KANZLEIPROZESSE MIT PRAKTISCHEN LABELS VERSEHEN

Interne Kanzleiprozesse einfach in 5F abbilden: Kennzeichnung von Elementen mit individuell definierbaren Labels

Dokumente und Aufgaben besser sortieren, gruppieren oder annotieren: Mit 5F Labels ist es möglich, jeden Vorgang und jedes Dokument mit eigenen Etiketten bzw. Labels zu versehen und individuelle Kanzleiprozesse abzubilden.

Standardmäßig stehen die üblichen „globalen“ Schlagworte zur Auswahl, die immer verfügbar sind – jede Kanzlei kann bei 5F aber auch ihre eigenen Labels kreieren, ganz nach Bedarf.

Labels erleichtern den Überblick

Dafür eignen sich Stichworte wie beispielsweise: zK”, „prüfen“, „fertig“, Rücksprache” oder „fehlend“ und „wichtig“ – und es ist möglich, die Labels mit unterschiedlichen Farben und Symbolen (Icons) zu versehen. Neben den üblichen Status-Bezeichnungen kann man damit aber auch Abteilungs-Zuordnungen vornehmen, wie „Buchhaltung“, „IT“ oder „Marketing“, oder Sie nehmen gleich die Namen der konkreten Kollegen, die Sie ansprechen wollen, z.B. Wagner_zK”. Gleichzeitig werden alle Prozesse entweder mit offen”, in Bearbeitung” und geschlossen” gekennzeichnet und man kann die Priorität, je nach Dringlichkeit, in fünf Stufen von niedrigste” bis höchste” versehen.

5F Labels - Collecto

Ordnung und Klarheit

Zentrale Erstellung von Labels durch Administratoren

Es bürgern sich in jeder Kanzlei oft hausinterne Begrifflichkeiten oder Abkürzungen ein, die alle Mitarbeiter kennen und nutzen. Mit den frei zu kreierenden Labels kann also jede Kanzlei ihren eigenen Sprachgebrauch auf der 5F-Plattform pflegen. Jedes Label kann mit einer Erklärung versehen werden, die erscheint, wenn man mit der Maus darüberfährt.

Es bestimmt jedoch immer nur eine Person, welche genauen Schlagworte tatsächlich als Labels auf der 5F Collaboration-Plattform verwendet werden, damit nicht womöglich einer „eilt“ eingibt und ein anderer „eilig“.

Labels filtern mithilfe der Labelsuche

Zentrale Übersicht über genutzte Labels

Sind Elemente verschlagwortet bzw. gelabelt, findet man sie leicht wieder: Einfach die Labelsuche in der Menüleiste anklicken, die gewünschten Labels auswählen, nach denen gefiltert werden soll und schon erscheint die Liste der entsprechenden Vorgänge oder Dokumente untereinander farblich sortiert. Man kann aber auch die Freitext-Suchfunktion nutzen.

Statistiken zur Nutzung von Labels

Kanzleiprozesse ständig weiter verbessern

Die über die Labelsuche erreichbare Statistik zur Label-Nutzung innerhalb Ihrer Kanzlei gibt an, wie häufig welches Label tatsächlich Anwendung findet. Diese Übersicht bietet Ihnen die Möglichkeit, interne Kanzleiabläufe mithilfe von Labels weiter zu optimieren: Kaum genutzte Labels können über die Administration einfach entfernt werden – wodurch Platz für neue, individuell definierbare Labels geschaffen wird.

Interne Kanzleiprozesse optimieren mit 5F Labels

5F Labels: Keine Einführung von Mandanten notwendig

Falls Sie sich schon gefragt haben, wie Sie Ihren Mandanten den Umgang mit Labels in 5F erklären sollen: Darauf können Sie beruhigt verzichten. Die Label-Funktion ist ausschließlich für die internen Prozesse innerhalb Ihrer Kanzlei gedacht. Labels in 5F sind nur für Administratoren und Kanzleimitarbeiter sichtbar – und Ihre Mandanten profitieren gleichzeitig von den reibungslosen Abläufen in Ihrer Kanzlei.

Vorteile für Ihre Kanzlei:

  • Abbildung interner Kanzleiprozesse durch individuelle Labels – freie Nutzung unterschiedlicher Farben und Symbole

  • Aufgaben, Dokumente, Collecto-Elemente – Annotieren unterschiedlicher Elemente in 5F

  • zentrale Erstellung von Labels durch Administratoren – einheitliche Labels für alle Mitarbeiter

  • praktische Übersicht über genutzte Labels mit Filter- und Suchfunktion sowie Statistiken

  • unsichtbar für Mandanten – keine Einführung notwendig

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