Compraventas inmobiliarias
Recopila del comprador y del vendedor los datos y la documentación para la compraventa mediante una lista de verificación, en lugar de hacerlo a través de bandejas de entrada separadas.
Para notarios y sus equipos
Preparar los expedientes de forma digital. Desde el primer documento hasta el otorgamiento de la escritura.
5F es la plataforma para la notaría digital. Con ella solicita documentación, intercambia documentos confidenciales y resuelve consultas. Los participantes colaboran sin coste.
Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo
Situación actual
Documentación en papel, visión de conjunto solo en el expediente
Para la firma de una escritura deben reunirse datos y documentos de varias partes: de los propios interesados y de bancos, agentes inmobiliarios o administraciones. Llegan a la notaría impresos por correo postal, escaneados en la bandeja de entrada de una sola persona y, en ocasiones, por fax. Así, lo que ya se ha recibido queda repartido entre el expediente y varias bandejas de entrada, y a menudo un dato que falta no se detecta hasta poco antes de la firma.
5F sustituye este proceso por una sala de datos compartida para cada expediente, en la que todas las partes tienen la misma visión de conjunto.
Casos de uso
Usos de 5F en las notarías
Constitución de sociedades
La documentación de constitución y los datos de los socios se reúnen en una sala de datos, aunque los participantes se encuentren en lugares distintos.
Testamentos y sucesiones
Solicita documentos acreditativos a varios participantes y ve en cada elemento lo que ya se ha recibido y lo que aún falta.
Capitulaciones matrimoniales y convenios de divorcio
Cuando se trata de documentación especialmente confidencial, usted determina para cada participante qué sala de datos ve y qué contiene.
Poderes y voluntades anticipadas
Pone el borrador a disposición de los participantes en la sala de datos para su revisión y resuelve las consultas como comentarios en el propio documento.
Bancos, agentes inmobiliarios y otras entidades
Los bancos que financian la operación, los agentes inmobiliarios o los administradores de inmuebles obtienen su propio acceso al expediente, y solo se pagan sus licencias internas.
Funciones principales
Lo que su notaría utiliza a diario
Listas de verificación para la documentación de las partes
Usted define qué datos y documentos acreditativos necesita un expediente y pone la lista a disposición de los participantes. Cada elemento tiene su propio estado de tramitación, de modo que la notaría y los participantes ven la misma situación antes de la firma. Una lista terminada se guarda como plantilla y se reutiliza en el siguiente expediente del mismo tipo.
Salas de datos por expediente
Cada expediente tiene su propia sala, en la que los borradores, los documentos acreditativos y la correspondencia relacionada están juntos. Usted decide a quién invita a cada sala y qué puede hacer allí. Las consultas se vinculan con la función de comentarios al documento al que se refieren, en lugar de gestionarlas en un hilo de correo electrónico.
Tareas
Usted asigna cada paso a una persona del equipo como tarea en el propio expediente. El panel de control muestra lo que ya está hecho y lo que queda pendiente.
Enlaces seguros
Mediante un enlace envía o solicita documentos concretos, sin que la otra parte necesite una cuenta. Si es necesario, puede añadir una contraseña y una fecha de caducidad. Así llega también a una entidad que solo aporta un único documento y no necesita un lugar en la sala de datos.
5F App
Los participantes fotografían un documento con el teléfono y lo suben al instante en el elemento correspondiente, en lugar de escanearlo o enviarlo. Su equipo también puede acceder al expediente cuando está fuera de la oficina. La app forma parte de todas las licencias y no genera costes adicionales.
¿Cómo encaja 5F en sus procedimientos notariales?
En 45 minutos le mostramos la plataforma en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
Ventajas de un vistazo
Lo que 5F aporta a su notaría
- Participantes sin coste de licenciaComprador, vendedor, banco y agente inmobiliario trabajan en el mismo expediente, y solo se pagan las licencias de su propio personal.
- Documentación pendiente de un vistazoAntes de la firma, ambas partes ven en la misma lista qué dato falta todavía.
- Dejar atrás el correo electrónicoLa coordinación con todas las partes se realiza a través de la plataforma, y cada consulta figura en el documento al que se refiere.
- Firma sin pasar por el papelCon el módulo 5F Sign, la firma se realiza en el propio expediente, con firma electrónica avanzada o cualificada.
- Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesionalLos expedientes notariales están sujetos al deber de secreto profesional. 5F se ha desarrollado pensando en las exigencias de los profesionales sujetos a secreto profesional y almacena los datos exclusivamente en Alemania.
- Documentación trazableEl registro de auditoría inalterable deja constancia de quién ha subido o modificado un documento, y el DMS integrado se encarga del archivado a prueba de auditorías.
Contratable aparte
Módulos para notarías
Para necesidades concretas hay módulos contratables aparte. Funcionan en la misma plataforma que sus expedientes, de modo que nadie necesita una segunda herramienta.
5F · Módulo
5F Sign
El documento se firma directamente en la sala de datos, con firma electrónica avanzada o cualificada.
Más información 5F · Módulo5F White Label
La plataforma utiliza la dirección web de su notaría y muestra su nombre y su logotipo, también como remitente de las notificaciones.
Más información 5F · Módulo5F Labels
Internamente, usted marca documentos y tareas con colores; de cara al exterior, estas marcas no son visibles.
Más información¿Qué es una notaría digital?
Se denomina notaría digital a la notaría que gestiona sus procesos de forma electrónica, desde la preparación de un expediente y la comunicación con los participantes hasta la remisión electrónica a registros y organismos públicos. Una parte de estos procesos está regulada por ley y se tramita a través de sistemas propios de la profesión notarial previstos para ello, entre ellos el archivo electrónico de documentos notariales alemán (Elektronisches Urkundenarchiv). A ello se suma la coordinación con los participantes y con otras entidades, es decir, la vía por la que se solicitan, facilitan y comentan los documentos. Para ello, las notarías utilizan plataformas específicas, que en el mercado suelen denominarse sala de datos o portal de clientes. 5F pertenece a este grupo y complementa los sistemas que la notaría ya utiliza.
Papel o digital: la diferencia
| Merkmal | Papel y correo electrónico | Con 5F |
|---|---|---|
| Solicitud de documentación | Lista en el escrito de solicitud, tecleada de nuevo en cada expediente | Lista de verificación con elementos individuales, reutilizable como plantilla |
| Acceso para los participantes | Se envían copias y después ya no se controla su difusión | Acceso individual por persona, con permisos por sala de datos |
| Consultas | Nota de llamada o correo electrónico al margen del expediente | Comentario en el documento al que se refiere |
| Estado del expediente | Solo la persona responsable sabe qué se ha recibido ya | Estado de tramitación de cada elemento, visible para ambas partes |
| Envío de un documento individual | Carta o adjunto de correo, con validez ilimitada y sin protección | Enlace seguro, con contraseña y fecha de caducidad si se desea |
| Firmas | Impresión, firma y devolución por correo postal | Firma avanzada o cualificada con 5F Sign |
| Trazabilidad | Reconstruido después a partir del expediente y del correo saliente | Registro de auditoría en el expediente, archivado a prueba de auditorías en el DMS |
FAQ
Häufige Fragen
5F no sustituye al archivo electrónico de escrituras ni a los sistemas de comunicación jurídica electrónica: funciona junto a ellos. Los procedimientos regulados por ley se siguen tramitando a través de los sistemas previstos para la profesión notarial. En 5F se prepara cada expediente con las partes, los bancos y demás entidades. Allí solicita datos y justificantes, presenta borradores para su revisión y resuelve consultas hasta que la cita en la notaría queda fijada.
5F Sign ofrece la firma electrónica avanzada y la cualificada; no sustituye nada que, más allá de ellas, exija formalización ante notario. Esa formalización sigue siendo competencia de su notaría. Con 5F Sign, las partes firman dentro del expediente los documentos para los que basta uno de estos dos niveles de firma, sin imprimir ni reenviar papel.
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En una breve demo en línea le mostramos la plataforma en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
Tras la demo en línea, puede probar 5F gratis durante 30 días.