Revisión tras la subida de archivos
Los participantes pueden cambiar ellos mismos el estado de un elemento de la lista de verificación a cerrado. Internamente, “en revisión” y después “revisado” muestran en qué punto está el control.
Módulo · 5F Labels
Identifique los pasos internos de trabajo, sin que los vean los participantes externos
Con 5F Labels, usted asigna etiquetas de color a documentos, tareas y elementos de listas de verificación. Su equipo ve de un vistazo qué se ha revisado, qué falta todavía y quién se encarga.
Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo
Situación actual
El estado interno del trabajo queda repartido entre correos, nombres de archivo y la memoria de cada persona
El estado de un expediente indica a todos los participantes si algo está abierto, en curso o cerrado. Lo que queda pendiente internamente, en cambio, se anota sobre la marcha: como abreviatura en el nombre del archivo, como aviso rápido en el chat o como nota en una lista aparte. La próxima vez que alguien accede, ya no se puede saber con certeza si un documento se ha revisado ni quién era el responsable.
5F Labels sustituye estas vías paralelas por etiquetas propias, aplicadas directamente al elemento.
En resumen
Etiquetas en 5F
Las etiquetas son marcas de color en elementos concretos: un documento, una tarea o un elemento de una lista de verificación. Un elemento puede llevar varias etiquetas a la vez, y cada una se puede volver a quitar.
Las etiquetas solo son visibles dentro de su organización. Los clientes y los participantes externos no las ven en ningún momento.
Desde el principio hay disponible un conjunto de etiquetas globales. Si no bastan, su organización añade etiquetas propias, cada una con el color y el símbolo adecuados, para que destaquen enseguida en listas largas.
Palabras clave
para informaciónen revisiónrevisadoa consultarfaltaimportante
Departamentos
ContabilidadITMarketing
Personas del equipo
Wagner_infoKunze_consulta
En la práctica
Para qué sirven las etiquetas
Usted elige los nombres. Estos ejemplos muestran qué pasos de trabajo pueden reflejarse con las etiquetas.
Reunir documentos para firmar
La etiqueta “para firmar” marca documentos de distintos proyectos y salas de datos. Así puede verlos todos juntos en pantalla, en lugar de buscar cada uno por separado.
Departamento responsable
Etiquetas como “Contabilidad”, “IT” o “Marketing” indican a qué área corresponde un expediente.
Persona responsable
Una abreviatura como “Wagner_info” pasa un elemento a una persona del equipo para su información.
Documentación pendiente
La etiqueta “falta” marca los elementos para los que aún queda algo por recibir, aunque por lo demás el expediente parezca cerrado.
Terminología interna propia
Las abreviaturas que todos conocen internamente se convierten en una etiqueta con el mismo significado para todos, en lugar de llamarse de forma distinta en cada departamento.
Cuatro pasos
Así se trabaja con etiquetas en 5F
Crear etiquetas de forma centralizada
Las etiquetas nuevas se crean de forma centralizada en la administración, con nombre, color, símbolo y una explicación para el texto de ayuda emergente. Desde el principio hay etiquetas globales disponibles, como “aplicable”, “no aplicable”, “revisado” y “para firmar”. Como solo los administradores crean etiquetas nuevas, no surgen cinco variantes del mismo término.
Etiquetar elementos
Debajo del título, usted abre la selección con “Añadir etiqueta” y asigna una o varias etiquetas. Esto funciona en los elementos de las listas de verificación, en los documentos de la vista general y de la vista previa de documentos, y en las tareas. Para quitar una etiqueta, basta con hacer clic en la cruz.
Localizar elementos con la búsqueda de etiquetas
A la búsqueda de etiquetas se accede desde el símbolo de etiqueta de la barra de menús. Muestra todos los elementos etiquetados, con independencia del proyecto, la sala de datos o la lista de verificación en que se encuentren. Puede filtrar por etiqueta, flujo de trabajo y tipo, y también usar la búsqueda libre.
Analizar el uso y depurar
Las estadísticas muestran con qué frecuencia aparece cada etiqueta, en un gráfico de barras y en una nube de palabras. Con un clic en cualquiera de los dos se filtra directamente la lista de resultados. Las etiquetas que apenas se usan se eliminan desde la administración y dejan sitio a otras nuevas.
¿Quiere ver las etiquetas aplicadas a sus propios procesos?
En 45 minutos le mostramos el módulo en funcionamiento y, si lo desea, puede comenzar directamente el periodo de prueba.
Ventajas de un vistazo
Lo que le aporta 5F Labels
- Solo visibles internamenteLas etiquetas solo aparecen para los miembros de su organización; la vista de clientes y participantes externos no cambia.
- Términos uniformesComo las etiquetas se crean de forma centralizada, todos usan el mismo nombre para el mismo paso de trabajo.
- Un único lugar para las etiquetasLa búsqueda de etiquetas reúne en una sola vista los elementos marcados de proyectos, salas de datos y listas de verificación.
- Varias etiquetas por elementoUn elemento lleva varias etiquetas a la vez, por ejemplo la persona responsable y el estado de revisión, una junto a otra.
- Uso comprobado, no supuestoLas estadísticas muestran qué etiquetas se usan realmente y cuáles puede eliminar.
- Condiciones de licencia claras5F Labels está incluido en la licencia Custom y puede contratarse aparte con la licencia Team, independientemente de cuántas etiquetas cree.
¿Qué son las etiquetas?
Las etiquetas son marcas de nombre libre con las que los equipos señalan objetos concretos en un software, como documentos o tareas. A diferencia de un campo de estado fijo, son los propios usuarios quienes ponen nombre a las etiquetas, y pueden asignar varias al mismo objeto. Así se hacen visibles pasos de trabajo que no tienen un campo propio, por ejemplo una revisión interna o una responsabilidad. En 5F, la función de etiquetas es un módulo de la plataforma y solo es visible para los miembros de la propia organización.
Marcado interno sin etiquetas y con etiquetas
| Merkmal | Sin función de etiquetas | Con 5F Labels |
|---|---|---|
| Estado interno del trabajo | Solo el campo de estado común, que también pueden modificar los participantes externos | Una marca adicional que se asigna y se consulta internamente |
| Términos propios | Las abreviaturas internas circulan por correos, chats y nombres de archivo | Etiquetas propias con color, símbolo y explicación en el texto de ayuda emergente |
| Responsabilidad | Aviso de palabra, lista de distribución o una lista al margen de la plataforma | Etiqueta por departamento o persona, directamente en el elemento |
| Localización en distintos flujos de trabajo | Hay que revisar cada proyecto y cada sala de datos por separado | La búsqueda de etiquetas muestra todos los elementos etiquetados en una sola vista |
| Visibilidad externa | Las anotaciones internas están en lugares que también ven los participantes | Las etiquetas quedan en el ámbito interno |
| Análisis | Sin datos sobre qué marcas se usan realmente | Estadísticas de uso de etiquetas con gráfico de barras y nube de palabras |
Empezar ahora
Vea 5F Labels en funcionamiento
En una breve demo en línea le mostramos el módulo en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
- Tras la demo en línea, puede probar 5F gratis durante 30 días.