Cuentas anuales
Usted solicita la documentación mediante una lista de verificación, su cliente la sube y todos los participantes que necesite colaboran sin licencia propia.
Para firmas y sociedades de asesoría fiscal
Recopilar la documentación de los clientes e intercambiarla de forma segura
5F es el portal de clientes con el que su firma solicita documentación, resuelve consultas y comparte documentos con sus clientes. Los clientes y otros participantes externos colaboran sin coste.
Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo
Situación actual
Justificantes por correo electrónico, documentación en carpetas de papel
La documentación llega a la firma por varias vías a la vez: por correo electrónico, en carpetas de papel que van y vienen y, en ocasiones, mediante un enlace en la nube. Quién ha entregado ya cada justificante no consta en una vista común, sino en los buzones de distintas personas del equipo. Por eso, lo que falta a menudo no se detecta hasta la fase de tramitación, y el seguimiento vuelve a empezar desde cero.
En el portal de clientes de 5F, una lista de verificación por encargo sustituye este proceso. La firma y el cliente ven en ella el mismo estado de avance.
Casos de uso
Usos de 5F en la asesoría fiscal
Contabilidad financiera
Los justificantes corrientes los recopila con una lista de verificación por tipo de justificante y, si es necesario, el módulo 5F DATEV se encarga de transferirlos a DATEV Unternehmen online.
Declaraciones tributarias
Para la declaración del impuesto sobre la renta, usted crea una lista de verificación cuyas columnas configura según cada caso de uso, por ejemplo, para las observaciones del cliente.
Nómina
La documentación de nómina la recopila mediante una lista de verificación, y las nuevas incorporaciones de sus clientes introducen sus datos con el módulo 5F Datos de nómina.
Asesoramiento
Para un proyecto concreto, crea una sala de datos a la que el banco o la notaría se incorporan con su propio acceso y sin licencia.
Prevención del blanqueo de capitales y due diligence
Para la verificación previa a la aceptación de encargos conforme a la ley alemana de prevención del blanqueo de capitales (Geldwäschegesetz) y para la due diligence, usted elabora sus propias listas de verificación; las plantillas ya preparadas pueden contratarse aparte.
Funciones principales
Lo que su despacho utiliza a diario
Listas de verificación para la documentación de clientes
Usted define qué documentación necesita y envía la lista al cliente. Cada elemento tiene su propio estado de tramitación, de modo que ambas partes ven qué queda pendiente. Las columnas que muestra la lista las configura usted según cada caso de uso.
Salas de datos por encargo y proyecto
Un espacio delimitado para cada encargo o proyecto, en el que se reúnen documentos, tareas y comunicación. Usted resuelve las consultas con la función de comentarios, directamente en el documento correspondiente, y no en hilos de correo separados.
Tareas
Los responsables y los plazos quedan vinculados al encargo, en lugar de figurar en una lista aparte, tanto internamente como frente a los clientes. Todos los participantes ven el estado de avance en el mismo lugar.
Enlaces seguros
Usted comparte o solicita documentos concretos mediante un enlace, sin que el destinatario necesite una cuenta y, si lo desea, con contraseña y fecha de caducidad. Esto sustituye al envío rápido de un adjunto por correo electrónico.
5F App
Los clientes fotografían los justificantes desde cualquier lugar y los suben directamente, sin abrir el navegador. La app está incluida en todas las licencias sin coste adicional.
¿Cómo encaja 5F en su forma de trabajar con los clientes?
En 45 minutos le mostramos la plataforma en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
Ventajas de un vistazo
Lo que le aporta 5F en la asesoría fiscal
- Clientes sin coste de licenciaSu firma paga las licencias internas; los clientes y otros participantes externos colaboran sin coste y sin límite.
- Desde el smartphone, también para los clientesSus clientes entregan los justificantes en el momento en que se generan, en lugar de acumularlos y escanearlos más tarde.
- Un solo lugar en vez de cuatro canalesLa documentación, las consultas y las tareas están en la misma sala de datos, en lugar de repartirse entre buzones de correo, enlaces en la nube y notas de llamadas.
- Transferencia directa a DATEVCon el módulo 5F DATEV, los justificantes y documentos pasan a DATEV Unternehmen online y DATEV DMS, sin un segundo archivo en la firma.
- Menos recordatoriosLa lista de verificación muestra a la vez a la firma y al cliente qué documentación sigue pendiente.
- Confidencialidad a la altura de una firma profesional5F se ha desarrollado pensando en los requisitos de los profesionales sujetos a secreto profesional, y los datos se alojan exclusivamente en Alemania.
En la práctica
Lo que dice una firma sobre 5F
5F entiende las necesidades específicas de la auditoría y la asesoría fiscal, las aplica con flexibilidad y nos permite así, como LKC, comunicarnos con nuestros clientes “de igual a igual”. Esto se aplica desde la contabilidad y la elaboración de las cuentas anuales hasta la auditoría de grupos en colaboración internacional.
Malte Thalemann
Auditor y asesor fiscal · LKC Grünwald
Contratable aparte
Módulos para la asesoría fiscal
Para los procesos recurrentes de la firma hay módulos que se contratan aparte. Funcionan donde ya se encuentra la documentación de sus encargos, sin añadir un segundo programa.
5F · Módulo
5F DATEV
Los justificantes y documentos pasan de 5F a DATEV Unternehmen online y DATEV DMS, sin un segundo archivo.
Más información 5F · Módulo5F Sign
Usted suscribe declaraciones tributarias, cuentas anuales y cartas de encargo con firma electrónica avanzada o cualificada, directamente en el documento.
Más información 5F · Módulo5F Datos de nómina
Las nuevas incorporaciones de sus clientes se tramitan con un cuestionario digital de alta de personal y, a continuación, tiene listo un archivo de importación para su programa de nómina.
Más información¿Qué es el software para asesoría fiscal?
El software para asesoría fiscal agrupa los programas con los que una firma tramita y gestiona sus encargos. Entre ellos se encuentran la contabilidad financiera, la elaboración de cuentas anuales y declaraciones tributarias, la organización de la firma con el archivo de documentos y el control de plazos, y el intercambio con los clientes. En muchas firmas, la parte especializada la cubre DATEV o un proveedor comparable. Para el intercambio con los clientes se utilizan plataformas específicas, que a menudo se denominan portal de clientes, plataforma de clientes o portal del cliente. 5F pertenece a este segundo grupo y funciona junto al software de gestión que ya utiliza la firma.
Carpetas en papel o plataforma: la diferencia
| Merkmal | Correo electrónico y carpetas en papel | Con 5F |
|---|---|---|
| Solicitud de documentación | Texto libre en un correo, redactado de nuevo cada año | Lista de verificación reutilizable con elementos individuales |
| Acceso para clientes | Archivos por correo, accesos compartidos sin un esquema de permisos | Acceso personalizado para cada participante |
| Consultas | Repartidas entre hilos de correo y llamadas telefónicas | Comentario directamente en el documento correspondiente |
| Seguimiento del estado | Solo en el buzón de la persona responsable | Estado de cada elemento, visible para ambas partes |
| Envío de un documento individual | Archivo adjunto en el buzón, sin caducidad ni protección | Enlace seguro con contraseña y fecha de caducidad |
| Trazabilidad | Solo se puede reconstruir a posteriori | Registro de auditoría y archivo inalterable en el DMS |
| Transferencia a los sistemas de la firma | Descargar, ordenar y volver a subir | Transferencia a DATEV Unternehmen online y DATEV DMS mediante el módulo 5F DATEV |
FAQ
Häufige Fragen
5F funciona con independencia de su software de gestión: no hace falta un entorno DATEV. Las checklists, las salas de datos, las tareas y el intercambio con clientes funcionan igual para cualquier despacho. Las conexiones con DATEV Unternehmen online y con DATEV DMS se agrupan en un módulo opcional para los despachos que trabajan con ellos. Para otros sistemas están disponibles las soluciones de integración e interfaces de 5F, por ejemplo mediante la API REST o conexiones con los sistemas de gestión documental más habituales.
Un cliente no tiene que familiarizarse con la plataforma para entregar documentación. Con un Enlace seguro comparte un documento o sube un documento solicitado sin crear una cuenta. Quien prefiera enviar sus comprobantes desde el teléfono los fotografía con la 5F App y los sube directamente en el lugar correcto. Por ambas vías se va completando la checklist de su despacho.
5F se adapta a despachos de cualquier tamaño. La licencia Team incluye tres usuarios y crece a medida que crece su equipo. Solo paga licencias por sus empleados; sus clientes colaboran gratis, sean cuantos sean. La licencia cubre desde el primer día lo que necesita un despacho pequeño: solicitar documentación, resolver consultas y recibir comprobantes.
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Vea cómo funciona 5F en la asesoría fiscal
En una breve demo en línea le mostramos la plataforma en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
Tras la demo en línea, puede probar 5F gratis durante 30 días.