Para asociaciones, cámaras y sus secretarías

Organizar de forma digital el trabajo de los órganos colegiados. Desde la documentación de la sesión hasta el dictamen.

En 5F, sus órganos tienen la documentación disponible, usted recopila la información de sus miembros mediante listas de verificación y las consultas quedan en el propio documento. Los voluntarios y los miembros participan sin necesidad de licencia propia.

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Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo

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Situación actual

Documentación de las sesiones por correo, respuestas en la bandeja de entrada

Antes de una sesión, la documentación se envía en un correo masivo a la lista de distribución, y los añadidos llegan después por separado. Qué versión tiene cada cual depende de cuándo revisó por última vez su bandeja de entrada. Los comentarios a un borrador llegan unas veces a todos y otras solo a una persona, y los voluntarios trabajan desde dispositivos personales, sin acceso a un archivo común.

5F sustituye este proceso por salas permanentes para cada órgano, en las que cada versión muestra su estado y cada comentario está vinculado al documento al que pertenece.

Casos de uso

Usos de 5F en las asociaciones

Sesiones de la junta directiva y de las comisiones

La documentación de la próxima sesión está en la sala del órgano, y cada miembro voluntario recibe su acceso personal.

Grupos de trabajo y de proyecto

Un grupo de trabajo dispone de su propia sala temporal, en la que se reúnen los borradores, los avances y los acuerdos de los participantes.

Dictámenes y documentos de posición

En un borrador participan varios órganos, y sus comentarios figuran en la versión correspondiente en lugar de en correos separados.

Circulares e información para los miembros

La información para todos los miembros, por ejemplo antes de una asamblea general, la deposita en un único lugar al que cada miembro accede con su propio usuario.

Información de sus delegaciones

Los informes anuales, las cifras y los justificantes de sus asociaciones regionales o locales llegan mediante una lista de verificación en la que consulta el estado de cada entidad.

Acuerdos hasta la firma

Los participantes firman acuerdos de colaboración y contratos en el mismo lugar donde los han debatido, con el módulo 5F Sign.

Funciones principales

Lo que su secretaría utiliza a diario

  • Listas de verificación para información y justificantes

    Lo que necesita de sus miembros o delegaciones lo recoge en una lista y la pone a disposición de las entidades correspondientes. Cada elemento muestra su estado de tramitación, de modo que la secretaría y los participantes tienen la misma visión de conjunto. Usted define las columnas de la lista y puede reutilizar al año siguiente una solicitud de información ya creada.

  • Salas de datos para cada órgano y proyecto

    La junta directiva, una comisión o un grupo de trabajo disponen cada uno de su propio espacio, donde los documentos, las tareas y los intercambios relacionados permanecen juntos. Usted asigna los permisos por persona, de modo que un invitado de una asociación miembro solo ve su parte. Si queda algo pendiente en un documento, el comentario se vincula directamente a él, en lugar de circular en un correo masivo.

  • Tareas

    Cada paso figura como tarea en el proceso, con la persona de la secretaría que se encarga de él y el plazo. En el panel de control ve lo que sigue pendiente.

  • Enlaces seguros

    Usted comparte o recibe documentos concretos simplemente mediante un enlace. El destinatario no necesita un acceso propio y, si lo desea, puede proteger el enlace con contraseña y fecha de caducidad. Así puede incorporar también a una entidad que solo aporta un único documento a un proceso.

  • 5F App

    Un miembro voluntario de la junta directiva lee la documentación de la sesión de camino a la reunión y responde a un comentario desde el teléfono. Esto no supone ningún coste adicional: la app forma parte de todas las licencias.

¿Cómo encaja 5F en el trabajo de sus órganos colegiados?

En 45 minutos le mostramos la plataforma en funcionamiento y analizamos sus necesidades.

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Ventajas de un vistazo

Lo que 5F aporta a su asociación

  • Voluntariado sin coste de licenciaLa junta directiva, las comisiones y los miembros participan sin límite, y solo se pagan licencias para su secretaría.
  • La misma versión para todos los órganosQuien busca un documento lo encuentra en la sala del órgano y no en un hilo de correo electrónico.
  • Comentarios en el documentoLo que se comenta sobre un borrador queda junto al borrador y no se pierde en una cadena de respuestas.
  • Su imagen ante sus miembrosSus miembros inician sesión en una dirección web de su asociación; de ello se encarga el módulo 5F White Label.
  • Firmar acuerdos de forma digitalLos participantes firman contratos de colaboración y de prestación de servicios con el módulo 5F Sign, con firma avanzada o cualificada.
  • Almacenamiento confidencialLa documentación de sus órganos se almacena exclusivamente en centros de datos alemanes; 5F se desarrolló para las exigencias de los profesionales sujetos a secreto profesional.
Alcance

Para qué organizaciones es adecuado 5F

El trabajo de los órganos colegiados no funciona igual en una asociación de artesanos que en una cámara o en una federación europea. Aun así, los procesos de fondo se parecen, porque en todas partes hay que poner documentación a disposición de un grupo definido, se recibe información y se consensúan borradores. 5F refleja estos procesos con independencia del tamaño y la forma jurídica.

  • Asociaciones empresariales y sectorialespor ejemplo, asociaciones de la industria, el comercio, la artesanía o la agricultura
  • Organizaciones y corporaciones profesionalespor ejemplo, asociaciones profesionales, cámaras, sociedades científicas
  • Grupos de interés y asociaciones especializadaspor ejemplo, asociaciones de informática, energía, construcción o científicas
  • Asociaciones sociales y de la sociedad civilpor ejemplo, asociaciones sociales, benéficas, deportivas, medioambientales o culturales
  • Federaciones y confederacionespor ejemplo, confederaciones nacionales y federaciones europeas
  • Fundaciones y otras agrupacionespor ejemplo, fundaciones con un patronato voluntario, consorcios de varias organizaciones
Contratable aparte

Módulos para asociaciones

Además de las funciones principales, puede elegir módulos individuales. Funcionan en el mismo entorno que las salas de sus órganos, sin añadir otro programa.

5F · Módulo

5F Sign

Los participantes firman acuerdos de colaboración y contratos en el propio documento, con firma avanzada o cualificada.

Más información 5F · Módulo

5F White Label

La plataforma funciona con el nombre de su asociación, y sus miembros ven su logotipo en lugar del nuestro al iniciar sesión.

Más información 5F · Módulo

5F Labels

Las etiquetas de colores muestran a su secretaría el estado interno; los voluntarios y los miembros no las ven.

Más información

¿Cómo organizan las asociaciones de forma digital el trabajo de sus órganos colegiados?

En la mayoría de las asociaciones, el trabajo de los órganos se organiza mediante listas de distribución de correo, una carpeta compartida y el envío postal a quienes no trabajan en formato digital. Para las sesiones y los procesos de adopción de acuerdos existen sistemas específicos de gestión de reuniones. Para el intercambio de documentación con un grupo más amplio se utilizan plataformas propias, que según su enfoque se denominan sala de datos, portal de miembros o plataforma de colaboración. Lo que las caracteriza es que los participantes acceden con un inicio de sesión personal, que el acceso puede controlarse para cada persona y que cada acción queda registrada. Están pensadas para todas las organizaciones que toman decisiones a través de órganos colegiados y trabajan con personas voluntarias, es decir, asociaciones, cámaras, fundaciones y otras agrupaciones. 5F es una de estas plataformas. Reúne en un mismo lugar la puesta a disposición de la documentación y la coordinación sobre ella: cada comentario figura en el documento al que se refiere.

Lista de distribución o plataforma: la diferencia

MerkmalLista de distribución de correoCon 5F
Documentación de la sesiónCorreo masivo antes de la sesión, añadidos por separado despuésSala permanente por órgano, con la versión vigente
Acceso para voluntariosTodo está en la bandeja de entrada privada de cada personaInicio de sesión con cuenta propia, sin coste de licencia para los voluntarios
Comentarios a un borradorCadenas de respuestas, unas a todos y otras a destinatarios concretosComentario en la versión a la que se refiere
Estado de una solicitud de informaciónSolo lo sabe quien ha llevado la cuenta de las respuestasCada elemento muestra quién ha respondido ya
Documento suelto para una entidad externaAdjunto que después circula sin controlEnlace con fecha de caducidad, sin cuenta para el destinatario
FirmasImpresión, firma y devolución por correo postalFirma avanzada o cualificada con el módulo 5F Sign
TrazabilidadReconstruido a partir del correo enviado de distintas personasCada acción, en el registro de auditoría inalterable; archivado en el DMS integrado
FAQ

Häufige Fragen

5F es la plataforma a través de la cual su asociación colabora con sus asociados y órganos, comparte documentación, recoge comunicaciones y consensúa borradores. El sistema de gestión de asociados que su asociación ya utiliza sigue funcionando en paralelo. Cómo encajan ambos sistemas en su caso lo vemos en la demo online, a partir de sus propios procesos.

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