Datos maestros del personal en formato digital, sin cuestionarios en papel
Sus clientes comunican las nuevas incorporaciones directamente desde 5F, mediante el cuestionario de alta de personal en línea de nuestro partner Fastdocs. La persona contratada introduce sus propios datos y, al final, su firma recibe el archivo de importación listo para el programa de nóminas.
Datos alojados en Alemania · Desarrollado para profesionales sujetos a secreto profesional · Sin coste para participantes externos · Desarrollo propio en Regensburg · Prueba gratuita tras la demo
Cuestionarios de alta en papel, con datos incompletos o ilegibles
Con cada nueva incorporación, el cuestionario de alta de personal recoge los datos necesarios para la nómina. En papel falta habitualmente el número de identificación fiscal, la caja de seguro de enfermedad figura como “AOK” en lugar de “AOK Bayern” y el número de la seguridad social se confunde con el número de asegurado de la caja. Si el cuestionario vuelve escrito a mano, parte de los datos no puede descifrarse con seguridad, y el registro empieza con una consulta al cliente.
5F sustituye este procedimiento por un formulario en línea que el cliente y la persona contratada completan uno tras otro.
Así funciona el registro de datos del personal con 5F Datos de nómina
Cada proceso empieza con un enlace de partner, es decir, una tarjeta que usted muestra en el panel de determinados contactos de sus clientes. Desde allí, el recorrido pasa al portal del empleador de Fastdocs y vuelve después a su firma.
Crear y compartir el enlace de partner
En la configuración de la organización, usted crea un enlace de partner a Fastdocs y selecciona los contactos de clientes que deben verlo. Una vez publicado, la tarjeta aparece en el panel de esos contactos. Desde la libreta de direcciones también puede compartirlo con muchos contactos a la vez.
El cliente comunica la nueva incorporación
Su cliente abre el enlace de partner, selecciona en el portal del empleador el tipo de relación laboral que corresponda e introduce los datos del empleador. Un correo electrónico le confirma el envío y le explica los pasos siguientes.
La persona contratada introduce sus datos
Recibe un correo electrónico con el enlace al formulario e introduce sus datos desde un smartphone, una tablet o un PC, entre ellos el número de identificación fiscal y el número de la seguridad social. El cuestionario completado se envía en PDF al empleador, que lo firma y lo devuelve a su firma junto con el contrato de trabajo.
Su firma completa los datos y cierra el proceso
En el área Nómina, los responsables de su firma se asignan al alta e introducen en la sala de datos la información de la firma, como el número de cliente, el número de personal y el número de asesor. En cuanto el cliente, la persona contratada y la firma han registrado sus datos, el archivo de importación para el programa de nóminas y la documentación en PDF quedan disponibles en el archivo de documentos. Al finalizar el alta en nómina, se cierra la sala de datos.
¿Cómo sería el alta digital en nómina para sus clientes?
En 45 minutos le mostramos el módulo en funcionamiento y, si lo desea, puede comenzar directamente el periodo de prueba.
Ventajas de un vistazo
Lo que le aporta 5F Datos de nómina
- Datos legibles desde el principioEl cliente y la persona contratada introducen ellos mismos sus datos desde un smartphone, una tablet o un PC.
- Menos consultasEl portal guía paso a paso la introducción de datos y ofrece ayuda justo en los datos que habitualmente faltan en papel.
- Archivo de importación, sin transcribir a manoUna vez terminado el registro, el archivo de importación para su programa de nóminas y la documentación en PDF están disponibles en la sala de datos.
- Un único acceso para los clientesSus clientes inician cada alta desde la tarjeta de su panel de 5F, en lugar de tener que recordar otro sistema independiente con su propio inicio de sesión.
- El avance, de un vistazoPara cada alta, el área Nómina muestra si el cliente, la persona contratada y la firma han registrado sus datos, con las altas ordenadas en nuevas, en curso y finalizadas.
- Sin coste de licencia para sus clientesSus clientes y las personas que contratan colaboran como participantes externos, sin necesidad de licencia propia.
¿Qué es un cuestionario digital de alta de personal?
El cuestionario de alta de personal recoge los datos necesarios para dar de alta en nómina a una persona recién contratada. Entre ellos figuran los datos maestros, el número de identificación fiscal, el número de la seguridad social, la caja de seguro de enfermedad y las condiciones básicas de la relación laboral. En la versión digital, el empleador y la persona contratada completan un formulario en línea, en lugar de imprimir un cuestionario en papel y rellenarlo a mano. El resultado es un registro de datos que puede importarse en un programa de nóminas y una documentación para el expediente del empleado.
Cuestionario en papel o registro digital
| Merkmal | Cuestionario de alta tradicional | Registro con 5F Datos de nómina |
|---|---|---|
| Introducción de datos | Cuestionario en papel, rellenado a mano | Formulario en línea en PC, tablet o smartphone |
| Datos completos | Los campos que faltan no se detectan hasta que el cuestionario llega a la firma | El portal guía por los datos obligatorios |
| Legibilidad | Hay que descifrar la letra manuscrita | Datos introducidos con teclado |
| Envío a la firma | Correo postal, escaneo o adjunto de correo electrónico | El proceso se gestiona en la sala de datos de la plataforma |
| Traspaso al programa de nóminas | Transcripción manual | Archivo de importación para DATEV LODAS y Lohn und Gehalt |
| Archivo | Expediente en papel o carpeta local | Archivo de documentos en la sala de datos de la persona contratada |
Häufige Fragen
Los datos se recogen en el cuestionario de personal online de nuestro socio Fastdocs, al que lleva el enlace de socio desde 5F. El archivo de importación final y la documentación en PDF se guardan después en 5F, en la sala de datos del trabajador, y por tanto en centros de datos en Alemania. Para el tratamiento en el cuestionario se aplica la política de privacidad de Fastdocs.
Sí, su cliente inicia la comunicación desde la tarjeta de su panel de 5F, y para ello necesita su acceso a la plataforma. Esto no implica pagar licencias: los clientes colaboran en 5F de forma gratuita como participantes externos. La persona contratada no necesita cuenta: recibe el enlace al formulario por correo electrónico.
5F Datos de nómina es una cuota anual que se suma a su licencia, independientemente de cuántos empleados de su despacho trabajen en el área de nóminas y de cuántas nuevas contrataciones comuniquen sus clientes. El importe figura en su oferta.
Vea 5F Datos de nómina en funcionamiento
En una breve demo en línea le mostramos el módulo en funcionamiento y analizamos sus necesidades.
- Tras la demo en línea, puede probar 5F gratis durante 30 días.