Digitale Saldenbestätigung

Effizienzgewinne in der Abschlussprüfung dank digitaler Saldenbestätigungen

Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung sind Saldenbestätigungen ein wesentlicher Bestandteil für das Einholen angemessener und aussagekräftiger Prüfungsnachweise.

Für den Saldenbestätigungsprozess ist eine zielgerichtete Kommunikation zwischen unterschiedlichen Akteuren notwendig: Neben den Wirtschaftsprüfern und dem zu prüfenden Unternehmen sind auch verschiedene Geschäftspartner des Mandanten involviert.

Kontinuierliche Kontrollfunktion der Wirtschaftsprüfer

Der Prüfungsstandard IDW PS 302 unterstreicht die Verantwortung der Wirtschaftsprüfer bei der Durchführung des Saldenbestätigungsprozesses:

  • Festlegung der einzuholenden Informationen

  • Auswahl der geeigneten Dritten

  • Ausgestaltung der Bestätigungsanfragen

  • Versendung der Anfragen und eventueller Folgeanfragen

Dabei ist die Kontrolle durch Wirtschaftsprüfer in sämtlichen Phasen des Verfahrens durchgehend sicherzustellen: Von der Auswahl der einzuholenden Angaben, über den Versand, bis hin zur abschließenden Beurteilung.

Digitale Saldenbestätigung ermöglicht Automatisierung und schont Ressourcen

Der bisherige Prozess ist traditionell sehr zeit- und materialintensiv: Saldenbestätigungen werden auf postalischem Wege angefragt, händisch unterschrieben und ebenfalls per Post an die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zurückgeschickt. Abschlussprüfer – die sich beim Mandanten vor Ort oder im Homeoffice befinden – müssen dann extra in die Kanzlei fahren, um dort den Brief in Empfang nehmen zu können.

Wer kennt das nicht? Je nach Stichprobenumfang müssen pro Jahresabschlussprüfung Dutzende Briefe verschickt werden. Danach vergehen einige Wochen, bis die Geschäftspartner des Mandanten auf die Anfragen antworten. Das verzögert den gesamten Prozess.

5FSoftware sorgt dagegen mit seiner digitalen Saldenbestätigung für Effizienzgewinne, Zeitersparnisse und einen schonenderen Umgang mit natürlichen Ressourcen.

Effizient und effektiv mit der digitalen Saldenbestätigung von 5F

Die 5F Collaboration-Plattform digitalisiert alle Prozessphasen der Saldenbestätigungen. Die Anfragen zur Bestätigung von Salden werden an Kunden und Lieferanten des Mandanten digital versendet und die Empfänger können die entsprechenden Dokumente intuitiv und mit wenigen Klicks in das Mandantenportal hochladen. Das verschlankt den gesamten Prozess, beschleunigt den Rücklauf im Vergleich zu herkömmlichen Verfahren und bessert gleichzeitig durch Reduzierung von Papier und CO2-Ausstoß (Postversand) den ökologischen Fußabdruck einer Kanzlei.

Ein wesentliches Qualitätsmerkmal der 5F Collaboration-Plattform zeigt sich in der Sicherheit der Daten: Neben DSGVO- und GoBD-Konformität bietet 5F die Möglichkeit zur revisionssicheren Ablage Ihrer Dokumente.

5F Collaboration-Plattform: Ganzheitlicher Ansatz statt Insellösungen

Durch den ganzheitlichen Ansatz der 5F Collaboration-Plattform können sich Abschlussprüfer mit ihren Mandanten direkt in der Plattform zielgerichtet und themenbezogen über den Bearbeitungsstand der Saldenbestätigungen austauschen. Eventuell benötigte weiterführende Informationen können sicher und zeitnah über die Plattform ausgewählten Nutzern (intern wie extern) zur Verfügung gestellt werden.

In Kombination mit dem Zusatzmodul 5FSign ist es möglich, entsprechende Dokumente auf der Plattform gemäß den Anforderungen der eIDAS-Verordnung digital zu signieren. Die elektronische Signatur sorgt für weitere Prozessverschlankungen und fördert das ortsunabhängige Arbeiten. Die Prüfer können von überall digital unterschreiben. Wichtig dabei: Der Prozess ist geschützt und fälschungssicher. Das unterzeichnete PDF gilt als Original – und kann innerhalb kürzester Zeit den Mandanten überstellt werden. So wird auch die letzte “Papierlücke” in einer Kanzlei digital geschlossen.

Die Vorteile der digitalen Saldenbestätigung im Überblick

  • Zeitersparnis durch elektronische Übermittlung von Dokumenten

  • Sichere und lückenlose Dokumentierung der Versand- und Bestätigungsvorgänge

  • Ortsunabhängiges Arbeiten durch digitale Verfügbarkeit aller Prüfungsunterlagen

  • Ressourcenschonendes Arbeiten zwischen allen Prozessbeteiligten

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