viele Daten angesammelt werden, wie für einen bestimmten Zweck unbedingt notwendig – und wenn diese nicht mehr gebraucht werden, sollten sie anschließend gelöscht werden. Der neue Papierkorb unterstützt Sie bei der sparsamen und übersichtlichen Verwaltung Ihrer Daten und sichert diese außerdem mit einer Vorhaltezeit zusätzlich ab. Wie der Papierkorb funktioniert und wie Sie ihn für Ihre Organisation individuell einrichten können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Hinweis: Das neue Papierkorb-Feature ist ab der Professional-Lizenz inklusive.

Workflows in den Papierkorb legen und zur Löschung vormerken

In 5F haben Sie die Möglichkeit, Workflows flexibel zu schließen, erneut zu öffnen oder vollständig zu löschen. Hinzu kommt nun die Option, bereits geschlossene Workflows samt Inhalt – also mit allen enthaltenen Dokumenten – in den Papierkorb zu legen.

Der Vorteil: Workflows werden aus Ihrer Arbeitsumgebung entfernt, ohne direkt vollständig gelöscht zu werden. Dies ermöglicht es Ihnen beispielsweise, dass Workflows, die frühzeitig oder versehentlich komplett gelöscht wurden, samt Inhalt wiederhergestellt werden können. Mithilfe eines flexiblen Rechtemanagements behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Workflows.

Automatische Löschung von Workflows nach Ablauf der gewählten Vorhaltezeit

Workflows, die sich im Papierkorb befinden, können innerhalb eines bestimmten Zeitraums wiederhergestellt werden. Diesen Zeitraum können Sie in der Projektraumverwaltung Ihrer Organisation festgelegen. Nach Ablauf der Vorhaltezeit wird der Workflow automatisch endgültig gelöscht.

Papierkorb-Übersicht in der Projektraumverwaltung

In der Projektraumverwaltung finden Sie eine Auflistung derjenigen Workflows, die in den Papierkorb verschoben wurden. Neben einigen grundlegenden Informationen zu den entsprechenden Workflows wird Ihnen dort sowohl die allgemein gewählte Vorhaltezeit als auch die noch verbleibende Vorhaltezeit für einzelne Workflows angezeigt. Möchten Sie einen Workflow einzeln verwalten, haben Sie dort die Option, diesen bei Bedarf manuell wiederherzustellen oder endgültig zu löschen.

Flexibles Rechtemanagement für das Papierkorb-System

Administratoren einer Organisation können für das Papierkorb-System Berechtigungen für Mitarbeiter festlegen: Über die Projektraumverwaltung kann ausgewählt werden, ob lediglich Projektraum-Administratoren oder auch Moderatoren Workflows in den Papierkorb legen bzw. diese aus dem Papierkorb heraus endgültig löschen können. Dies ermöglicht Ihnen ein flexibles Rechtemanagement – je nachdem, welche Mitarbeiter Ihrer Organisation Workflows schließen und löschen können sollen.