Collaboration System

Collecto: Ihre interaktive Checkliste – strukturiertes Einsammeln, Austauschen und Sortieren

Der Collecto ist einer der zentralen Bausteine der Architektur innerhalb der Collaboration Plattform von 5FSoftware. Und der Name ist Programm: Das Einsammeln von Dokumenten für bestimmte Projekte und Arbeitsprozesse.

Für den Workflow in Steuerberater- oder Wirtschaftsprüfungskanzleien ist der Collecto ein Werkzeug, das die Sammlung von Dokumenten sowie die Dokumentation des Eingangs extrem vereinfacht.

Ihre Mandanten senden alle notwendigen Unterlagen an einen definierten Ordner im System. Und zwar so sortiert, wie es vom Nutzer vorgegeben wurde. Zeit- und Kostensparend. Damit entfällt das zeitaufwändige Suchen nach Dokumenten in E-Mail-Postfächern.

Eingang und Bearbeitungsstatus von Dokumenten kann von allen Prozessbeteiligten jederzeit eingesehen werden.

Collecto unterstützt bei der Sammlung von:

Unterlagen zur Einkommensteuer
Unterlagen für den Konzernabschluss
Unterlagen zur Gründung einer GmbH
Unterlagen zur Jahresabschlusserstellung
Unterlagen zur Due Diligence
Fehlenden Belege

Intelligentes Prozessmanagement in der Kanzlei

5FSoftware hat mit dem Collecto einen einfachen, zeitsparenden Prozess für das Sammeln von Dokumenten entwickelt. Für jeden Sammelvorgang können Nutzer eine virtuelle und flexibel gestaltbare Checkliste der notwendigen Dokumente anlegen, inklusive Statusübersicht, Prioritäten, Fälligkeiten, Zusatzinformationen und angebundenem Aufgabenmanagement.

Ebenso können auch Vorlagen angelegt werden, die kanzeleiübergreifend genutzt werden können. So werden in der Kanzleipraxis gleiche Prozesse etabliert, die dennoch flexibel für den Bedarfsfall angepasst werden können.

Neben der strukturierten Sammlung von Dateien bietet Collecto die Möglichkeit der Kommunikation und Prozess-Strukturierung im System. Von der einfachen Kommentarfunktion bis hin zur Weiterleitung der Anforderung an ein externes Teammitglied, reicht die Funktionsvielfalt von Collecto – und bringt damit eine neue Kooperationsqualität in die Kanzlei.

Datensammlung und –austausch in der Cloud

Mandanten stellen Dokumente über einen einfachen Upload-Prozess zur Verfügung.  So wird erleichtert, dass für jeden angeforderten Punkt das passende Dokument in die Cloud direkt vorsortiert abgelegt wir. Haben Sie noch ein Punkt auf der Liste vergessen? Kein Problem, Collecto ist flexibel – Listen können jederzeit überarbeitet, erweitert oder neu sortiert werden. Und sollten Rückfragen bestehen, bietet die Kommentarfunktion innerhalb der Software eine leichte und flexible Möglichkeit der Kommunikation – intern oder mit Mandanten.

Für die Akte kann auch ein Audit-Trail heruntergeladen werden.

Die Vorteile von Collecto im Überblick

  • Sichere Cloudlösung

  • Konform mit der DSGVO und berufsrechtlichen Anforderungen von Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Notaren

  • §203 StGB compliant

  • Nutzung von Vorlagen (auch für eine ganze Organisation anlegbar)

  • Flexible Gestaltung von Checklisten

  • Revisionssichere Speicherung

  • Audit Trail

  • Etablierung von Fälligkeiten, Kommentaren und Aufgaben

  • Einbindung in bestehende Projekte und Zuweisung von Aufgaben an Personen

  • Immer aktueller Überblick über den Projektstand im Collecto dank Statusanzeige

  • Gesammelter und sortierter Upload, als auch Export der gesammelten Dokumente

  • Benutzerfreundliche und intuitive Übersicht für den Mandanten

Collecto – passt sich exakt Ihrem optimalen Workflow an.

Für Wirtschaftsprüfer

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