von WP + StB Dr. Klaus-Peter Feld, Gesellschafter der 5FSoftware GmbH

Schnelles Internet, mobile Endgeräte und die Cloud-Technologie sind der Treibstoff der digitalen Transformation unserer Wirtschaft und Gesellschaft. Mandanten erwarten flexible, bequeme und sichere Lösungen auch von der Kanzlei ihres Vertrauens und mit der Cloud bleiben Kanzleien marktfähig.

Das Potential der Cloud-Technologie spiegelt sich auch in einem längst in vollem Gang befindlichen Paradigmenwechsel innerhalb der IKT-Branche wider: Global wurden in 2018 mit Cloud-Services 182 Mrd. US-$ umgesetzt,[1] und allein Amazon Web Services verzeichnete zwischen 2017 und 2018 eine Umsatzsteigerung von rund 17,5 auf 25,7 Mrd. US-$, d.h. um knapp 47%; für Deutschland wird der Umsatz mit Cloud-Computing im B2B-Bereich für das Jahr 2020 mit 22,5 Mrd. € prognostiziert.[2] Laut „Cloud Computing Marktbarometer 2019“ verlieren demgegenüber klassische IT-Lösungen wie Lizenzsoftware, Hardware/Infra-struktur für den On-Premise-Einsatz und IT-Projektgeschäft kontinuierlich an Boden.[3]

Die wachsende Dominanz der Cloud zeigt sich auch darin, dass im Jahre 2018 bereits in nahezu zwei Drittel der deutschen Unternehmen Cloud-Lösungen zum Einsatz kamen und über 70% Public-Cloud-Angebote positiv bewerteten.[4] Insbesondere scheint das Thema „Datenschutz“ als in der Vergangenheit oft gehörtes Argument gegen eine (teilweise) Verlagerung der IT in die Cloud an Gewicht zu verlieren, auch wenn trotz eines durch die EU-DSGVO harmonisierten Datenschutzniveaus innerhalb der Europäischen Union ein Rechenzentrumsstandort in Deutschland von Anbieterseite weiterhin als wesentliches Verkaufsargument gesehen wird.[5]

Der Trend hat sich zwar durch die Corona-Pandemie und die Notwendigkeit zum Arbeiten im Homeoffice verstärkt, dennoch ist es erstaunlich, wie sehr Kanzleien tatsächlich bis heute im traditionellen E-Mail-Verfahren verharren.

Potentiale der Cloud

Welche Gründe stehen hinter dem Trend zur Cloud? Unabhängig davon, ob IT-Anwenderunternehmen eine umfassende Digitalisierungsstrategie verfolgen oder nur begrenzte punktuelle Weiterentwicklungen etablierter Geschäftsmodelle und Prozesse anstreben, ist es in der Regel die betriebswirtschaftliche Überlegenheit gegenüber anderen IT-Bereitstellungsmodellen, die den Ausschlag für die Cloud geben. Entscheidende Bedeutung haben hier vor allem die Schlagworte „Skalierbarkeit“ und „Flexibilität“. Konkret sind hierfür sich folgende Charakteristika von Cloud-Services ursächlich:

• Allgegenwärtig, bequem und nach Bedarf verfügbar
• Geteilte Ressourcen
• Konfigurierbare Ressourcen
• Schnell produktiv einsetzbar und releasefähig
• Ohne wesentlichen Administrationsaufwand oder Interaktion mit dem Provider nutzbar

Die aus diesen Eigenschaften erwachsenden Potentiale sind erheblich. Zu nennen sind bspw.:

• Schnelle Platzierung neuer digitaler Produkte oder Dienstleistungen am Markt
• Eintritt in neue Märkte ohne erhebliche Investitionen für Infrastruktur und Anwendungen
• In der Folge „low cost to fail” bei Produkteinführungen, Markteintritten oder Einsatz neuer Technologien
• Senkung der IT-Kosten und deren Transformation von Capital Expenditures in Operating Expenditures
• Einfachere fachliche und technische Integration von Partnern
• Zugang zu einem breiten Angebot industriell gefertigter Services und leichte Anpassbarkeit durch Low Code- bzw. No Code-Plattformen
• Kostengünstige Adaption neuer Technologien für eigene und externe Daten (z.B. im Kontext von Data Warehouses, Data Mining, Big Data bzw. Predictive Analytics mittels Machine Learning oder Künstlicher Intelligenz)

Cloud als Freund von Compliance, Security und Verfügbarkeit

Nicht zuletzt zu erwähnen ist, dass in der Vergangenheit vielfach – und gerade in Deutschland – die Gewährleistung von Compliance, Security und Verfügbarkeit als Argument gegen die Nutzung von Cloud-Services angeführt wurde. Unbestreitbar ist die mit jedem Auslagerungsmodell verbundene Aufgabe der uneingeschränkten Datenhoheit des Anwenderunternehmens von hoher Sensibilität, und dies bereits ungeachtet gesetzlicher oder regulatorischer Restriktionen, die den Schutz persönlicher Daten oder – im Fall der freien Berufe – die Wahrung von Berufsgeheimnissen gewährleisten sollen.

Auf die Erkenntnis, dass ein höchstmögliches Schutzniveau eine conditio sine qua non für die Marktakzeptanz des Bereitstellungsmodells Cloud darstellt, hat die Anbieterseite indessen in der Breite und konsequent reagiert. Insgesamt kann daher der Befund heute lauten, dass Compliance, Security und Verfügbarkeit in der Cloud sogar besser und kostengünstiger gewährleistet werden können, als in traditionellen Rechenzentrums- oder Hostingmodellen.

Als State of the Art können insoweit Cloud-Angebote angesehen werden, die folgende Merkmale aufweisen:

• Hochsichere Rechenzentren am Standort Deutschland
• Mehrfache Firewall-Systeme und physische Trennung von Applikations- und Datenservern zum Schutz gegen unberechtigte externe Zugriffe
• Authentifizierung durch Kombination von Benutzernamen und -kennwort sowie ggf. zusätzlich über 2-Faktor-Authentifizierung
• Verschlüsselung der gespeicherten Daten (z.B. nach AES-256)
• Verschlüsselung der Datenkommunikation zwischen Webbrowser des Anwenders und Anwendungsservern des Providers (z.B. SSL/TLS-Verschlüsselung) sowie von Webapplikationen (https) und ggf. Härtung weiterer Kommunikationswege
• Redundanz durch Hot-Stand-By-Serversysteme und räumlich entferntes Ersatzrechenzentrum
• Zugesichertes Datenschutzniveau nach Maßgabe von DSGVO/BDSG
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests
• Regelmäßige Zertifizierungen durch unabhängige Sachverständige nach anerkannten Sicherheits-Frameworks (z.B. BSI C5, ISO 270X-Familie)

Insbesondere die letztgenannten Zertifizierungen haben eine nicht zu unterschätzende Signalfunktion für die Entwicklung des Cloud-Marktes, da sie einen anders kaum effizient leistbaren Beitrag zum Abbau von Informationsasymmetrien zwischen Anbieter und Nachfrager darstellen. Die Verfügbarkeit aktueller Zertifizierungen ist vor diesem Hintergrund für die Entscheidung von IT-Anwenderunternehmen über die Inanspruchnahme von Cloud-Angeboten von zentraler Bedeutung.

Berufsgeheimnisträger – kein Sonderfall

Das letztgenannte gilt auch mit besonderem Blick auf die die sogenannten Berufsgeheimnisträger wie Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Rechtsanwälte als potentielle Nachfrager von Cloud-Angeboten.

Nach Auffassung des IDW werden mit den erwähnten Zertifizierungen auch die spezifischen Anforderungen abgedeckt, die sich aus den straf- und berufsrechtlichen Vorgaben bezüglich der Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht bei Einschaltung externer Dienstleister ableiten (§ 203 StGB sowie §§ 50a WPO, 62a StBerG, 43e BRAO). Wörtlich wird ausgeführt: „Mithin wird die WP/vBP-Praxis bei (regelmäßigem) Vorlegen aktueller Zertifizierungsnachweise durch das Dienstleistungsunternehmen von der Art und dem Umfang nach angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen ausgehen können.“[6] Derartige Zertifizierungen erfüllen insoweit vor allem auch die Funktion, dem Berufsgeheimnisträger die ihm vom Straf- und Berufsrecht abverlangte „sorgfältige Auswahl“ des Cloud-Anbieters nachweisen zu können.

Ansonsten gilt generell, dass den Berufsgeheimnisträgern mit der gesetzlichen Novellierung im Jahre 2017 der Weg in die Cloud geebnet werden sollte – ein Weg, der bis dahin hinsichtlich des „ob“ und „wie“ mit rechtlichen Unsicherheiten behaftet war. Tenor der heutigen Regelung ist, die Inanspruchnahme von Cloud-Angeboten nicht an der Verschwiegenheitspflicht scheitern zu lassen, sondern stattdessen mittels vertraglicher „Weiterleitung“, den Provider in ihren Anwendungsbereich einzubeziehen. Für den in der Praxis üblichen Fall einer durch den Provider nicht höchstpersönlich zu erbringenden Leistung, gilt nichts anderes: Mitarbeiter oder Sub-Dienstleister des Providers sind dann lediglich in einer „Weiterleitungskaskade“ ebenfalls zur Verschwiegenheit zu verpflichten.

Auch aus dem gesetzlich verankerten Erforderlichkeitskriterium bzw. „Need to know“-Prinzip (Zugang des Dienstleisters zu der Verschwiegenheitspflicht unterliegenden Informationen nur, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist) erwachsen keine praktisch relevanten Hürden für die Inanspruchnahme von Cloud-Services. Insbesondere zwingt das Tatbestandsmerkmal der Erforderlichkeit den Berufsgeheimnisträger in keiner Weise, von betriebswirtschaftlich sinnvollen Cloud-Services Abstand zu nehmen. Lediglich soll verhindert werden, dass dem Provider mehr als das für die Leistungserbringung Notwendige offenbart wird.

An dieser Stelle erscheint zudem die Klarstellung angebracht, dass ein „Offenbaren“ ohnehin nur dann vorliegt, wenn hierdurch die inhaltliche Kenntnisnahme des der Verschwiegenheit unterliegenden Lebenssachverhalts vermittelt oder zumindest ermöglicht wird. Hieran fehlt es indessen, wenn – wie typisch für viele Cloud-Services – Daten ausschließlich in verschlüsselter, fragmentierter, anonymisierter, pseudonymisierter oder in anderer Weise, die die Kenntnis von ihrem tatsächlichen Inhalt ausschließt, übertragen, verarbeitet und gespeichert werden. Hat in solchen Fällen der Provider auch keine Möglichkeit der bedarfsweisen Kenntlichmachung (z.B. mittels Entschlüsselung), sind § 203 StGB und seine berufsrechtlichen Pendants von vorneherein und insgesamt nicht einschlägig. Anderenfalls liegt die Lösung in einer (praxisüblichen) Beschränkung des Gebrauchs der Möglichkeiten zur Kenntlichmachung, die mit dem „need-to-know“-Prinzip im konkreten Einzelfall vereinbar ist (z.B. Beschränkung auf Notsituationen oder für Wartungszwecke).

Checkliste für potentielle Cloud-Nutzer

Als Handlungsempfehlung kann festgehalten werden: Bei der Entscheidung über die Substitution traditioneller Bereitstellungsmodelle durch Cloud-Lösungen sollten sich IT-Anwenderunternehmen insbesondere über folgende Fragestellungen Klarheit verschaffen: [7]

• Welche Funktionen sind künftig durch den Cloud-Provider zu erbringen und werden darüber hinaus Funktionsausweitungen angestrebt?
• Wie werden die Verfügbarkeit übertragener Funktionen und die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen der IT-Betrieb (Integrität, Authentizität und Verbindlichkeit) gewährleistet?
• Welche ökonomischen Ziele (z.B. Kostensenkungen) sollen mit der Cloud-Lösung erreicht werden?
• Inwieweit entfällt durch die Cloud-Lösung die Notwendigkeit zum Aufbau bzw. Aufrechterhaltung von technischem Spezialknowhow außerhalb der Kernkompetenzen des IT-Anwenderunternehmens?
• Inwieweit macht die Skalierbarkeit der Cloud-Lösung die interne Bereitstellung personeller und technischer Ressourcen (z.B. IT-Fachkräfte, Speicherkapazität, Rechnerleistung) verzichtbar?
• Welchen Beitrag leistet die Cloud-Lösung zur Realisierung technischer Innovationen?
• Welchen Beitrag leistet die Cloud-Lösung zur Abwehr gestiegener IT-Sicherheitsrisiken (z.B. infolge der gestiegenen Bedrohungen durch Cybercrime)?
• Wie werden Geschäftsgeheimnisse oder andere wettbewerbsrelevante Informationen vor unberechtigtem Zugriff Dritter geschützt?
• Wie wird die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben gewährleistet?

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[1] Vgl. Tenzer, F., Statistiken zum Cloud Computing (https://de.statista.com), Abruf am 06.07.2019.

[2] Vgl. Tenzer, F., Statistiken zum Cloud Computing (https://de.statista.com), Abruf am 06.07.2019.

[3] Vgl. Grohmann Business Consulting, Cloud Computing Marktbarometer 2019, S. 8f. (abrufbar unter https://grohmann-business-consulting.de).

[4] Vgl. Tenzer, F., Statistiken zum Cloud Computing (https://de.statista.com) , Abruf am 06.07.2019.

[5] Vgl. Grohmann Business Consulting, Cloud Computing Marktbarometer 2019, S. 14 (abrufbar unter https://grohmann-business-consulting.de).

[6] Vgl. IDW, Hilfestellung zur Beauftragung von Dienstleistern, S. 31 (abrufbar unter http://idw.de).

[7] Vgl. IDW, Hilfestellung zur Beauftragung von Dienstleistern, S. 32 ff. (abrufbar unter http://idw.de).

von Peter Harbauer

Die Geschwindigkeit in die digitale und papierärmere Welt ist unaufhaltsam, die E-Mail als Datengrab unsicher und wahrscheinlich bereits überholt, DSGVO und standesrechtliche Themen flankieren das Geschehen – an der sicheren Daten-Cloud geht im Grunde nichts mehr vorbei!

Wir wollten aber kein redundantes Anhängsel an unsere bestehenden IT-Strukturen und -prozesse, keine weitere Abhängigkeit von den bekannten Marktplayern, sondern ein Produkt, das zu uns passt und wandelfähig und dynamisch in verschiedene Aufgabenstellungen integriert werden kann.

Die von uns gestellten Anforderungen waren anfangs relativ gering und unbedarft, beschränkten sich zunächst grundsätzlich auf den Serverstandort Deutschland, eine einfache Handhabung, flexible Rechteverwaltung und die üblichen Kosten-Nutzen-Aspekte. Nach bereits schon drei Monaten Einsatz der 5F-Plattform beschäftigen wir uns mit der Umsetzung kompletter Kanzlei-Workflows über die Cloud.

Ausschlaggebende Gründe

Zum einen waren bei 5F Entwicklungspartner zugange, die das doch speziellere Berufsfeld und bestimmte einhergehende Anforderungen einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft kennen. Zum anderen ist die unternehmerische Dynamik und das immer offene Ohr für funktionale und Usability-Wünsche das, was immer wieder an diesem Unternehmen begeistern kann. StartUps haben hier gewaltige Vorteile, insbesondere dann, wenn derart kundenorientiert und professionell gearbeitet wird. Mein ganz herzlicher Dank gilt hier insbesondere Frau Stephanie Bogendörfer, die als Geschäftsführerin der 5F, geduldiger Support, Kummerkasten, Trainer, Schnittstelle zwischen Anwender und Technik wirklich immer (!) erreichbar und so gut wie nie ratlos ist. Ich schätze sie sehr als Vordenkerin und als tatsächlich kompetente Sparringspartnerin, was einfach nur Freude macht.

Arbeiten von Zuhause

Die Corona-Pandemie zwang viele von uns, vom Home-Office aus zu arbeiten – und das in der busy Season einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Glücklicherweise hatten sich unsere Mandanten auch auf die digitalisierte Arbeitswelt eingestellt und unsere anfänglichen Bedenken schnell zerstreut, gerade wenn es besonders eng zugeht, auch noch eine neue Datenaustauschplattform einzuführen. Mindestens drei kleine funktionale Änderungen, die wir im Vorfeld mit 5F diskutiert hatten, sind in den letzten Monaten quasi über Nacht umgesetzt worden – ohne Performanceeinschränkungen. Wir freuen uns jedenfalls auf weitere Entwicklungen.

Berlin / Regensburg  23.07.2020

Zusammenarbeit mit FP Sign erweitert den Leistungsumfang der Collaboration Plattform:
Die gemeinsame Presseerklärung von Mentana Claimsoft GmbH und 5FSoftware GmbH

5FSoftware integriert zukünftig FP Sign in ihre Collaboration Cloud für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Die digitale Signatur der FP Mentana Claimsoft GmbH, einer Tochtergesellschaft der Francotyp-Postalia Holding AG (FP) erspart damit nicht nur Mandanten, für ihre eigenhändige Unterschrift extra persönlich erscheinen zu müssen, sondern erleichtert jeden Workflow, dessen Fortschritt von Unterschriften abhängig ist.

FP Sign ermöglicht es, Dokumente mit einer rechtskonformen elektronischen Signatur zu versehen – bis hin zur höchsten verfügbaren Signaturstufe entsprechend der europäischen Signaturverordnung eIDAS, der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur. Das Spektrum reicht dabei von der Unterschrift unter Geschäftskorrespondenz bis hin zur Signatur für Steuererklärungen oder Prüfungsberichte.

Wichtiges Feature in der Cloud-Plattform integriert

Für 5FSoftware bedeutet diese Zusammenarbeit eine wichtige Erweiterung des Leistungsspektrums. Die Cloud Collaboration-Plattform hat das Ziel, digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten strukturiert, zeit- und ressourcenschonend zu gestalten und dabei höchste Sicherheitsstandards zu erfüllen. „Mit der elektronischen Signatur bieten wir ein Feature an, das viele Steuerberater bisher als separate Software-Komponente nutzen oder gezielt suchen. Die Integration in unsere Cloud-Lösung erweitert nicht allein den Leistungsumfang, sondern bietet zudem eine besonders sichere Lösung ‚Made in Germany‘, bei der Dokumente ausschließlich in Deutschland bearbeitet und gespeichert werden,“ erklärt Stephanie Bogendörfer, Geschäftsführerin bei 5FSoftware in Regensburg, die Entscheidung für die Partnerschaft mit FP Mentana Claimsoft GmbH.

Signaturen mit höchsten Sicherheitsstandards

Das besondere Qualitäts- und Sicherheitsmerkmal für Anwender: Der FP Sign-Signaturprozess nutzt die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Damit wird Datenverarbeitung in unsicheren Drittländern ausgeschlossen. Dies ist unerlässlich für die zuverlässige Einhaltung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). FP Sign ist ebenfalls eIDAS-konform und ermöglicht die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung einfach, schnell und vor allem sicher.

Verbesserte Mandanten-Prozesse in sicheren Datenräumen

„Für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien bedeutet die Zusammenarbeit von 5FSoftware und FP Sign einen weiteren Schritt in Richtung Vereinfachung von Prozessen und Sicherheit in der Kommunikation mit Mandanten“, erklärt Stephan Vanberg, Geschäftsführer der FP Mentana Claimsoft GmbH.

5FSoftware realisiert ihr Paket mit der integrierten rechtssicheren Unterschift FP Sign für alle Berufsgruppen, in denen Diskretion und Wahrung von Betriebsgeheimnissen in sicheren Datenräumen wichtig ist. Wir stellen diese hochsichere Lösung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälten und Notare zur Verfügung.

Interessenten, die eine Produktpräsentation mit diesem neuen Feature vereinbaren möchten, wenden sich bitte direkt an Stephanie Bogendörfer oder buchen ihre Präsentation über unser Kontaktformular. 

Weitere Informationen zu FP Sign und dem börsennotierte Mutter-Konzern mit Hauptsitz in Berlin finden Sie unter www.fp-francotyp.com und fp-sign.com.