Neue Features Mai 2020

Wir freuen uns sehr, dass wir Sie in der Corona Krise mit unserer Cloud Plattform unterstützen können. In den letzten Wochen wurden tausende von Dokumenten über 5F ausgetauscht und haben Menschen im Home Office miteinander verbunden.

Heute wollen wir Ihnen die neuesten Funktionalitäten vorstellen und einen kleinen Ausblick geben auf die nächsten Entwicklungsschritte – die Integration der elektronischen Signatur.

1.    Dokumentenübersicht im Collecto

Um bei all den Dokumenten im Collecto den Überblick zu behalten gibt es jetzt ganz neu eine Dokumentenübersicht bei Ihrem Collecto.

Dabei werden die Dokumente nach Gruppen und dessen Elemente sortiert.

Navigation

Die Navigation auf der linken Seite hilft Ihnen bei einer langen Liste an Dokumenten direkt die Gruppe oder dessen Element anzuzeigen. Klicken Sie auf das gewünschte Element, springt die Ansicht automatisch in der Liste zur entsprechenden Position.

Navigieren Sie so durch eine lange Liste von Dokumenten.

In diesem kurzen Video zeigen wir Ihnen die Funktionen des neuen Dokumentenlisting.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Export

Sie möchten nun Dokumente gleichzeitig exportieren, diese befinden sich aber in verschiedenen Gruppen? Auch das ist nun einfach möglich. Wählen Sie die gewünschten Dokumente aus und laden Sie diese Auswahl herunter.

Sie haben auch die Möglichkeit alle Dokumente auszuwählen. Dies ist ebenfalls auf Gruppenebene möglich.

Um nun stets den Überblick zu behalten, ob Sie bereits alle Dokumente exportiert haben, hilft Ihnen die Anzeige des Exportstatus.

Dokumente neu zuordnen

Falsch zugeordnete Dokumente können hier nun ganz einfach einem anderen Element einer Gruppe zugeordnet werden. Das Dokument muss also nicht mehr aus diesem Element gelöscht und neu an der richtigen Stelle hochgeladen werden.

Freuen Sie sich schon auf mehr. Wir arbeiten gerade mit Hochdruck an der Integration einer Vorschau der Dokumente direkt auf der 5FPlattform. Diese werden wir Ihnen mit dem nächsten Release zur Verfügung stellen.

2.    Partnerlinks

Nutzen Sie unsere Plattform als eigenes Mandantenportal.

Mit der Funktion Partnerlinks könne Sie Ihren Mandanten individuelle Links erstellen, damit Ihre Mandanten noch schneller alle Links zu Steuer und Recht verfügbar haben.

Sie haben einen neuen Blogbeitrag auf Ihrer Homepage oder möchten direkt auf Ihre Homepage oder andere wichtigste Internetseiten verweisen? Das ist dank der neuen Funktion Partnerlink erstellen nun einfach umsetzbar.

Erstellen Sie eine Kachel auf dem Dashboard ausgewählter Kontakte, sodass diese lediglich auf dieses Icon klicken muss.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, diese farblich zu gestalten und mit einem Logo zu versehen.

Ihnen gefällt diese neue Funktion? Dann geben Sie uns einfach kurz Bescheid und wir schalten diese für Sie frei.

3.    Neuerungen beim Erstellen von Projekten, Projekträumen und Quickshare

Interaktive Checkliste

Das Erstellen eines Workflows wie ein Projekt oder Quickshare wird nun noch einfacher. Nutzen Sie die Checkliste auf der linken Seite, um Schritt für Schritt durch die nötigen Angaben geführt zu werden. Klicken Sie auf die einzelnen Elemente der Liste, um direkt in das Eingabefeld oder zu entsprechenden Einstellungen zu gelangen.

Interaktive Checkliste

Die Quick Liste gibt Ihnen nach der Angabe aller Informationen grünes Licht? Super! Nun können Sie das Projekt bzw. den Projektraum erstellen und haben für alle nötigen Informationen gesorgt.

Auswahl der Dokumentenablage

Mitarbeiter haben in der Vergangenheit versehentlich einen Ordner aus ihrem privaten DMS als Dokumentenablage für Mandantenbezogenen Dokumente gewählt? Dies kann so in Zukunft nicht mehr passieren.

Haben Sie oder Ihr Mitarbeiter im Vorfeld einen Mandanten hinterlegt, steht Ihnen automatisch nur noch eine Dokumentenablage innerhalb des Organisations weiten DMS zur Verfügung.

So wird vermieden, dass Mandantenbezogene Unterlagen in den privaten Ordnern Ihrer Mitarbeiter verschwinden.

Dokumentenablage

Mehr Transparenz

Sie haben mehrere Organisationen und dürfen auf keinen Fall durcheinanderkommen? Sehen Sie ab jetzt beim Erstellen des Projektes mit welcher Organisation Sie den Vorgang gestartet haben, um so Fehler zu vermeiden.

Tranzparenz

Farbkennzeichnung

Um Ihre Projekte und Projekträume noch besser ordnen zu können, nutzen Sie die Möglichkeit der Farbkennung. So werden Projekte und dessen Unterprojekte in der Auflistung Aller Projekte oder auf Ihrem Dashboard noch übersichtlicher zugeordnet.

Diese Option haben Sie nun beim Starten aller Workflows. Kennzeichnen Sie so den Collecto. QuickShare, das Projekt oder den Projektraum schon beim Erstellen.

Ausblick:

Wir wollen die komplette Kommunikation zu Ihren Mandanten digital abbilden. Ein wichtiges Puzzlestück ist somit die Integration der elektronischen Signatur. Sie werden nicht nur die Möglichkeit haben die fortgeschrittene elektronischen Signatur zu nutzen, sondern auch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und somit die höchste verfügbare Signaturstufe gemäß der europäischen Signaturverordnung eIDAS.

Sie wollen mehr darüber erfahren, sprechen Sie uns gerne an.
Wir freuen uns auf Sie.

By | 2020-05-07T17:06:35+02:00 06, 05, 2020|Techblog|