Vorteile von Tax Tech Cloud Collaboration Plattformen „in den Wolken”

Die digitale Kanzlei arbeitet dezentral und asynchron

von Andreas Baier

Ohne Cloud haben es Kanzleifachangestellte schwer, mit ihren selbstgebastelten Aufgabenlisten, speziellen Fristen-Kalendern und der permanenten Suche nach bestimmten Mails: Das wirkt wie eine Drehscheibe am Telefon, Fensterkurbeln im Auto oder eine Papier-Landkarte auf dem Schoß während der Fahrt.

Cloudbasierte Kanzleisoftware hilft mit ihrer logischen und flexibel auf individuelle Bedürfnisse anpassbaren Struktur dabei, viel schneller und gleichzeitig bequemer mit seinen Kollegen und seinen Mandanten zusammenzuarbeiten – egal, ob im Büro oder im Homeoffice.

Berechtigte arbeiten von überall aus an einem gemeinsamen Projekt. Und jeder antwortet, wann er es für richtig hält: Cloud Collaboration verläuft also asynchron und dezentral. Die Vorteile liegen nicht erst seit der Pandemie auf der Hand.

Vorteile der Cloud Collaboration – wer will heute noch ohne Navi leben?

In den 2010er Jahren nannte man es noch „E-Collaboration“, weil die Cloud noch keine (besondere) Rolle gespielt hat, doch das Konzept blieb dasselbe: Maßnahmen zur dezentralen computergestützten Zusammenarbeit von zeitlich oder räumlich getrennten Teams.

Die asynchrone Kommunikation ist bei Collaboration-Plattformen für Kanzleien kein Problem, sondern ein Segen: Beide Seiten wissen immer genau, was als Nächstes dran ist – und man arbeitet es dann ab, sobald man dafür bereit ist, mit der nötigen Konzentration und sogar ein wenig Spaß. Wir sagen nicht, dass es das reine Vergnügen ist, aber wir wissen, dass sowohl Kanzlei-Mitarbeiter als auch Mandanten das Gefühl von Ordnung und Übersichtlichkeit genießen – und dass jeder weiß, wer welchen nächsten Schritt erledigen muss, bevor es weitergeht. Sobald dieser getan ist, werden die Projektbeteiligten per E-Mail benachrichtigt und sie entscheiden, wann und von wo aus sie daran weiterarbeiten wollen. Wir haben absichtlich keine Videokommunikation eingebaut, weil wir wissen, dass synchrone Meetings eben auch Stress bedeuten, wenn man aus seiner Konzentration herausgerissen wird.

Nie wieder Belege, Akten oder Unterlagen hin- und herschleppen

Belege liegen digitalisiert vor – und wenn nicht, werden sie gescannt oder fotografiert und an logischen Orten im System abgelegt. Das bedeutet, dass jedes einzelne Dokument sicher archiviert ist. Man muss sich um keine Archivierungsfristen mehr kümmern, das macht unser System automatisch. und vor allem braucht niemand mehr Aktenordner, Mappen, Schuhkartons oder gar Koffer hin- und herzuschicken.

Der physische Versand von Unterlagen ist also überflüssig, genau wie auch die persönliche handschriftliche Unterschrift: Unser System bietet die fortgeschrittene und die qualifizierte digitale Signatur 5F Sign, die allerhöchste europäische Sicherheitsansprüche erfüllt.

Der wichtigste Vorteil unserer 5F Software Cloud Collaboration Plattform für Kanzleien ist also, dass die Arbeitszufriedenheit steigt, je länger man sie benutzt – und zwar vom ersten Tag an. Dann hat man wieder den Kopf frei und mehr Zeit für die eigentlichen (lukrativen!) Aufgaben in seiner Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei.

Collaboration Plattformen sicher wie Fort Knox

Manche sind gegenüber Cloud Collaboration skeptisch, weil sie immer noch lieber auf Papier und Stahlschränke vertrauen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Daten in der Cloud durchaus Sicherheitsvorteile genießen, die der Lagerung in einem physischen Tresor überlegen sind.

Ganz abgesehen davon, dass unsere Server in Deutschland gehostet sind, wir mit Zwei-Faktor-Authentifizierung arbeiten und Kryptographie einsetzen, gelten die weltweit höchsten Sicherheitsstandards, wie sie Berufsgeheimnisträger fordern. Hier erklären wir es noch einmal ausführlicher.

5Ffen in der eigenen Kanzlei-Cloud

Darüber hinaus ist jedoch zu beachten: Eine Kanzlei-Cloud muss nie umziehen, sie kann nicht abbrennen und keinen Wasserschaden erleiden, man kann ihre Dokumente nicht im Bus liegenlassen, ihre Miete ist wesentlich günstiger als die von Büros und Lagerflächen – und sie hat keine menschlichen Schwächen: Sie verliert keinen Schlüssel, sie vergisst keine Kombination, sie verrät kein Passwort und ihr ist nichts zu groß, zu schwer oder zu kompliziert.

Ein wichtiger Punkt: Sie altert nicht. Während stationäre Programme auf den eigenen Rechnern irgendwann überholt sind, bleiben Cloud-Collaboration-Plattformen immer frisch. Sie werden ständig weiterentwickelt und verbessert. Andere konzentrieren sich auf Legal Tech, aber die Kanzlei-Cloud 5F wird immer zuverlässig an die aktuellen Tax Tech-Bedürfnisse von Wirtschaftsprüfungen und Steuerberatungen angepasst sein.

Reisekosten, Portokosten, Lager- und Büromiete und Parkplätze sparen

Dass eine Cloud keinen Platz verbraucht und dass niemand mehr extra für Meetings oder Unterschriften anreisen muss, hat zusätzlich sowohl logistische als auch ökologische und ökonomische Vorteile: Man spart sehr viel Geld und schont die Umwelt. Sicher verbrauchen Server auch Energie und hinterlassen einen ökologischen Fußabdruck, aber die Bilanz fällt deutlich zugunsten der Cloud aus. Außerdem wird sich der Trend zum Homeoffice nicht umkehren lassen – und eine digitale Kanzlei hat damit überhaupt kein Problem.

Cloud-Collaboration-Plattformen der 20er sind also wesentlich mehr als ein schnödes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Manche erinnert unsere Plattform an die „Stadt in den Wolken“ im Star-Wars-Universum: 5F ist wie ein intergalaktischer Treffpunkt für Kanzleien und Mandanten. Und wie er sich weiterentwickelt, gestalten wir mit unseren Kunden gemeinsam.