Die PBC-Liste in der Client Collaboration Cloud: Die Vorteile im Workflow

von Lennart Mahling

Die PBC-Liste ist ein wichtiges Instrument in der Wirtschaftsprüfung, welches meist zur Sammlung von Unterlagen im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen eingesetzt wird. In diesem Artikel beantworten wir die zentralen Fragen rund um das Thema PBC-Listen:

Was ist eine PBC-Liste und wozu wird sie genutzt? Welche Schwierigkeiten ergeben sich häufig bei der Erstellung und Verwaltung von PBC-Listen? Und: Warum ist die Cloud-Lösung 5FSoftware mit Tools wie dem Collecto die optimale Wahl, wenn es um den Einsatz von PBC-Listen geht?

Was ist eine PBC-Liste und wozu wird sie genutzt? – Die klassische Anforderungsliste in der Prüfungsvorbereitung

Die Abkürzung PBC steht für „Prepared by Client“ oder auch „Provided by Client“, also „von dem Mandanten vorbereitet bzw. bereitgestellt“.

Die Erstellung einer PBC-Anforderungsliste ist zentraler Bestandteil der Prüfungsvorbereitung. Als PBC-Liste wird demnach eine Auflistung von Informationen und Dokumenten bezeichnet, die ein Wirtschaftsprüfer für die Bearbeitung eines Prüfungsauftrags benötigt. Eine PBC-Liste wird dabei klassischerweise vor Beginn des eigentlichen Prüfungsprozesses durch den Wirtschaftsprüfer angefordert und daraufhin durch den Mandanten bereitgestellt. Während des gesamten Prüfungsprozesses kann eine PBC-Liste laufend aktualisiert und erweitert werden, indem neue Anforderungen hinzugefügt werden.

Im Englischen ist die PBC-Liste als „Audit Request List“ oder „PBC Request List“ bekannt.

Probleme und Schwierigkeiten bei der manuellen Erstellung von PBC-Listen

Laut einer aktuellen Studie von CPA.com nennen knapp 28% der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater die Vorbereitung einer Betriebsprüfung (PBC Report Request Management) als ihre größte Herausforderung. Daneben stellt sich auch die Zusammenarbeit im Team (Collaboration as a team) als beschwerliche Komponente dar.

PBC request management

Die Erstellung und Verwaltung von PBC-Listen kann also mit einem erheblichen Aufwand verbunden sein und bindet somit wichtige Ressourcen. Das ist kaum verwunderlich, denn PBC-Listen werden nach wie vor häufig manuell und in mühsamer Arbeit mithilfe von Office-Anwendungen, meist Excel, für jeden Mandanten individuell zusammengestellt. Gleiches gilt für die meist umständliche manuelle Anpassung von bereits vorhandenen Vorlagen.

Je umfangreicher die PBC-Liste, desto schwieriger ist es schließlich, einen Überblick über die Vielzahl an angeforderten und gegebenenfalls bereits erhaltenen Dokumenten zu bewahren und den Prozess zu dokumentieren. Darunter leidet insbesondere die Zusammenarbeit innerhalb des Prüfungsteams, beispielsweise weil sich die Arbeitsschritte der Prüfungsassistenten für den zuständigen Prüfer nicht überblicken lassen. Diese Problematik betrifft ebenso die Nutzung von Filesharing-Systemen, die zwar den Dokumentenaustausch vereinfachen, jedoch weder eine adäquate Dokumentation des Arbeitsprozesses noch einen umfassenden Überblick zu den aktuellen Bearbeitungsstatus ermöglichen.

Die Mandantenkommunikation per E-Mail oder über andere ineffiziente Kommunikationskanäle zwischen Wirtschaftsprüfer und Mandant erschwert den ohnehin schon komplizierten und zeitraubenden Prozess zusätzlich: Werden PBC-Listen aktualisiert, gelangen Änderungen und wichtige Informationen so nicht zuverlässig, zeitverzögert und teilweise unvollständig an ihr Ziel. Darüber hinaus sind der Datenaustausch sowie die Kommunikation per E-Mail letztlich auch aus Sicherheitsaspekten keine gute Wahl.

Nachteile einer manuellen Erstellung und Verwaltung von PBC-Listen

  • Mühsame und zeitintensive manuelle Erstellung von PBC-Listen
  • Umständliche, arbeitsintensive Anpassung von Vorlagen
  • Verlust des Überblicks bei umfangreichen PBC-Listen
  • Erschwerte Dokumentation angeforderter und bereits erhaltener Dokumente
  • Ineffiziente und unsichere Mandantenkommunikation per E-Mail

Optimierung von Arbeitsprozessen mit PBC-Listen durch eine digitale Cloud-Lösung

Um den ineffizienten und beschwerlichen Prozess der manuellen Erstellung und Pflege von PBC-Listen zu umgehen, bietet sich die Nutzung digitaler Cloud-Lösungen an. Das Anfordern von Dokumenten, zum Beispiel im Rahmen von Abschlussprüfungen, ist fester Bestandteil des Alltags eines Wirtschaftsprüfers – und muss daher unkompliziert und zügig vonstattengehen. Mit der Nutzung einer geeigneten Cloud-Lösung lassen sich die erheblichen Beeinträchtigungen im Zusammenhang mit dem manuellen Einsatz von PBC-Listen beseitigen:

  • Flexibel und individuell: Simple Erstellung von unterschiedlichen digitalen PBC-Listen für jeden Mandanten
  • Optimal vorbereitet für jeden Einsatz: Nutzung von jederzeit anpassbaren Vorlagen
  • Keine lange Suche: Übersichtliche Darstellung aller Arbeitsprozesse in der Cloud
  • Zuverlässige Dokumentation der Arbeitsprozesse
  • Gemeinsamer Zugriff auf alle relevanten Inhalte und agile Arbeitsweise: Möglichkeit der Cloud-Kollaboration innerhalb der Kanzlei
  • Sicherer Austausch von Nachrichten und Dokumenten mit dem Mandanten direkt über die Cloud-Plattform
  • Effektiver: Deutliche Zeitersparnis durch vereinfachte digitale Arbeitsprozesse

Der Collecto von 5FSoftware als PBC-Liste: Das ideale Instrument für das strukturierte Einsammeln, Austauschen und Sortieren von Dokumenten

Benutzerfreundlich, übersichtlich, flexibel anpassbar – der Collecto ist die optimale Lösung für die digitale Erstellung und Verwaltung von PBC-Listen. Als einer der zentralen Workflows auf der 5F Collaboration Plattform ermöglicht der Collecto Steuerberater- sowie Wirtschaftsprüfungskanzleien das strukturierte Einsammeln und Sortieren von Dokumenten in Form einer virtuellen Checkliste. Dank seiner Flexibilität ist der Collecto an verschiedene Arbeitsprozesse anpassbar – so auch an die Vorbereitung und Durchführung einer Jahres- oder Konzernabschlussprüfung.

Beispielhafter Anwendungsfall: Der Collecto von 5F als PBC-Liste

Das Prüfungsteam einer Kanzlei erstellt einen individuellen Collecto als PBC-Liste für die Jahresabschlussprüfung eines Mandanten. Dafür wird in 5F ein flexibel gestaltbarer Collecto angelegt, der eine Auflistung der benötigten Dokumente enthält. Das Prüfungsteam bestimmt die Reihenfolge der geforderten Dokumente, unterteilt sie in Kategorien und sortiert sie je nach Bedarf beliebig vor. Dabei legt das Prüfungsteam Prioritäten und Fälligkeiten fest, stellt bei Bedarf Zusatzinformationen zur Verfügung und weist interne wie externe Aufgaben zu. Die erstellte PBC-Liste ist für jedes Mitglied des Prüfungsteams zugänglich. So wird eine reibungslose Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei ermöglicht.

Der Collecto lässt sich anschließend bei Bedarf als Vorlage speichern und später kanzleiübergreifend auch für andere Mandanten oder ähnliche Projekte verwenden, wobei jederzeit die Möglichkeit einer erneuten Anpassung besteht.

Dem Mandanten liegt die digitale PBC-Liste nun in dem für ihn zugänglichen Bereich der 5F Plattform vor. Über die Upload-Funktion fügt er – in der Regel gemeinsam mit weiteren Mitarbeitern, die durch das Prüfungsteam zuvor eine entsprechende Berechtigung erhalten haben – nach und nach die angefragten Dokumente in der vorgegebenen Struktur hinzu. Für den Mandanten und sein Arbeitsteam ist klar ersichtlich, an welcher Stelle der Checkliste welches Dokument hochgeladen werden sollte. Treten Unklarheiten auf, hat der Mandant jederzeit die Möglichkeit, über die integrierte Kommentarfunktion Rückfragen zu stellen. Dadurch entfällt ein zeitintensiver und verzögerter Austausch per E-Mail (oder telefonisch) gänzlich.

Die Kanzlei kann zu jedem Zeitpunkt über den Bearbeitungsstatus einsehen, welche Änderungen der Mandant an der PBC-Liste vornimmt und ob er die vorgegebenen Fälligkeiten einhält. Weil dieser dabei einfach der anfangs vorgegebenen Struktur folgt, spart sich das Prüfungsteam die mühsame Suche und Zuordnung von Dokumenten aus E-Mail-Postfächern. Dem Prüfungsteam stehen darüber hinaus praktische Statistiken und Filteroptionen zur Verfügung, mit denen sich der gesamte Prozess einfach überblicken lässt.

Die Kommentarfunktion bietet dem Prüfungsteam eine einfache und schnelle Möglichkeit des kommunikativen Austauschs: Dabei ist sowohl ein Austausch mit dem Mandanten möglich – beispielsweise bei Rückfragen – als auch ein interner Austausch innerhalb der Kanzlei. Soll die PBC-Liste überarbeitet, neu sortiert oder um weitere benötigte Dokumente erweitert werden, ist dies zu jedem Zeitpunkt problemlos möglich.

Hat der Mandant alle angeforderten Dokumente hinzugefügt, liegt dem Prüfungsteam eine übersichtliche, bereits vorsortierte PBC-Liste vor, die einen störungsfreien Übergang zum nächsten Prüfungsschritt zulässt. Verschiedene Exportfunktionen ermöglichen bei Bedarf einen gesammelten und sortierten Download der Dokumente und tragen damit zur Vermeidung von Doppelablagen bei.

PBC Liste 5F Screenshot

Zur effektiven Vorbereitung und Ausführung von Jahres- und Konzernabschlussprüfungen: Der Collecto der Cloud-Plattform 5FSoftware

  • Vermeidung von Insellösungen: Nutzung der zentralen, multifunktionalen Cloud-Plattform 5FSoftware
  • Vielseitig einsetzbar: Flexible Erstellung von PBC-Listen je nach Bedarf
  • Mandanten erhalten eine vorgegebene Struktur: Unkompliziertes Vorsortieren von Dokumenten und Anlegen von Kategorien für die Kanzlei
  • Setzen von Prioritäten und Fälligkeiten sowie Erstellung von Aufgaben
  • Übersichtliche Dokumentation eingehender Dokumente
  • Optimale Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei inklusive internem Kommentaraustausch
  • Unkomplizierter und sicherer Austausch mit Mandanten per Cloud-Kommentarfunktion (z.B. bei Rückfragen)
  • Einfaches Anlegen von mandantenunabhängigen Vorlagen mit Zugang für Mitarbeiter in der gesamten Kanzlei
  • Intuitives Navigieren durch Benutzeroberfläche und übersichtliche Auflistung aller Dokumente ermöglichen Einhaltung von Fristen und Terminen für alle Parteien
  • Revisionssichere Speicherung von Dokumenten und praktische Export-Funktion
  • Sichere Cloud-Lösung inklusive Audit Trail – konform nach DSGVO sowie §203 StGB und §50 WPO

PBC Liste System Screenshot