Neue Features im August: Verfügbarkeitsstatus, Mandantengruppen und mehr
Neue Features im August: Verfügbarkeitsstatus, Mandantengruppen und mehr
Von einem transparenten Verfügbarkeitsstatus über strukturierte Mandantengruppen bis hin zu Berechtigungen in Projekten: Hier finden Sie die neuen August-Features im Überblick.
Neuer Verfügbarkeitsstatus: Abwesenheit sichtbar kennzeichnen
Personen, die vorübergehend nicht verfügbar sind – etwa im Urlaub oder während konzentrierter Arbeitsphasen – können ihre Abwesenheit in 5F nun sichtbar und gezielt für andere kennzeichnen. Der neue Verfügbarkeitsstatus schafft Transparenz über die Erreichbarkeit von Nutzerinnen und Nutzern innerhalb der Plattform und erleichtert die Arbeitsplanung im Team. Es stehen zwei Statusoptionen zur Verfügung: „Verfügbar“ (Standard) und „Abwesend“.
Beim Wechsel in den Status „Abwesend“ erhält das Profil-Icon einen lila Rand sowie ein deutlich erkennbares Abwesenheitssymbol. Zusätzlich kann optional eine individuelle Abwesenheitsnotiz hinterlegt werden, etwa zur Angabe von Urlaubszeiten oder alternativen Kontaktwegen. Diese ist für andere Nutzerinnen und Nutzer sichtbar und wird beim Mouseover als Tooltip eingeblendet.
Der Status „Abwesend“ wird manuell gesetzt und bleibt so lange bestehen, bis er aktiv wieder auf „Verfügbar“ geändert wird – eine automatische Rückstellung erfolgt nicht.
Mandanten einfach gruppieren – für mehr Struktur im 5F Adressbuch
Mit dem neuen Mandantengruppen-Feature lassen sich Organisationen, mit denen Sie in 5F zusammenarbeiten, ganz einfach zu Gruppen bündeln – zum Beispiel nach Unternehmensstruktur, Mandantentyp oder Zuständigkeit im Team.
Das bringt Struktur in komplexe Mandatsbeziehungen, schafft Klarheit und spart Zeit im Alltag:
• Bessere Organisation: Verwandte Mandate, z. B. Konzerngesellschaften oder verbundene Unternehmen, können logisch zusammengefasst werden.
• Zentrale Verwaltung im Adressbuch: Gruppen lassen sich bequem anlegen, bearbeiten und verwalten – direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
• Aktiv oder inaktiv? Direkt sichtbar: Mandanten lassen sich neuerdings mit einem Status versehen und im Adressbuch entsprechend filtern – für einen noch besseren Überblick.
Projekterstellung mit erweiterter Steuerung von Kommentar- und Uploadberechtigungen
Die Berechtigungen für Kommentare und Uploads in Workflows lassen sich bereits seit Längerem differenziert steuern. Es kann festgelegt werden, welche Teilnehmergruppen diese Funktionen nutzen dürfen: alle Teilnehmer (Standard), nur Mitarbeitende der Kanzlei, ausschließlich Moderatoren oder niemand.
Diese Einstellungen ermöglichen es, Workflows passend zum Anwendungsfall zu gestalten – etwa bei reiner Dokumentverteilung oder wenn der Austausch gezielt auf bestimmte Workflows beschränkt werden soll.
Neu ist, dass diese Einschränkungen nun bereits beim Einrichten eines neuen Projekts vorgenommen werden können. Zuvor war dies nur nachträglich in bestehenden Workflows möglich. Das sorgt für mehr Kontrolle und eine effizientere Gestaltung von Anfang an.
