Remote Audits im Blickpunkt: Digitale Konzernabschlüsse effizient und sicher durchführen – mit 5FSoftware
In der digitalen Geschäftswelt gewinnen Remote Audits zunehmend an Bedeutung – eine Entwicklung, die durch die Corona-Pandemie zusätzlich beschleunigt wurde. Die Möglichkeit, Audits virtuell per Fernprüfung durchzuführen, eröffnet Unternehmen und Wirtschaftsprüfern völlig neue Perspektiven. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Remote Audits“ und welche Vorteile bieten sie? In diesem Blogbeitrag soll am Beispiel der digitalen Konzernabschlussprüfung mit der Cloud-Plattform von 5FSoftware beleuchtet werden, wie Kanzleien durch Remote Audits ihre Effizienz bei Prüfungen steigern und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einhalten können.
Definition „Remote Audits“ – Fernaudits (Fernprüfungen) in der Wirtschaftsprüfung
Ein „Remote Audit“ ist ein Auditverfahren, das aus der Ferne („remote“) durchgeführt wird, ohne dass der Auditor physisch vor Ort ist. Bei einem Audit handelt es sich um eine systematische Überprüfung, ob bestimmte Standards, Richtlinien oder Anforderungen erfüllt werden. Die Nutzung von Kommunikations- und Informationsplattformen ermöglicht es, Audits ressourcenschonend aus der Ferne durchzuführen. Traditionell wurden Audits vor Ort beim Mandanten durchgeführt.
In der Wirtschaftsprüfung können Remote Audits beispielsweise in der Jahres- und Konzernabschlussprüfung Anwendung finden. Der Einsatz geeigneter Tools ermöglicht es den Wirtschaftsprüfern, die erforderlichen Prüfungen durchzuführen.
Wichtig: In einigen Fällen, insbesondere bei komplexen oder umfangreichen Prüfungen, kann eine physische Präsenz des Prüfers vor Ort erforderlich sein – das hängt ganz von den spezifischen Anforderungen des Audits und den regulatorischen Vorschriften ab.
Warum Kanzleien die Möglichkeit von Remote Audits nutzen sollten – Vorteile im Überblick:
Von effizienteren Arbeitsabläufen über flexible Arbeitsbedingungen bis hin zur Skalierbarkeit von Audits – bei der Durchführung von Prüfungen aus der Ferne profitieren Kanzleien von einer ganzen Reihe von Vorteilen:
Effizienzsteigerung: Remote Audits ermöglichen es Kanzleien, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Durch den Zugriff auf digitale Unterlagen und den Einsatz von digitalen Tools können Prüfungen schneller durchgeführt werden, da der physische Aufwand minimiert wird.
Kosteneinsparungen: Durch die Durchführung von Remote Audits können Kanzleien ihre Kosten reduzieren. Es entfallen Kosten für Reise(-zeit) und Übernachtungen.
Hohe Datensicherheit: Remote Audits erfordern eine sichere Übertragung und Speicherung von Daten. Geeignete Tools weisen hohe Datensicherheitsstandards auf, um die Vertraulichkeit und Integrität der geprüften Informationen zu gewährleisten, beispielsweise durch verschlüsselte Kommunikation und Zugriffsbeschränkungen.
Flexible Arbeitsbedingungen: Remote Audits bieten Kanzleien die Möglichkeit, flexiblere Arbeitsbedingungen anzubieten. Wirtschaftsprüfer können von zu Hause oder von anderen Standorten aus arbeiten, was zu einer besseren Work-Life-Balance und höherer Mitarbeiterzufriedenheit führen kann.
Skalierbarkeit von Audits und erweiterter Mandantenkreis: Remote Audits eröffnen Kanzleien die Möglichkeit, Mandanten über größere geografische Gebiete hinweg zu betreuen. Da physische Präsenz nicht erforderlich ist, können Kanzleien Kunden in entfernten Standorten oder sogar international ansprechen.
Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein: Remote Audits tragen zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei, da sie weniger Reisen und keinen Einsatz von physischen Dokumenten erfordern. Dies unterstützt Nachhaltigkeitsziele und Umweltschutz.
Voraussetzungen für erfolgreiche Remote Audits – und Lösungen von 5FSoftware:
5FSoftware bietet eine Cloud-Plattform für sicheren Datenaustausch und effektive Kommunikation zwischen Kanzleien und Mandanten, über die sich Remote Audits einfach, sicher und effizient durchführen lassen:
Voraussetzung:
Tools zur digitalen Durchführung von Remote-Audits
In jedem Fall benötigt die Kanzlei digitale Tools, die eine effiziente und strukturierte Durchführung von Audits ermöglichen. Die Tools sollten sich zur Kommunikation und Zusammenarbeit eignen, um mit den Mandanten und anderen Prozessbeteiligten interagieren zu können.
Lösung:
Für Wirtschaftsprüfer stellt 5F spezielle Tools für die Durchführung digitaler Konzernabschlussprüfungen und Saldenbestätigungsaktionen bereit. Ergänzt werden diese durch digitale Werkzeuge wie z.B. Projekträume zum sicheren Dokumentenaustausch und zur Kommunikation sowie interaktive Checklisten zum Einsammeln von Dokumenten. Ein Zusatzmodul ermöglicht darüber hinaus die elektronische Signatur von Dokumenten direkt in der 5F-Plattform.
Voraussetzung:
Sicherer Übertragungskanal für sensible Daten
Da bei Remote-Audits vertrauliche Informationen und sensible Daten übertragen werden, ist (neben einer stabilen und vertrauenswürdigen Internetverbindung) ein sicherer Datenübertragungskanal von entscheidender Bedeutung.
Lösung:
Die 5F-Plattform bietet höchste Sicherheitsstandards für Berufsgeheimnisträger und wurde explizit für die Übertragung sensibler Daten entwickelt. Der Schutz der übermittelten Daten ist daher jederzeit gewährleistet. 5F ist „made and hosted in Germany“, DSGVO- sowie GoBD-konform. Des Weiteren werden alle Arbeitsprozesse innerhalb der Plattform per Audit-Trail lückenlos protokolliert.
Voraussetzung:
Flexibler Zugriff auf elektronische Unterlagen
Um Remote-Audits durchzuführen, müssen Kanzleien Zugriff auf die elektronischen Unterlagen ihrer Mandanten haben. Eine gut organisierte und strukturierte elektronische Datenverwaltung erleichtert den Zugriff auf die erforderlichen Unterlagen.
Lösung:
5F stellt eine übersichtliche Arbeitsumgebung zur Verfügung, in der sich Dokumente digital austauschen, strukturieren und organisieren lassen. Über die 5F Cloud-Plattform haben Kanzleien und Mandanten jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Neben einer revisionssicheren Ablage von Dokumenten bietet 5F Schnittstellen zu unterschiedlichen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) an.
Voraussetzung:
Kompetenzen der Kanzleimitarbeitenden
Die Mitarbeitenden der Kanzlei müssen über die notwendigen Kompetenzen und Kenntnisse verfügen, um Remote-Audits durchzuführen. Dazu gehört nicht nur technisches Know-how im Umgang mit den verwendeten Tools, sondern auch die Fähigkeit, den Prüfungsprozess virtuell zu planen, zu organisieren und durchzuführen.
Lösung:
5FSoftware führt regelmäßig Schulungen mit Kanzleimitarbeitenden durch, in denen gezielt alle notwendigen Kompetenzen für die erfolgreiche Nutzung der 5F-Plattform vermittelt werden. Der Fokus kann dabei bei Bedarf auf die Durchführung von Remote-Audits gelegt werden.
Die digitale Konzernabschlussprüfung mit 5F – Remote Audit in zwei Schritten:
Schritt 1: Verifizierung der Teilbereichsprüfer
Im ersten Schritt werden die Teilbereichsprüfer eingeladen und verifiziert. Dies bedeutet, dass sie Zugang zum Tool erhalten und ihre Identität und Berechtigung überprüft werden. Sobald die Teilbereichsprüfer verifiziert sind, können sie aktiv am Prüfungsprozess teilnehmen.
Schritt 2: Kommunikation mit Teilbereichsprüfern
Im zweiten Schritt werden Prüfungsanweisungen (Audit Instructions) und Unterlagen (Appendizes) an die Teilbereichsprüfer übermittelt. Das Tool zur digitalen Konzernabschlussprüfung bietet eine Plattform, auf der die Kanzlei die erforderlichen Anweisungen, Richtlinien und Dokumente bereitstellen und an die Teilbereichsprüfer verteilen kann. Dies ermöglicht eine einheitliche und strukturierte Vorgehensweise bei der Prüfung.
Die Teilbereichsprüfer können anschließend auf die Unterlagen zugreifen, sie bearbeiten und ihre Arbeitsergebnisse dokumentieren und hochladen. Zur Nachverfolgung des Prüfungsfortschritts steht ein zentrales Dashboard bereit. Daneben besteht die Möglichkeit, innerhalb des Prüfungsteams projektbezogen zu kommunizieren.
Fazit:
Durch den zweiteiligen Prozess der digitalen Konzernabschlussprüfung mit 5F wird die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Prüfungsbeteiligten optimiert. Das Tool gewährleistet einen reibungslosen Informationsfluss, eine klare Arbeitsstruktur und eine effektive Überwachung des Prüfungsfortschritts. Zudem bietet es eine lückenlose Prüfungsdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Rückverfolgbarkeit der Prüfungstätigkeiten.
„Bei Grant Thornton Austria setzen wir die innovative und benutzerfreundliche Kollaborationsplattform von 5F gezielt im Bereich der Wirtschaftsprüfung ein. Diese fortschrittliche Lösung ermöglicht eine effiziente Digitalisierung des Datenaustauschs und trägt maßgeblich zur Entlastung unserer Mitarbeiter bei, indem sie die Herausforderungen durch eine hohe Anzahl ungelesener E-Mails deutlich reduziert.“
Wolfgang Laserer, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater | Grant Thornton Austria
Kontakt
5FSoftware GmbH
Franz-Mayer-Straße 1, 93053 Regensburg
Web: www.5fsoftware.de
E-Mail: info@5fsoftware.de
Telefon: +49 941 46 29 77 40
