Collaboration System

Collecto: Ihre interaktive Checkliste – strukturiertes Einsammeln, Austauschen und Sortieren

Der Collecto ist der zentrale Baustein innerhalb der Architektur unserer Collaboration Plattform. Und sein Name ist Programm: Das Einsammeln von Dokumenten für bestimmte Projekte und Arbeitsprozesse funktioniert perfekt mit dem 5F-Collecto.

Für den idealen Workflow in Steuerberater- oder Wirtschaftsprüfungskanzleien ist der Collecto ein Werkzeug, das die Sammlung von Dokumenten extrem vereinfacht.

Ihre Mandanten senden alle notwendigen Unterlagen an einen definierten Ordner im System. Und zwar so sortiert, wie es vom Nutzer vorgegeben wurde. Zeit- und kostensparend. Damit entfällt das aufwändige Suchen nach Dokumenten in E-Mail-Postfächern. Und die Mandanten behalten ebenfalls den Überblick darüber, was noch fehlt.

Eingangs- und Bearbeitungsstatus von Dokumenten können von allen Prozessbeteiligten jederzeit eingesehen werden.

Der 5F-Collecto unterstützt beim Einsammeln: z.B.

Unterlagen zur Einkommensteuer
Unterlagen für den Konzernabschluss
Unterlagen zur Gründung einer GmbH
Unterlagen zur Jahresabschlusserstellung
Unterlagen zur Due Diligence
sämtliche Belege

Intelligentes Prozessmanagement in der Kanzlei

5FSoftware hat mit dem Collecto einen einfachen, zeitsparenden Prozess für das Sammeln von Dokumenten entwickelt. Für jeden Sammelvorgang können Nutzer eine virtuelle und flexibel gestaltbare Checkliste der notwendigen Dokumente anlegen, inklusive Statusübersicht, Prioritäten, Fälligkeiten, Zusatzinformationen und angebundenem Aufgabenmanagement.

Ebenso können auch Vorlagen angelegt werden, für die kanzeleiübergreifende Nutzungn. So werden in der Kanzleipraxis ähnliche Prozesse einfach als Vorlage kopiert und flexibel angepasst.

Neben der strukturierten Sammlung von Dateien bietet unser Collecto die Möglichkeit der Kommunikation und Prozess-Strukturierung im System. Von der einfachen Kommentarfunktion über die Weiterleitung einer Anforderung an ein externes Teammitglied, bis hin zur Nutzung von Chatfunktionen bei Bedarf.

Datensammlung und –austausch in der Cloud

Mandanten loggen sich ein und sehen die für sie angelegte interaktive Check-Liste mit angeforderten Dokumenten. Über einen einfachen Upload-Prozess laden sie zu jedem Punkt das entsprechende Dokument hoch in die Kanzlei-Cloud, wunderbar ordentlich vorsortiert, genauso, wie Steuerberater und Wirtschaftsprüfer es brauchen. Wurde noch ein Punkt auf der Liste vergessen? Kein Problem, der Collecto ist flexibel: Listen können jederzeit überarbeitet, erweitert oder neu sortiert werden. Die andere Seite wird per E-Mail automatisch darüber informiert, dass sie am Zuge ist. Doch gegenseitige Fragen und Kommentare werden nur innerhalb der Plattform in der Kommentarfunktion immer direkt im Collecto im Bereich der jeweiligen Aufgabe beantwortet. Dadurch entfällt umständliches Suchen oder E-Mail-Pingpong. Das funktioniert sowohl mit Mandanten als auch innerhalb des Kanzleiteams – und bei Bedarf auch mit Dritten.

Für die Akte kann auch ein Audit-Trail heruntergeladen werden.

Die Vorteile des 5F-Collecto im Überblick

  • Sichere Cloudlösung

  • Konform mit der DSGVO und berufsrechtlichen Anforderungen an Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte und Notare

  • §203 StGB compliant

  • Nutzung von Vorlagen (auch für eine ganze Organisation anlegbar)

  • Flexible Gestaltung von Checklisten

  • Revisionssichere Speicherung

  • Audit Trail

  • Etablierung von Fälligkeiten, Kommentaren und Aufgaben

  • Einbindung in bestehende Projekte und Zuweisung von Aufgaben an Personen

  • Immer aktueller Überblick über den Projektstand im Collecto, dank Statusanzeige oder Labels

  • Sortierter Upload und Export der gesammelten Dokumente

  • Benutzerfreundliche und intuitive Übersicht für die Mandanten

5F ist wahrlich eine große Hilfe bei der Einholung von Unterlagen. Oft sind die Mandantinnen und Mandanten nun sogar schneller als erhofft, sodass wir fast aufpassen müssen, überall hinterherzukommen“


WP + StB Marcel Meyer, ALPERS WESSEL DORNBACH GmbH, Hamburg

Collecto – passt sich exakt Ihrem Workflow an

Für Wirtschaftsprüfer

Für Steuerberater

Für Anwälte

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