Projekte, Collectos und andere Workflows ohne Interaktion nutzen: Bei Bedarf lassen sich ab sofort sowohl die Kommentar- als auch die Uploadfunktion für einzelne Workflows und ausgewählte Teilnehmergruppen deaktivieren. Bestimmte Teilnehmer können diese dann nicht mehr nutzen – wodurch in den entsprechenden Workflows die Interaktion einschränkt wird. Stellen Sie so einfach sicher, dass Dokumente an der richtigen Stelle hochgeladen werden oder nutzen Sie Workflows als Verteiler für Dokumente oder Informationen.

Workflows für den Upload sperren: Stellen Sie einfach sicher, dass Dokumente an der richtigen Stelle hochgeladen werden

In Projektstrukturen können Sie durch die neue Option beispielsweise Projekte oder Unterprojekte für den aktiven Austausch sperren, sodass lediglich Projekträume und Collectos für die Zusammenarbeit genutzt werden können. Dies kann sinnvoll sein, um gezielt zu steuern, dass externe Kontakte (z.B. Mandanten) Dokumente nur in dafür vorgesehenen Workflows innerhalb des Projekts hochladen können – und nicht auf Projekt- oder Unterprojektebene.

Das Kommentar- sowie das Uploadfeld können Sie über die Einstellungen ausblenden und stehen dann externen Kontakten nicht mehr zur Verfügung. Für den internen Austausch können die entsprechenden Workflows bei Bedarf weiterhin genutzt werden – ohne dass Externe darauf Zugriff haben.

Workflows ohne Interaktion: Projekte als Verteiler für Dokumente oder Informationen nutzen – z.B. für Gremienarbeit

Die neue Einstellungsmöglichkeit kann darüber hinaus eine praktische Option sein, wenn Sie den anderen Teilnehmern eines Workflows Dokumente oder Informationen zur Verfügung stellen möchten, aber keine Reaktion wünschen. Dafür können Sie das Kommentar- und das Uploadfeld einfach ausblenden und so Projekte z.B. als Verteiler nutzen, in dem keine Interaktion stattfindet. Dies ermöglicht es Ihnen, sowohl internen als auch externen Kontakten Dokumente oder Informationen einfach und gezielt bereitzustellen – etwa im Rahmen von Gremienarbeit (z.B. Einladungen und Agenda für Aufsichtsratssitzungen), zur Nutzung als Informationsverteiler für Mandanten (z.B. bei Gesetzesänderungen) oder für kanzleiinterne Ankündigungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Selbstverständlich lassen sich Kommentare und Uploads getrennt voneinander ein- oder ausschalten, z.B. wenn Sie den Austausch per Kommentarfunktion zulassen möchten, aber keine Uploads – oder andersherum.

Berechtigungen für ausgewählte Teilnehmerkreise einschränken über die Einstellungen

In den Einstellungen lässt sich auswählen, für welche Teilnehmergruppen die Kommentar- bzw. Uploadfunktion eingeschränkt werden soll. Standardmäßig sind alle Teilnehmer des entsprechenden Workflows dazu berechtigt, Kommentare zu verfassen und Dokumente hochzuladen.

Diese Berechtigung lässt sich anpassen: Per Auswahlmöglichkeit können Sie entweder alle Teilnehmer, nur Mitarbeiter Ihrer Organisation oder nur Moderatoren des entsprechenden Workflows für Kommentare bzw. Uploads freischalten.