OPOS-Listen pflegen in der Cloud Collaboration Plattform

Die Pflege von OPOS-Listen dient in der Finanzbuchhaltung der Übersicht über unausgeglichene Buchungen (offene Posten). Damit können sowohl Forderungen gegenüber Debitoren (Kunden) als auch Verbindlichkeiten gegenüber Kreditoren (Lieferanten) gemeint sein. Einfach gesagt: Als OPOS-Liste (auch OP-Liste oder OPL) wird eine Auflistung unbeglichener Ausgangs- sowie Eingangsrechnungen bezeichnet. Ein offener Posten entsteht bei der Buchung einer Rechnung, für die bislang keine Gegenbuchung vorliegt. Eine Buchung wird ausgeglichen, indem die entsprechende Rechnung durch Geldeingang oder Zahlung beglichen wird.

Warum es sich lohnt, offene Posten zu jeder Zeit im Blick zu behalten und wie sich OPOS-Listen einfach mithilfe des flexiblen Collectos von 5FSoftware realisieren lassen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Im nachfolgenden Video gibt Stephanie Bogendörfer vorab einen kurzen Einblick in die Nutzung des Collectos von 5F als OPOS-Liste:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Fehleranfällige Verwaltung offener Posten

Die Verwaltung offener Posten ist fehleranfällig: Einfache Fehler bei der Verbuchung von Rechnungen – etwa durch die versehentliche Angabe falscher Kunden-, Lieferanten- oder Belegnummern, falscher Beträge oder eines falschen Datums – können schnell dazu führen, dass Rechnungen teilweise gar nicht oder sogar doppelt bezahlt werden. Auch falsch zugeordnete Skonti können leicht zu einer fehlerhaften OPOS-Liste führen. Daraus kann schließlich eine falsche Gewinn – und Verlustrechnung resultieren, die sich im Nachhinein nur mühsam korrigieren lässt.

Tipp- und Leichtsinnsfehler bei der Rechnungsbuchung können passieren. Viele der üblichen Fehler lassen sich aber grundsätzlich leicht vermeiden. Daher lohnt es sich, OPOS-Listen sorgfältig zu pflegen. Und – im Büroalltag manchmal leichter gesagt als getan: Es sollte vor allem auch Wert auf eine saubere Stammdatenpflege gelegt werden.

Vermeidung von Liquiditätsengpässen durch OPOS-Listen

Ein weiteres Argument für den aufmerksamen Umgang mit offenen Posten ist zweifelsfrei die Vermeidung von Liquiditätsengpässen und Zahlungsschwierigkeiten. Wie es dazu kommen kann, zeigt folgendes Beispiel:

Ein Unternehmen bezahlt seine Eingangsrechnungen stets pünktlich, aber Ausgangsrechnungen werden nicht zuverlässig beglichen. Darunter kann die Liquidität des Unternehmens leiden und es kommt zu finanziellen Engpässen.

Dies gilt es zu vermeiden. Deshalb ist es sehr wichtig, Fälligkeiten und Zahlungsfristen im Blick zu behalten. Im Falle des Beispiels unbeglichener Ausgangsrechnungen können so gegebenenfalls Zahlungserinnerungen oder Mahnungen rechtzeitig versandt werden. Sinnvoll ist es zudem in jedem Fall, von Beginn an eindeutige Zahlungsziele zu formulieren. Auch ein regelmäßiger Abgleich der OPOS-Liste mit dem Bankkonto kann Liquiditätsengpässen vorbeugen.

Natürlich gilt das auch andersherum: Damit das Unternehmen nicht in Verzug gerät, sollte es auch die Zahlungsfristen für Eingangsrechnungen stets im Blick haben. Dabei besteht schließlich auch die Möglichkeit, Skonti einzusparen.

OPOS-Listen verwalten mit dem Collecto von 5FSoftware

In Sachen Flexibilität ist der Collecto einfach nicht zu schlagen: Ob bei der Einkommenssteuererklärung, beim Jahresabschluss oder als PBC-Liste – mit dem Collecto sammeln Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer benötigte Dokumente und Unterlagen mühelos und zuverlässig bei Ihren Mandanten ein. Das Ergebnis ist immer gleich: Eine übersichtliche, vorsortierte Liste an Dokumenten, die Sie anschließend für Ihre individuellen Zwecke nutzen können.

Beim Thema OPOS-Listen liegt auf der Hand, worum es geht: fehlende Belege. Und auch diese lassen sich mit dem Collecto selbstverständlich einfach und gezielt einsammeln. Liegt bereits eine OPOS-Liste vor – z.B. in Excel – lässt diese sich im Handumdrehen per Copy & Paste in einen Collecto umwandeln. Und auch sonst ist die Erstellung neuer Elemente für den Collecto schnell gemacht: Tragen Sie dazu die Bezeichnungen für die geforderten Dokumente stichpunktartig in das dafür vorgesehene Feld ein und erstellen Sie daraus automatisch einen Collecto. Die Auflistung können Sie dann je nach Bedarf mit weiteren Informationen, wie z.B. individuellen Kommentaren, Fälligkeiten oder Prioritäten, anreichern.

5F Collecto Stichpunkte

Ihre Mandanten wissen anschließend genau, was zu tun ist. Vorgefertigte Upload-Felder sorgen dafür, dass jedes Dokument automatisch in der dafür vorgesehenen Zeile hochgeladen wird. Falls Fragen zu einzelnen Belegen aufkommen sollten, steht zur Klärung eine Kommentarfunktion zur Verfügung.

5F Collecto Elemente Screenshot

5F FiBu zur vollautomatischen Synchronisation der Belege zu DATEV Unternehmen online

Möchten Sie die fehlenden Belege nicht nur zuverlässig über 5F einsammeln, sondern diese im gleichen Zug automatisch zu DATEV Unternehmen online (DUo) synchronisieren, steht unser Modul 5F FiBu bereit: Dieses ermöglicht eine direkte Migration der Daten aus dem Collecto zu DUo – unkompliziert und vollautomatisiert.

Welche konkreten Vorteile das Modul 5F FiBu für die digitale Finanzbuchhaltung mit 5FSoftware sowohl für Ihre Kanzlei als auch für Ihre Mandanten bietet, erfahren Sie hier.

Fehlende Belege mit dem Collecto einsammeln

  • Übersichtliche Darstellung fehlender Ausgangs- oder Eingangsrechnungen
  • Import von OPOS-Listen aus Excel per Copy & Paste
  • Korrekte Zuordnung der Belege durch vorgefertigte Upload-Felder
  • Zielgerichteter Prozess: Setzen von Fälligkeiten und Prioritäten
  • Kommentarfunktion für Anmerkungen oder Fragen
  • Vollautomatisierte Synchronisation aller Belege zu DATEV Unternehmen online (Duo)

5F OPOS Collecto Screenshot

Mehr Informationen zum Collecto von 5F