Proyectos con socios externos
Para un proyecto con proveedores de servicios, proyectistas o agencias se crea una sala de datos propia, en la que cada participante recibe un acceso personal.
Para empresas y sus departamentos
Intercambiar documentos de forma segura y resolver consultas con sus socios comerciales
Con 5F pone documentos a disposición, solicita justificantes y los comenta allí donde están guardados. Solo paga licencias por su propio equipo.
Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo
Situación actual
Archivos adjuntos y almacenamiento en una unidad compartida
En muchas empresas, los documentos van y vienen como adjuntos, los archivos grandes se envían mediante un enlace en la nube y el resto se guarda en una unidad compartida. Quién envió por última vez qué versión solo lo sabe quien recibió el correo, y las consultas se resuelven aparte por teléfono. A menudo no se detecta que un participante sigue esperando una aprobación hasta que se acerca una fecha clave.
5F sustituye este proceso por salas de datos en las que cada documento, cada consulta y cada responsabilidad están en el mismo lugar.
Casos de uso
Usos de 5F en la empresa
Solicitar documentación a clientes
Lo que necesita de un cliente lo reúne en una lista de verificación. El cliente sube cada elemento por sí mismo y ve en todo momento lo que aún falta.
Integrar a proveedores y prestadores de servicios
Los certificados, justificantes de seguro y aprobaciones de sus proveedores llegan mediante una lista de verificación reutilizable, en lugar de por correo y con un interlocutor distinto cada vez.
Proyectos confidenciales por tiempo limitado
En una financiación o en la venta de una empresa, usted determina de forma individual a qué salas de datos tiene acceso cada participante y qué ve en ellas.
Contratos hasta la firma
Ofertas, contratos y acuerdos pasan por la revisión y la firma en el mismo proceso, con firma electrónica avanzada o cualificada mediante el módulo 5F Sign.
Colaboración con asesores y auditores
Su asesoría fiscal, su firma de auditoría o su despacho de abogados solicita documentación a través de la misma plataforma en la que ya trabaja su equipo.
Funciones principales
Lo que su equipo utiliza a diario
Listas de verificación para documentos y justificantes
Usted reúne en una lista la documentación que necesita un proceso y la comparte con todas las personas que deben aportar algo. Cada elemento tiene su propio estado de tramitación, de modo que su equipo y los demás participantes ven la misma situación. Las columnas de la lista las define usted, y puede guardar una lista terminada como plantilla para el siguiente proceso.
Salas de datos por proceso
Cada proyecto, licitación o transacción tiene su propia sala, en la que los archivos, las responsabilidades y los acuerdos permanecen en un mismo lugar. Usted determina para cada participante qué salas ve y qué puede hacer en ellas. Las consultas las añade como comentario al documento correspondiente, en lugar de plantearlas por correo electrónico.
Tareas
Cada paso tiene una persona responsable y una fecha, visibles para todos los que intervienen en el proceso. En el panel de control ve dónde se ha quedado algo atascado.
Enlaces seguros
Tanto si envía como si solicita un documento, basta con un enlace, y la otra parte no necesita un acceso propio. Si lo desea, puede establecer una contraseña y una fecha de caducidad. Resulta útil para un envío puntual a un organismo público o a un proveedor que no tiene otra relación con el proceso.
5F App
Quien está fuera de la oficina sube un documento directamente desde el teléfono y responde a una consulta sin tener que volver. Esto se aplica tanto a su equipo como a sus participantes externos. La app no tiene coste adicional: está incluida en todas las licencias.
¿Cómo encaja 5F en sus proyectos con socios externos?
En 45 minutos le mostramos la plataforma en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
Ventajas de un vistazo
Lo que 5F aporta a su empresa
- Participantes externos sin coste de licenciaClientes, proveedores y socios colaboran sin límite, y solo se pagan las licencias de su propio equipo.
- Se acabó buscar en la bandeja de entradaQuien necesita algo lo encuentra en el propio proceso, y no en una bandeja de entrada, un chat o una carpeta compartida.
- Su imagen, no la nuestraCon el módulo 5F White Label, la dirección del portal, la página de inicio de sesión y las notificaciones llevan el nombre de su empresa.
- Confidencial frente a tercerosTodos los contenidos se almacenan exclusivamente en centros de datos alemanes, y usted decide para cada participante qué documentos puede ver.
- Firma en el mismo procesoUn contrato se firma allí donde ya está guardado, con firma avanzada o cualificada mediante el módulo 5F Sign.
- Demostrable, no reconstruidoTodo lo que ocurre en 5F queda en el registro de auditoría inalterable, y el DMS integrado se encarga del archivo a prueba de auditorías.
Contratable aparte
Módulos para empresas
Además de las funciones principales, puede contratar módulos individuales. Funcionan en el mismo entorno que sus procesos, sin añadir otra herramienta.
5F · Módulo
5F Sign
Los participantes firman ofertas, contratos y acuerdos directamente en el documento, con firma avanzada o cualificada.
Más información 5F · Módulo5F White Label
Sus clientes y proveedores inician sesión en una dirección web de su empresa, y la página de inicio de sesión y las notificaciones llevan su logotipo.
Más información 5F · Módulo5F Labels
Las etiquetas de colores muestran a su equipo el estado interno de tramitación; los participantes externos no ven nada de ello.
Más información¿Cómo intercambian las empresas documentos de forma segura con clientes y proveedores?
En la mayoría de las empresas, el intercambio se realiza por correo electrónico, unidades compartidas y, ocasionalmente, un enlace en la nube. Para la documentación confidencial y para los procesos con varios participantes se utilizan plataformas específicas, que en el mercado se denominan sala de datos, portal de clientes o plataforma de colaboración, según su enfoque. Todas tienen en común que cada persona participante recibe su propio acceso, que los permisos se asignan a cada participante y que queda constancia de lo que ocurre con cada documento. 5F es una de estas plataformas y reúne el intercambio y la coordinación en un mismo lugar: las consultas figuran como comentario en el documento al que se refieren. 5F no sustituye los sistemas con los que una empresa gestiona sus pedidos, proyectos o contabilidad.
Almacenamiento de archivos o sala de datos: la diferencia
| Merkmal | Almacenamiento de archivos | Con 5F |
|---|---|---|
| Solicitud de documentación | Lista en un correo, redactada de nuevo para cada proceso | Lista de verificación por proceso, con elementos que se marcan uno a uno |
| Acceso para terceros | Carpeta compartida o enlace, sin control sobre la difusión posterior | Acceso personal con permisos que puede modificar en cualquier momento |
| Consultas | Hilo de correo o llamada al margen del archivo | Comentario en el propio documento, visible para los participantes |
| Seguimiento del estado | Solo lo saben las personas que recibieron los correos | Estado de tramitación de cada elemento, visible para todos los participantes |
| Envío de un documento individual | Adjunto que no se puede recuperar una vez enviado | Enlace con contraseña y fecha de caducidad, sin cuenta para el destinatario |
| Firmas | Impresión, firma, escaneo y reenvío | Firma avanzada o cualificada con el módulo 5F Sign |
| Trazabilidad | Reconstruido a posteriori a partir del correo enviado y la estructura de carpetas | Registro de auditoría inalterable, archivo a prueba de auditorías en el DMS integrado |
FAQ
Häufige Fragen
5F no sustituye los sistemas con los que su empresa gestiona internamente pedidos, proyectos o la contabilidad: funciona junto a ellos. Para colaborar con clientes, proveedores y otros participantes externos, 5F es en sí la sala de datos, con tareas, responsables, plazos y consultas junto a cada documento. Los documentos que surgen en ese trabajo pueden archivarse en el DMS integrado de forma inalterable y auditable. Usted decide si además los conserva en su propio archivo.
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Tras la demo en línea, puede probar 5F gratis durante 30 días.