Gerne möchten wir Ihnen die neuen Funktionen des Releases vorstellen. Zum Einen wurde die Möglichkeit des Massen-Exports im Projektraum integriert und zum Anderen steht Ihnen unser neues Aufgabenverwaltungstool zur Verfügung.
So werden unsere sicheren Datenräume zu echten Projekträumen.
Durch diese Erweiterung erhält die 5F-Plattform eine neue, sehr praktische Komponente, die es Ihnen leichter macht, mit Ihren Mandanten zu kommunizieren. Individuell erstellte Aufgaben können zugewiesen und verwaltet werden, wodurch eine schnellere Erledigung der Aufgabe ermöglicht wird.
Wenn Sie wissen möchten, wie die neuen Funktionen im Detail aussehen, finden Sie hier eine genaue Beschreibung dazu. Viel Spaß beim Lesen!
Vorteile des neuen Aufgabentools
Aufgaben individuell erstellen und zuweisen
schnelle und effektive Verwaltung
übersichtliche Darstellung auf einen Blick
Eine einfache Aufgabenverteilung ist ab jetzt ganz leicht möglich. Sogar Prozesse wie beispielsweise Rechnungsfreigaben können dargestellt werden und einfach nachverfolgt.
Dank der unterschiedlichen und individuell anpassbaren Aufgabentypen können Sie die Schritte, die zur Erledigung der Aufgabe notwendig sind, selbst festlegen.
Einzelne Funktionen der Aufgabenverwaltung im Überblick
Aufgaben erstellen und zuweisen
Aufgaben akzeptieren und erledigen
Status-Übersicht der Teilnehmer
Aufgaben referenzieren
Aufgabentypen definieren
Insights im Projekt
Aufgaben erstellen und zuweisen
Ganz einfach können Sie Aufgaben erstellen und beliebig vielen Teilnehmern zuweisen. Die Aufgaben sind direkt mit Ihrem Projektraum verbunden und Sie haben in jedem Projektraum eine Übersicht über alle Aufgaben. Beispielsweise können Sie Ihren Mandanten auf unkomplizierte Art und Weise um Unterlagen bitten, die Sie für die weitere Bearbeitung benötigen. Dazu erstellen Sie eine neue Aufgabe, weisen diese zu und bestimmen je nach Bedarf Fälligkeit, Status und Priorität.
Aufgaben referenzieren
Sie können Aufgaben sowohl auf einzelne Gruppen oder Elemente in Ihrem Collecto referenzieren oder auch auf einzelne Dokumente aus dem Projektraum. So kann jeder Teilnehmer schnell erkennen, was freizugeben oder zu prüfen ist.
Aufgaben akzeptieren und erledigen
Sie haben jederzeit die volle Übersicht über den Stand der Bearbeitung und das sogar pro Teilnehmer. Jeder Teilnehmer muss eine Aufgabe akzeptieren und kann Sie nach Erledigung als abgeschlossen markieren.
Verlieren Sie so nie wieder den Überblick über komplizierte Freigabeprozesse von Dokumenten oder Rechnungen.
Status definieren und anpassen
Für eine bessere Übersicht gibt es farblich markierte Stati. So ist auf den ersten Blick erkennbar, ob die Aufgabe noch auf der To Do-Liste steht, sich bereits in Bearbeitung befindet oder schon abgeschlossen wurde. Diese Stati können einfach von Ihnen hinterlegt werden und so eigene Prozesse geschaffen werden.
Aufgabentypen definieren
Alle Abläufe der Aufgaben können einzeln definiert werden. Hierbei verändern Sie einfach die Stati der Aufgaben. Von „zu Bearbeiten“ in „zu Prüfen“ oder „zur Unterschrift“. So wie es für Sie passend ist. Die Definition in Aufgabentypen sorgt auch bei Ihrem Gegenüber dafür, dass Klarheit über den Inhalt und den Stand der Aufgabe herrscht. Eine klare Kommunikation, die zudem sicher ist, fördert die Effizienz und kann außerdem Zeit sparen.
Insights im Projekt
Ab jetzt noch mehr Übersicht in Ihrem Projekt. Mit den Insights haben Sie alle wichtigen Daten im Blick. Ob die Anzahl der Workflows, die Stati über alle vorhandenen Collectos oder die Anzeige der Stati aller Aufgaben. Eine einheitliche farbliche Markierung hilft außerdem dabei, dass Sie auch bei einem großen Projekt nichts aus den Augen verlieren. Durch die einheitliche Farbgebung wird so Struktur in die Übersicht gebracht. Überzeugen Sie sich selbst!
Massen-Export der Dokumente im Projektraum
Eine weitere Fähigkeit, die wir neu für Sie entwickelt haben, ist der Massen-Export der Dokumente im Projektraum.
Sie können nun mit einem Klick alle Dokumente eines Projektraumes in einen ZIP Ordner exportieren.
Alle bereits exportierten Dokumente werden markiert und wir liefern sowohl eine xml, als auch eine html Datei mit. So sparen Sie Zeit und Sie haben alle Dokumente sofort in einem Ordner parat.
