Mit der Zusatzoption 5F Single Sign-On (SSO) bieten wir Ihnen die Möglichkeit, eine zentrale Anmeldung und Zugriffsverwaltung für Mitarbeitende Ihrer Organisation in 5F zu integrieren – realisiert über Microsoft Azure. Dadurch erhöht sich die Effizienz und Sicherheit der Zugriffsrechte in Ihrem Unternehmen, während außerdem die Administration durch zentralisierte Prozesse entlastet wird.

Einfaches Passwortmanagement und beschleunigte Anmeldeprozesse

Durch die Verwendung von 5F SSO müssen sich Benutzerinnen und Benutzer nur einmal zentral anmelden, um Zugang zu verschiedenen Anwendungen zu erhalten. Das vereinfacht das Passwortmanagement und beschleunigt die Anmeldeprozesse.

Effizientes On- und Offboarding von Mitarbeitenden

5F SSO erleichtert außerdem das On- und Offboarding von Mitarbeitenden. Neue Teammitglieder können schnell integriert werden, während beim Ausscheiden umgehend der Zugriff entzogen werden kann. Dies optimiert nicht nur die administrativen Abläufe, sondern trägt auch zur Sicherheit der Unternehmensressourcen bei.

Erhöhte Compliance durch einheitliche Passwortverwaltung

Die einheitliche Passwortverwaltung von 5F SSO erleichtert es Ihnen, unternehmensspezifische Passwortrichtlinien durchzusetzen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dies ist besonders wichtig in Branchen mit strengen regulatorischen Vorgaben.

Kontakt

5FSoftware GmbH
Franz-Mayer-Straße 1, 93053 Regensburg
Web: www.5fsoftware.de
E-Mail: info@5fsoftware.de
Telefon: +49 941 46 29 77 40

Durch die CSRD-Richtlinie werden ab 2026 zusätzlich zu großen Unternehmen auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zur Berichterstattung über Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekte (ESG) verpflichtet. Dies wird weitreichende Konsequenzen sowohl für Unternehmen als auch für Kanzleien mit sich bringen. In diesem Beitrag finden Sie die wichtigsten Infos zur ESG-Berichtspflicht und lesen, wie Sie die neuen ESG-Checklisten von 5F im Rahmen der ESG-Berichterstattung einsetzen können.

Was ist ESG und was beinhaltet die CSRD-Richtlinie?

ESG steht für Umwelt, Soziales und Unternehmensführung („Environmental, Social, Governance“) und bezieht sich auf eine Reihe von Kriterien, die verwendet werden, um die Nachhaltigkeits- und Verantwortlichkeitspraktiken von Unternehmen zu bewerten.

Die CSRD-Richtlinie („Corporate Sustainability Reporting Directive“) ist eine Initiative der Europäischen Union, die darauf abzielt, die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen zu verbessern.

Welche Konsequenzen hat die CSRD-Richtlinie für Unternehmen und Kanzleien?

Die ESG-Berichtspflicht betrifft bisher vor allem große kapitalmarktorientierte Unternehmen. Ab 2026 werden durch die CSRD-Richtlinie auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verpflichtet sein, detaillierte Informationen über Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekte (ESG) ihrer Geschäftstätigkeiten offenzulegen.

Sowohl Unternehmen als auch Kanzleien werden von den erweiterten Berichtspflichten der CSRD-Richtlinie betroffen sein.

Unternehmen werden ihre Berichterstattungspraktiken anpassen und sicherstellen müssen, dass sie den neuen Anforderungen im Bereich ESG gerecht werden. Kanzleien werden zunehmend beratend zur Seite stehen, in die Prüfung von ESG-Berichten involviert sein und müssen dementsprechend die dafür benötigte Expertise vorweisen.

Neue Collecto-Checklisten zum Thema ESG – 5F stellt Vorlagen für Kanzleien bereit

Um Kanzleien im Hinblick auf die ESG-Berichtspflicht zu unterstützen, bietet 5F ab sofort Checklisten für die Berichterstellung, Prüfung und Beratung rund um das Thema ESG an. Diese basieren auf den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) und beinhalten umfassende Anforderungen, die von Unternehmen bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung berücksichtigt werden müssen.

Die neuen Vorlagen können einfach in die Vorlagenverwaltung eingebettet und flexibel als Collecto-Checkliste genutzt werden. Es stehen zwei Vorlagen bereit, die Sie ab sofort als Paket käuflich erwerben können.

Die „Mutter aller Steuerberatermessen“ fand im April in Köln statt. 5FSoftware nahm das fünfte Jahr in Folge an der StB EXPO Köln teil.

von Natalie Funk

Die Steuerberaterverbände haben erneut zur TAXarena eingeladen. Die Messe, die sich bereits seit über einem Jahr an verschiedenen Standorten in Deutschland etablieren konnte, hatte ihren Auftakt in Hannover. 107 Aussteller und rund 1.200 Besucher haben sich zum Thema Steuern und Digitalisierung austauschen können.

von Natalie Funk

Wir freuen uns, Ihnen die Veröffentlichung der neuesten Version unserer 5F App ankündigen zu können! Dieses Update bringt neben einigen kleineren Verbesserungen eine praktische neue Funktion mit sich, die Sie ab sofort bei der Nutzung von 5F per Smartphone nutzen können: den Mehrfachupload von Dokumenten. Dieser ermöglicht Ihnen den Upload mehrerer Dokumente auf einmal und spart Ihnen zukünftig Mühe und Zeit. Mit dabei: flexibles Anordnen von Bilddateien per Drag & Drop und automatische PDF-Konvertierung.

Projekte, Collectos und andere Workflows ohne Interaktion nutzen: Bei Bedarf lassen sich ab sofort sowohl die Kommentar- als auch die Uploadfunktion für einzelne Workflows und ausgewählte Teilnehmergruppen deaktivieren. Bestimmte Teilnehmer können diese dann nicht mehr nutzen – wodurch in den entsprechenden Workflows die Interaktion einschränkt wird. Stellen Sie so einfach sicher, dass Dokumente an der richtigen Stelle hochgeladen werden oder nutzen Sie Workflows als Verteiler für Dokumente oder Informationen.

Workflows für den Upload sperren: Stellen Sie einfach sicher, dass Dokumente an der richtigen Stelle hochgeladen werden

In Projektstrukturen können Sie durch die neue Option beispielsweise Projekte oder Unterprojekte für den aktiven Austausch sperren, sodass lediglich Projekträume und Collectos für die Zusammenarbeit genutzt werden können. Dies kann sinnvoll sein, um gezielt zu steuern, dass externe Kontakte (z.B. Mandanten) Dokumente nur in dafür vorgesehenen Workflows innerhalb des Projekts hochladen können – und nicht auf Projekt- oder Unterprojektebene.

Das Kommentar- sowie das Uploadfeld können Sie über die Einstellungen ausblenden und stehen dann externen Kontakten nicht mehr zur Verfügung. Für den internen Austausch können die entsprechenden Workflows bei Bedarf weiterhin genutzt werden – ohne dass Externe darauf Zugriff haben.

Workflows ohne Interaktion: Projekte als Verteiler für Dokumente oder Informationen nutzen – z.B. für Gremienarbeit

Die neue Einstellungsmöglichkeit kann darüber hinaus eine praktische Option sein, wenn Sie den anderen Teilnehmern eines Workflows Dokumente oder Informationen zur Verfügung stellen möchten, aber keine Reaktion wünschen. Dafür können Sie das Kommentar- und das Uploadfeld einfach ausblenden und so Projekte z.B. als Verteiler nutzen, in dem keine Interaktion stattfindet. Dies ermöglicht es Ihnen, sowohl internen als auch externen Kontakten Dokumente oder Informationen einfach und gezielt bereitzustellen – etwa im Rahmen von Gremienarbeit (z.B. Einladungen und Agenda für Aufsichtsratssitzungen), zur Nutzung als Informationsverteiler für Mandanten (z.B. bei Gesetzesänderungen) oder für kanzleiinterne Ankündigungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Selbstverständlich lassen sich Kommentare und Uploads getrennt voneinander ein- oder ausschalten, z.B. wenn Sie den Austausch per Kommentarfunktion zulassen möchten, aber keine Uploads – oder andersherum.

Berechtigungen für ausgewählte Teilnehmerkreise einschränken über die Einstellungen

In den Einstellungen lässt sich auswählen, für welche Teilnehmergruppen die Kommentar- bzw. Uploadfunktion eingeschränkt werden soll. Standardmäßig sind alle Teilnehmer des entsprechenden Workflows dazu berechtigt, Kommentare zu verfassen und Dokumente hochzuladen.

Diese Berechtigung lässt sich anpassen: Per Auswahlmöglichkeit können Sie entweder alle Teilnehmer, nur Mitarbeiter Ihrer Organisation oder nur Moderatoren des entsprechenden Workflows für Kommentare bzw. Uploads freischalten.

In der 5F App wurden im Rahmen eines Releases einige neue Funktionen implementiert, die die mobile Nutzung von 5F für Sie noch einfacher und effizienter machen. Eine Kurzbeschreibung zur neuen Dokumentenübersicht, der sichtbaren Projektstruktur sowie dem veränderbaren Status von Collecto-Elementen lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Mit der neuen Textansicht im Collecto bringen Sie Ihre Checkliste mit einem Klick in reine Textform. Dadurch können insbesondere bereits abgeschlossene Collecto-Checklisten zur Dokumentation in übersichtlicher Berichtsform ausgegeben, archiviert und bei Bedarf einfach ausgedruckt werden.

Inhalte im Fokus – Anzeige des Collectos in übersichtlicher Berichtsform

Durch das Wechseln in die Ansicht „Textansicht“ wird der Collecto in reiner Textform angezeigt. Das heißt, alle Elemente, die zur Bearbeitung des Collectos dienen – wie etwa Vermerke wie Fälligkeit, Status und Priorität – fallen dadurch weg. Sichtbar sind nur noch die Titel der Gruppen und Elemente sowie zugehörige Beschreibungen, eingetragene Antworten und Begründungen. Die Checkliste wird also auf die wesentlichen Inhalte reduziert. Der Collecto bleibt in der Textansicht editierbar, das heißt Sie können weiterhin Änderungen an der Checkliste vornehmen.

Gruppen und Elemente werden in der Textansicht automatisch in eine Hierarchie gebracht und in Form einer Gliederung mit mehreren Ebenen angezeigt. Zur verbesserten Übersicht steht ein klickbares Inhaltsverzeichnis zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie die einzelnen Punkte der Checkliste durchnummerieren lassen. Der Collecto wird so in Form eines Berichts angezeigt – was sich vor allem zur Dokumentation für bereits abgeschlossene Checklisten eignet.

Collecto drucken – abgeschlossene Checklisten in Textform weitergeben oder archivieren

Das neue Spalten-Setup eröffnet komplett neue Möglichkeiten beim Einsatz des Collectos. Für das bequeme und fristgerechte Einsammeln von Dokumenten per Collecto steht Ihnen ab sofort eine große Auswahl an Zusatzoptionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Checklisten individuell einrichten können. Dabei entstehen vielfältige weitere Anwendungsfälle. Praktisch: Sie können frei wählen, ob bestimmte Spalten nur von internen, oder auch von externen Teilnehmern zur Bearbeitung genutzt werden sollen.

Hinweis vorab: Das neue Spalten-Setup lässt sich sehr gut mit den kürzlich integrierten Auswahl- und Antwortmöglichkeiten kombinieren. Hier lesen Sie mehr dazu.

Umfangreiche Auswahl an neuen Spalten für vielfältige Anwendungsfälle (z.B. Einkommensteuer oder Projektplanung)

Standardmäßig stehen Ihnen zum Einsammeln von Dokumenten per Collecto-Checkliste neben dem Uploadfeld für Dokumente die Spalten „Fälligkeit“, „Verantwortlicher“, „Status“ und „Priorität“ zur Verfügung.

Hinzu kommen nun neue Spalten wie „Aufwand“, „Fortschritt“, „Anwendbar“, „Summe“ oder „Annotation“, die sich optional einblenden lassen. Mithilfe einer entsprechenden Einstellungsmöglichkeit können Sie das Setup für Ihren aktuellen Collecto individuell zusammenstellen – je nach Anwendungsfall und wie es für Sie am besten passt.

Beispiel 1: Anwendbarkeit durch Empfänger angeben lassen (z.B. Abbildung einer Einkommensteuererklärung)

Blenden Sie beispielsweise im Spalten-Setup die Spalte „Anwendbar“ für alle Teilnehmer des Collectos ein, hat der Empfänger die Möglichkeit, einzelne Collecto-Elemente per Auswahl von „Ja“ oder „Nein“ als anwendbar bzw. nicht anwendbar zu kennzeichnen. Schicken Sie regelmäßig die gleiche Collecto-Checkliste an unterschiedliche Empfänger (z.B. für die Einkommensteuererklärung), kann es vorkommen, dass einige Collecto-Elemente für bestimmte Empfänger nicht relevant sind. Diese können die Empfänger dann als „nicht anwendbar“ kennzeichnen und überspringen.

Beispiel 2: Empfängern freie Annotationen ermöglichen

Mit Aktivierung der Spalte „Annotation“ wird in der Checkliste eine Spalte sichtbar, die zu jedem Collecto-Element ein freies Textfeld hinzufügt. Dieses kann per freier Texteingabe zur Annotation einzelner Elemente genutzt werden. Ein Empfänger der Checkliste könnte sich damit zum Beispiel während des Abarbeitens Notizen machen – oder Verantwortlichkeiten kennzeichnen, falls es noch andere Bearbeiter gibt.

Beispiel 3: Aufwand, Fortschritt und Summe automatisch errechnen lassen (z.B. Abbildung von Projektplänen)

Über das Spalten-Setup können Sie – unabhängig voneinander – die Spalten „Aufwand“, „Fortschritt“ und „Summe“ aktivieren bzw. deaktivieren. Dadurch haben Teilnehmer je nach dem die Möglichkeit, einzelne Collecto-Elemente mit einer Angabe zum Aufwand oder zum Fortschritt zu versehen (z.B. für die Abbildung beliebiger Projektpläne) sowie Summen aus freien Zahlenangaben innerhalb einer Gruppe zu bilden (z.B. für Rechnungen oder Honorare). Alle Angaben werden pro Collecto-Gruppe aufaddiert, sind frei von Einheiten und können dadurch individuell gedeutet werden.

Beispiel: Eine Collecto-Gruppe besteht aus drei Elementen. Element 1 wird mit dem Aufwand 10 versehen, Element 2 mit dem Aufwand 20 und Element mit dem Aufwand 5. Die Collecto-Gruppe hat insgesamt also den Aufwand 35. Gleiches lässt sich mithilfe der neuen Spalten mit Angaben zum Fortschritt sowie mit freien Zahlenangaben einrichten.

Spalten ausblenden, für ausgewählte Teilnehmer einblenden und Spaltenreihenfolge ändern

Im neuen Spalten-Setup haben Sie drei Optionen zum Ein- bzw. Ausblenden von Spalten. Damit können Sie festlegen, welche Spalten Sie ausschließlich für die interne Bearbeitung des Collectos nutzbar sein sollen – und welche Spalten zusätzlich auch externen Teilnehmern zur Verfügung stehen sollen.

Option 1: Sie blenden einzelne Spalten für alle Teilnehmer des Collectos komplett aus. Diese sind dann in der Checkliste nicht sichtbar und können bei der Bearbeitung der Checkliste nicht genutzt werden.

Option 2: Sie blenden einzelne Spalten nur für Mitarbeiter ein. Diese können dann bei der Bearbeitung der Checkliste nur von Mitarbeitern Ihrer Organisation genutzt werden. Für externe Teilnehmer sind diese Spalten nicht sichtbar.

Option 3: Sie blenden einzelne Spalten für alle Teilnehmer des Collectos ein. Diese sind dann sowohl für Mitarbeiter als auch für externe Teilnehmer sichtbar und können bei der Bearbeitung der Checkliste genutzt werden.

Unabhängig von Ihrem gewählten Spalten-Setup durch das Ein- und Ausblenden einzelner Spalten lässt sich über die Einstellungen per Drag and Drop die Spaltenreihenfolge von links nach rechts beliebig anpassen.